Kodėl daugelis įmonių suvokia atsarginių kopijų svarbą tik po nelaimės
Kalbant apie duomenų atsargines kopijas, dažnai tenka išgirsti tą pačią istoriją. Maža įmonė veikė kelerius metus, kaupdama vis daugiau svarbių duomenų – klientų informaciją, finansinius dokumentus, intelektinę nuosavybę. Vieną dieną įvyko tai, kas anksčiau ar vėliau nutinka daugeliui: serverio gedimas, kibernetinė ataka arba paprasčiausias žmogiškasis faktorius – netyčinis svarbių failų ištrynimas.
Teko neseniai bendrauti su vienos Kaune įsikūrusios reklamos agentūros vadovu, kuris pasakojo, kaip prarado beveik mėnesio darbus, kai jų dizainerio kompiuteryje sugedo kietasis diskas. Jokių atsarginių kopijų nebuvo daroma, nes, anot jo, „viskas veikė puikiai, kam dar gaišti laiką kopijoms”. Ši pamoka kainavo jiems ne tik pinigus, bet ir klientų pasitikėjimą.
Duomenų praradimas mažam ar vidutiniam verslui gali reikšti ne tik laikiną veiklos sutrikimą, bet kartais net grėsmę išlikimui. Statistika negailestinga – apie 60% įmonių, patyrusių didelį duomenų praradimą be tinkamų atsarginių kopijų, užsidaro per šešis mėnesius.
Pagrindiniai duomenų praradimo šaltiniai, apie kuriuos mažai kalbama
Įsivaizduokime, kad duomenų praradimas yra liga. Kaip ir medicinoje, geriausias gydymas – prevencija, o tam reikia žinoti rizikos veiksnius. Kokie gi jie?
- Techninės įrangos gedimai – kietieji diskai, nepaisant technologijų pažangos, vis dar turi ribotą tarnavimo laiką. Vidutiniškai jie tarnauja 3-5 metus, bet gedimas gali įvykti bet kada.
- Kibernetinės grėsmės – išpirkos reikalaujantis virusas (ransomware) tapo ypač populiariu įrankiu nusikaltėlių arsenale. 2022 m. duomenimis, mažos įmonės vis dažniau tampa taikiniais, nes dažnai neturi tinkamos apsaugos.
- Žmogiškasis faktorius – tyrimai rodo, kad apie 30% duomenų praradimo atvejų įvyksta dėl darbuotojų klaidų: netyčinio ištrynimo, netinkamo failų perkėlimo ar kitų klaidų.
- Stichinės nelaimės – gaisrai, potvyniai ar kitos nelaimės gali sunaikinti ne tik įrangą, bet ir visą biurą.
- Programinės įrangos klaidos – atnaujinimai kartais gali sukelti duomenų sugadinimą ar praradimą.
Vienas mano klientas, mažos buhalterinės apskaitos įmonės savininkas, kartą pasigyrė, kad jų įmonė turi „puikią” atsarginių kopijų sistemą – jie kas savaitę kopijuoja duomenis į išorinį diską, kurį laiko… tame pačiame kabinete kaip ir pagrindinį kompiuterį. Teko jam paaiškinti, kad gaisro atveju jie prarastų ir originalius duomenis, ir jų kopijas.
3-2-1 taisyklė: paprastas, bet galingas metodas
Kalbant apie atsarginių kopijų strategijas, viena iš efektyviausių ir lengviausiai įgyvendinamų yra vadinamoji 3-2-1 taisyklė. Ji paprasta, bet neįtikėtinai efektyvi:
- 3 kopijos – turėkite bent tris savo duomenų kopijas (originalas ir dvi atsarginės).
- 2 skirtingos laikmenos – saugokite kopijas bent dviejose skirtingose laikmenose (pvz., vietinis serveris ir išorinis diskas).
- 1 kopija ne vietoje – bent viena kopija turi būti saugoma fiziškai kitoje vietoje (pvz., debesyje arba kitame biure).
Ši taisyklė veikia todėl, kad ji apima įvairias rizikos rūšis. Jei viena kopija sugadinama, turite dar dvi. Jei viena laikmena sugenda, turite kitą. Jei įvyksta nelaimė vienoje vietoje, turite kopiją kitoje.
Praktinis pavyzdys: maža advokatų kontora galėtų turėti savo duomenis pagrindiniame serveryje (1-oji kopija), kasdien automatiškai kopijuoti į išorinį NAS įrenginį biure (2-oji kopija, kita laikmena) ir naudoti šifruotą debesijos paslaugą kaip trečiąją kopiją, kuri saugoma ne biure.
Debesijos sprendimai vs. vietinės kopijos: kas tinka jūsų verslui?
Renkantis tarp debesijos ir vietinių sprendimų, svarbu suprasti abiejų privalumus ir trūkumus, o ne aklai sekti tendencijomis.
Debesijos privalumai:
- Prieiga iš bet kur, kur yra internetas
- Automatinis mastelio keitimas pagal poreikius
- Nereikia rūpintis techninės įrangos priežiūra
- Dažniausiai turi integruotą apsaugą nuo nelaimių
Debesijos trūkumai:
- Priklausomybė nuo interneto ryšio
- Gali būti brangiau ilguoju laikotarpiu
- Duomenų valdymo ir privatumo klausimai
- Potencialiai lėtesnis didelių duomenų kiekių atkūrimas
Vietinių sprendimų privalumai:
- Visiškas duomenų valdymas
- Nereikia pastovaus interneto ryšio
- Gali būti pigiau dideliems duomenų kiekiams
- Greitesnis didelių duomenų kiekių atkūrimas
Vietinių sprendimų trūkumai:
- Reikia investuoti į techninę įrangą ir jos priežiūrą
- Ribotas mastelio keitimas
- Reikia fizinės vietos įrangai
- Didesnė rizika nelaimių atveju, jei nėra papildomų kopijų kitose vietose
Daugeliui mažų ir vidutinių įmonių geriausias sprendimas yra hibridinis – naudoti ir vietines, ir debesijos kopijas. Pavyzdžiui, kasdienėms kopijoms galima naudoti vietinį NAS įrenginį, o savaitines kopijas saugoti debesyje.
Automatizavimas: raktas į nuoseklias atsargines kopijas
Viena didžiausių problemų, su kuria susiduria mažos įmonės – nuoseklumas. Kai atsarginių kopijų darymas priklauso nuo žmogaus atminties ir disciplinos, anksčiau ar vėliau sistema sutriks.
Štai kodėl automatizavimas yra toks svarbus. Šiuolaikinės atsarginių kopijų programos leidžia nustatyti tvarkaraščius, kada ir kokie duomenys turėtų būti kopijuojami. Galite nustatyti, kad sistema:
- Kasdien darytų inkrementines kopijas (tik pasikeitusių duomenų)
- Savaitgaliais atliktų pilnas kopijas
- Automatiškai tikrintų kopijų vientisumą
- Siųstų pranešimus apie sėkmingai atliktas kopijas arba klaidas
Vienas iš mano klientų, nedidelė projektavimo įmonė, įdiegė automatinę sistemą, kuri kiekvieną vakarą kopijuoja darbo dienos metu sukurtus ar pakeistus failus į vietinį NAS, o kartą per savaitę – į šifruotą debesijos saugyklą. Jie net nežino, kada tiksliai vyksta kopijų darymas – sistema tiesiog veikia fone ir praneša tik jei kyla problemų.
Duomenų atkūrimo testavimas: kodėl tai yra būtina, bet dažnai pamirštama
Įsivaizduokite situaciją: jūsų įmonė sąžiningai darė atsargines kopijas metus ar ilgiau. Įvykus nelaimei, bandote atkurti duomenis ir… nepavyksta. Kopijos sugadintos, neišsamios arba tiesiog neveikia atkūrimo procesas. Tai košmaras, kuris, deja, nutinka dažniau nei galėtumėte manyti.
Reguliarus atkūrimo testavimas yra būtinas, bet dažnai ignoruojamas atsarginių kopijų strategijos elementas. Štai ką reikėtų daryti:
- Bent kartą per ketvirtį bandykite atkurti duomenis iš atsarginių kopijų į testinę aplinką
- Patikrinkite, ar atkurti duomenys yra vientisi ir veikiantys
- Matuokite, kiek laiko užtrunka atkūrimo procesas – tai padės planuoti nelaimių atveju
- Dokumentuokite atkūrimo procesą, kad jį galėtų atlikti bet kuris įgaliotas darbuotojas
Viena IT paslaugų įmonė, su kuria teko dirbti, kas mėnesį atlieka „nelaimės simuliaciją” – jie atsitiktinai pasirenka vieną serverį ir bando atkurti jo duomenis iš atsarginių kopijų. Tai ne tik padeda įsitikinti, kad kopijos veikia, bet ir treniruoja komandą būti pasiruošusią tikrai nelaimei.
Biudžeto planavimas: kiek iš tiesų kainuoja (ir kiek sutaupo) gera atsarginių kopijų sistema
Daugelis mažų įmonių vengia investuoti į tinkamas atsarginių kopijų sistemas, manydamos, kad tai per brangu. Tačiau reikėtų šį klausimą vertinti ne kaip išlaidas, o kaip draudimą.
Pagalvokite apie tai taip: kiek kainuotų jūsų verslui prarasti savaitės, mėnesio ar metų duomenis? Kokios būtų pasekmės – ne tik finansinės, bet ir reputacinės?
Štai apytikslės išlaidos mažai įmonei (10-20 darbuotojų):
| Sprendimas | Pradinė investicija | Metinės išlaidos |
|---|---|---|
| Vietinis NAS su RAID | 600-1500 € | 100-200 € (priežiūra) |
| Debesijos sprendimas | 0-300 € | 300-1000 € (prenumerata) |
| Hibridinis sprendimas | 600-1800 € | 400-1200 € |
Palyginkite šias sumas su potencialiomis duomenų praradimo išlaidomis:
- Prastovos išlaidos (darbuotojų atlyginimas, kai jie negali dirbti)
- Prarastos pajamos (negalėjimas aptarnauti klientų)
- Duomenų atkūrimo išlaidos (jei įmanoma)
- Teisinės pasekmės (ypač jei prarandami klientų duomenys)
- Reputacijos žala (kurią sunku įvertinti pinigais)
Vienas mano pažįstamas mažos logistikos įmonės savininkas kartą apskaičiavo, kad vienos dienos IT sistemų prastova jiems kainuoja maždaug 2000 €. Palyginus su metinėmis išlaidomis patikimai atsarginių kopijų sistemai (apie 800 €), investicija atrodo visai kitaip.
Duomenų apsaugos kelrodis: nuo teorijos prie praktikos
Atsarginių kopijų strategija nėra vienkartinis projektas – tai nuolatinis procesas, kuris turi evoliucionuoti kartu su jūsų verslu. Pradėkite nuo paprastų žingsnių ir tobulinkite sistemą laikui bėgant.
Jei dar neturite jokios strategijos, pradėkite nuo 3-2-1 taisyklės įgyvendinimo. Investuokite į paprastą NAS įrenginį ir debesijos paslaugą. Automatizuokite procesą, kad nereikėtų prisiminti daryti kopijų rankiniu būdu.
Jei jau turite bazinę sistemą, pagalvokite apie jos testavimą ir tobulinimą. Ar tikrai žinote, kad galėsite atkurti duomenis nelaimės atveju? Ar jūsų strategija apima visus svarbius duomenis?
Galiausiai, nepamirškite, kad geriausia atsarginių kopijų strategija yra ta, kuri realiai veikia jūsų verslo aplinkoje. Nėra vieno universalaus sprendimo – tai, kas tinka vienai įmonei, gali netikti kitai. Tačiau viena yra tikra: investicija į duomenų apsaugą yra viena iš protingiausių investicijų, kurią gali padaryti mažas ar vidutinis verslas.
Kaip sakė vienas mano klientas po sėkmingo duomenų atkūrimo po serverio gedimo: „Mes nemokame už atsargines kopijas – mes mokame už ramybę.” Ir ta ramybė, žinojimas, kad jūsų verslo duomenys yra saugūs net blogiausiu atveju, yra neįkainojama.