Kodėl visi kalba apie Zapier ir kas tai iš tikrųjų yra
Jei dirbi IT srityje ar bent šiek tiek domies automatizavimu, tikriausiai jau girdėjai apie Zapier. Bet jei dar nesusidūrei – tai platforma, kuri leidžia sujungti skirtingas programas ir automatizuoti užduotis be kodo rašymo. Skamba kaip magija, bet iš tikrųjų tai tiesiog gerai suprojektuota integracijų sistema.
Zapier veikia pagal paprastą principą: kai vienoje aplikacijoje įvyksta kažkas (trigger), automatiškai atliekami veiksmai (actions) kitose aplikacijose. Pavyzdžiui, kai gauni naują el. laišką su tam tikru žodžiu temoje, sistema gali automatiškai sukurti užduotį Trello, išsiųsti pranešimą į Slack ir pridėti įrašą į Google Sheets. Viskas be programavimo.
Platforma palaiko daugiau nei 5000 aplikacijų – nuo Gmail ir Slack iki Salesforce ir SAP. Tai reiškia, kad dauguma įrankių, kuriuos naudoji kasdien, greičiausiai jau turi Zapier integraciją. Ir štai čia prasideda įdomybės verslo procesuose.
Kur Zapier tikrai padeda versle
Teoriškai Zapier gali automatizuoti beveik bet ką, bet praktiškai yra kelios sritys, kur jis tikrai spindi. Pirmiausia – duomenų perkėlimas tarp sistemų. Daugelis įmonių vis dar rankiniu būdu perkelia informaciją iš vienos sistemos į kitą. Pavyzdžiui, pardavimų komanda gauna užklausą per kontaktų formą, tada rankiniu būdu įveda ją į CRM, po to sukuria projektą projektų valdymo sistemoje. Su Zapier visas šis procesas vyksta automatiškai.
Klientų aptarnavimas – dar viena sritis, kur automatizavimas duoda greitą rezultatą. Kai klientas pateikia užklausą, sistema gali automatiškai sukurti tikėtą pagalbos sistemoje, informuoti atsakingą asmenį, pridėti kliento informaciją iš CRM ir net atsakyti į paprasčiausius klausimus. Viskas vyksta akimirksniu, o ne po kelių valandų.
Marketingo komandos naudoja Zapier kampanijų valdymui. Naujas prenumeratorius el. pašto sąraše? Automatiškai pridedamas į segmentą, gaunamas pasisveikinimo laiškas, sukuriamas įrašas CRM sistemoje ir informuojama pardavimų komanda, jei tai potencialus klientas. Be rankinio darbo.
Kaip pradėti nenuskendant galimybėse
Kai pirma kartą atidarai Zapier, gali pasijusti kaip vaiko saldainių parduotuvėje – tiek daug galimybių, kad net nežinai, nuo ko pradėti. Mano patarimas: nepradėk nuo sudėtingų scenarijų. Rask vieną paprastą, bet varginantį procesą ir automatizuok jį.
Pavyzdžiui, pradėk nuo el. laiškų su priedais išsaugojimo į Dropbox ar Google Drive. Arba automatinio pranešimų siuntimo į Slack, kai gauni svarbų el. laišką. Tai paprasti scenarijai, kurie užtrunka 5-10 minučių sukurti, bet sutaupo laiko kiekvieną dieną.
Kai sukursi pirmą veikiantį Zap (taip vadinami automatizavimo scenarijai), pradėsi matyti kitas galimybes. Svarbiausia – dokumentuok, ką darai. Zapier leidžia sukurti šimtus automatizavimų, ir po kelių mėnesių gali pamiršti, kodėl sukūrei konkretų Zap ar kaip jis veikia. Paprastas aprašymas kiekviename Zap sutaupo daug galvos skausmo vėliau.
Realūs panaudojimo atvejai iš praktikos
Dirbau su e-komercijos įmone, kuri turėjo problemą su užsakymų apdorojimu. Užsakymai ateidavo per kelis kanalus – svetainę, Facebook, el. paštą. Kiekvienas reikalavo rankinio įvedimo į jų sistemą. Sukūrėme Zapier automatizavimą, kuris visus užsakymus, nepriklausomai nuo šaltinio, automatiškai įvesdavo į jų ERP sistemą, sukurdavo sąskaitą faktūrą ir išsiųsdavo ją klientui. Procesas, kuris užtrukdavo 10-15 minučių vienam užsakymui, tapo automatinis.
Kitas atvejis – IT paslaugų įmonė, kuri naudojo skirtingas sistemas projektų valdymui, laiko apskaitai ir apskaitos programai. Kiekvieną mėnesį buhalterė praleisdavo kelias dienas rinkdama duomenis iš visų sistemų. Sukūrėme automatizavimą, kuris kas savaitę rinkdavo duomenis iš visų sistemų ir suvestinę siųsdavo į Google Sheets. Mėnesio pabaigoje buhalterė turėjo visus duomenis vienoje vietoje.
Dar vienas įdomus atvejis – HR departamentas, kuris gaudavo CV per el. paštą, LinkedIn ir darbo skelbimų portalus. Zapier automatiškai išsaugodavo visus CV į struktūruotą Google Drive aplanką, sukurdavo kandidato įrašą jų ATS sistemoje ir siųsdavo standartinį patvirtinimo el. laišką. Rekrūteriai galėjo sutelkti dėmesį į kandidatų vertinimą, o ne į administracinį darbą.
Klaidos, kurių verta vengti
Didžiausia klaida, kurią mačiau – bandymas automatizuoti chaotišką procesą. Jei tavo procesas neaiškus ar nuolat keičiasi, automatizavimas tik sukurs daugiau problemų. Pirma sutvarkyk procesą, tada automatizuok. Tai kaip su kodu – jei logika neaiški, automatizavimas jos nepagerins.
Kita problema – per sudėtingi Zaps. Taip, Zapier leidžia kurti labai sudėtingus scenarijus su šakomis, filtrais, ciklais. Bet kuo sudėtingesnis Zap, tuo sunkiau jį prižiūrėti ir tuo daugiau gali suklupti. Geriau sukurti kelis paprastus Zaps nei vieną mega-sudėtingą.
Nepamiršk testavimo. Zapier turi puikią testavimo funkciją, bet daugelis jos nenaudoja. Rezultatas – Zap pradeda veikti su tikrais duomenimis ir kažką sugadina. Visada testuok su testiniais duomenimis prieš įjungdamas produkcijai. Ir stebėk pirmąsias kelias dienas – ar viskas veikia taip, kaip tikėjaisi.
Dar vienas dalykas – klaidos valdymas. Zaps kartais nepavyksta dėl įvairių priežasčių – API nepasiekiamas, duomenys netinkami, pasikeitė struktūra. Zapier siunčia pranešimus apie klaidas, bet daugelis jų neignoruoja. Sukonfigūruok pranešimus taip, kad gautum tik svarbias klaidas, ir reguliariai peržiūrėk Zap istoriją.
Saugumo ir duomenų apsaugos aspektai
Kai kalbi apie automatizavimą, kuris jungia kelias sistemas ir perkelia duomenis, saugumas tampa kritiškai svarbus. Zapier teigia, kad jie naudoja enterprise lygio saugumo priemones, bet vis tiek turi būti atsargus.
Pirmiausia – prieigos teisės. Suteik Zapier tik tas teises, kurių tikrai reikia. Jei Zap tik skaito duomenis iš Google Sheets, nereikia suteikti rašymo teisių į visą Google Drive. Daugelis aplikacijų leidžia kurti API raktus su ribotomis teisėmis – naudok juos.
Antra – jautrūs duomenys. Pagalvok, kokie duomenys keliauja per Zapier. Jei tai asmens duomenys, finansinė informacija ar kiti jautrūs duomenys, įsitikink, kad tai atitinka GDPR ir kitus reikalavimus. Kartais geriau sukurti custom integraciją, kuri veiks tavo serveriuose, nei naudoti trečiosios šalies platformą.
Trečia – audito žurnalas. Zapier saugo Zap vykdymo istoriją, bet tik ribotą laiką. Jei tau reikia ilgalaikio audito, sukonfigūruok Zaps taip, kad jis registruotų svarbius įvykius tavo sistemoje. Tai gali būti paprastas įrašas į duomenų bazę ar log failą.
Alternatyvos ir kada jų ieškoti
Zapier nėra vienintelė automatizavimo platforma. Make (buvęs Integromat), n8n, Workato, Microsoft Power Automate – visos jos siūlo panašią funkcionalumą. Kiekviena turi savo privalumų ir trūkumų.
Make yra galingesnis ir lankstesnis nei Zapier, bet turi statesni mokymosi kreivę. Jei tau reikia sudėtingų scenarijų su daug logikos, Make gali būti geresnis pasirinkimas. Jų vizualus redaktorius leidžia aiškiai matyti, kaip teka duomenys.
n8n yra open-source alternatyva, kurią gali įsidiegti savo serveriuose. Tai puikus pasirinkimas, jei tau svarbus duomenų kontrolė ar turi specifinių saugumo reikalavimų. Bet reikia techninių žinių įdiegti ir prižiūrėti.
Power Automate turi prasmę, jei jau naudoji Microsoft ekosistemą. Integracija su Office 365, Dynamics ir kitais Microsoft produktais yra puiki. Bet už Microsoft ekosistemos ribų pasirinkimas integracijų mažesnis nei Zapier.
Kada verta pereiti nuo Zapier prie kažko kito? Kai tau reikia labai sudėtingos logikos, kurią sunku realizuoti Zapier. Kai kaina tampa problema – Zapier gali būti brangus, jei turi daug Zaps ir didelį duomenų srautą. Arba kai tau reikia pilnos kontrolės ir duomenų saugumo.
Ką daryti, kai automatizavimas tampa verslo dalimi
Kai pradedi naudoti Zapier rimtai, greitai priaugi iki taško, kur automatizavimas tampa kritine verslo dalimi. Tai jau ne tik patogumas – tai verslo procesų infrastruktūra. Ir čia prasideda nauji iššūkiai.
Pirmas dalykas – dokumentacija. Kai turi 5-10 Zaps, dar gali atsiminti, ką kiekvienas daro. Kai turi 50-100, jau reikia tvarkingos dokumentacijos. Aprašyk kiekvieno Zap tikslą, kaip jis veikia, kokias sistemas jungia, kas atsakingas už jį. Sukurk wiki ar bent Google Doc su visa šia informacija.
Antras – versijų kontrolė. Zapier neturi tikros versijų kontrolės sistemos kaip Git. Bet gali eksportuoti Zap konfigūracijas ir saugoti jas. Ypač svarbu prieš darydamas didelius pakeitimus – eksportuok dabartinę versiją, kad galėtum grįžti, jei kažkas nutiks.
Trečias – komandinis darbas. Kai keletas žmonių dirba su Zapier, reikia procesų. Kas gali kurti naujus Zaps? Kas gali keisti esamus? Kaip testuojame pakeitimus? Kaip komunikuojame apie pakeitimus? Be šių procesų greitai atsiras chaosas.
Ketvirtas – monitoringas ir alertai. Naudok Zapier įtaisytą monitoringą, bet taip pat sukurk papildomus patikrinimus. Pavyzdžiui, jei Zap turėtų vykti kas valandą, sukurk kitą Zap, kuris patikrina, ar pirmasis tikrai veikia. Arba naudok išorinius monitoringo įrankius.
Penktas – kainų optimizavimas. Zapier kainuoja pagal tasks (vykdymo žingsnių) skaičių. Kai pradedi aktyviai naudoti, sąskaita gali greitai išaugti. Peržiūrėk savo Zaps ir ieškok būdų optimizuoti. Gal kažkurie Zaps vyksta per dažnai? Gal galima sujungti kelis Zaps į vieną? Gal kai kuriuos procesus efektyviau būtų realizuoti kitaip?
Kai automatizavimas tampa meno forma
Po kelerių metų darbo su Zapier ir panašiomis platformomis, pradedi matyti automatizavimą kitaip. Tai jau ne tik apie užduočių automatizavimą – tai apie verslo procesų orkestraciją, duomenų srautų dizainą, sistemų integraciją.
Geriausi automatizavimai yra tie, apie kuriuos žmonės net negalvoja. Jie tiesiog veikia fone, daro savo darbą, ir niekas nepastebėjo. Tai kaip gera infrastruktūra – pastebima tik tada, kai neveikia.
Bet svarbu neprarasti perspektyvos. Automatizavimas yra įrankis, ne tikslas. Matau daug žmonių, kurie taip įsitraukia į automatizavimą, kad pradeda automatizuoti dalykus, kurių nereikia automatizuoti. Kartais paprasčiau ir efektyviau padaryti kažką rankiniu būdu. Ypač jei tai vyksta retai ar procesas nuolat keičiasi.
Galiausiai, automatizavimas turėtų tarnauti žmonėms, ne atvirkščiai. Tikslas ne sukurti tobulą automatizuotą sistemą, o padėti žmonėms dirbti efektyviau, sutelkti dėmesį į tai, kas tikrai svarbu. Jei tavo automatizavimas verčia žmones prisitaikyti prie sistemos, o ne sistema prisitaiko prie žmonių, kažkas ne taip.
Zapier ir panašios platformos atvėrė automatizavimą ne-programuotojams. Tai demokratizavo technologiją, kuri anksčiau buvo prieinama tik tiems, kas mokėjo programuoti. Bet su didele galia ateina didelė atsakomybė. Naudok šiuos įrankius protingai, galvok apie pasekmes, testuok, dokumentuok ir visada klausk savęs – ar tai tikrai pagerina procesą, ar tik prideda dar vieną technologijos sluoksnį?