Kodėl turinio kalendorius yra būtinas, o ne prabanga
Jei kada nors bandėte valdyti turinio kūrimą be aiškaus plano, tikriausiai žinote tą jausmą, kai artėja paskelbimo laikas, o jūs vis dar žiūrite į tuščią ekraną. Turinio kalendorius nėra tik dar vienas įrankis, kurį rekomenduoja marketingo guru – tai jūsų proto pratęsimas, kuris padeda išvengti chaoso ir paskutinės minutės panikos.
Problema ta, kad daugelis žmonių sukuria sudėtingus Excel failus su daugybe skirtukų, formulių ir spalvų kodų, kurie galiausiai tampa per sunkūs valdyti. Arba naudoja specializuotas turinio valdymo platformas, kurios kainuoja kaip mėnesio nuoma ir turi daugiau funkcijų nei jums reikia. Čia ir ateina į pagalbą Trello – pakankamai lankstus, kad prisitaikytų prie jūsų darbo proceso, bet ne toks sudėtingas, kad prireiktų savaitės mokymo.
Trello pagrindai: greitas įvadas tiems, kas nematė
Trello veikia pagal Kanban metodologiją, nors nebūtina žinoti šio termino, kad jį naudotumėte. Pagrindinė idėja paprasta: turite lentą (board), ant kurios yra stulpeliai (lists), o stulpeliuose – kortelės (cards). Kortelės gali būti perkeliamos iš vieno stulpelio į kitą, taip vizualiai atspindint darbo eigą.
Pavyzdžiui, galite turėti stulpelius „Idėjos”, „Ruošiama”, „Redaguojama”, „Paruošta publikuoti” ir „Paskelbta”. Kiekviena turinio dalis tampa kortele, kuri keliauja per šiuos etapus. Tai primena lipnių lapelių lentą, tik skaitmeninę ir su daugybe papildomų galimybių.
Nemokama Trello versija suteikia daugiau nei pakankamai funkcionalumo individualiam kūrėjui ar nedidelei komandai. Galite pridėti neribotą skaičių kortelių, naudoti pagrindines automatizacijas (Power-Ups) ir kviesti komandos narius. Mokama versija praverčia tik tada, kai reikia pažangesnių automatizacijų ar integracijos su kitais įrankiais.
Kaip sukurti turinio kalendorių Trello nuo nulio
Pradėkime nuo praktinės dalies. Sukūrę naują lentą, pirmiausia pagalvokite apie savo turinio kūrimo procesą. Ne apie tai, kaip jis turėtų atrodyti teoriškai, o kaip jis iš tikrųjų vyksta. Jei jūsų procesas yra „sugalvoju idėją, parašau, paskelbiu”, tai puiku – nereikia kurti septynių stulpelių.
Tipinė turinio kalendoriaus struktūra galėtų atrodyti taip:
Idėjų bankas – čia krenta visos mintys, kurios šauna į galvą 3 val. nakties arba skaitant konkurentų turinį. Nevertinkite, nefiltruokite – tiesiog užrašykite. Vėliau grįšite ir išrinksite, kas verta dėmesio.
Šį mėnesį – idėjos, kurias nusprendėte realizuoti artimiausiu metu. Čia jau turėtų būti bent preliminarus pavadinimas ir pagrindinė mintis.
Kuriama – aktyviai rašomas, filmuojamas ar kitaip kuriamas turinys. Šiame stulpelyje turėtų būti tik tas, prie ko realiai dirbate dabar.
Peržiūrai – baigtas turinys, laukiantis jūsų arba kito komandos nario akių. Jei dirbate vienas, šis etapas gali būti „Pasilikti dienai ir peržiūrėti vėliau”.
Suplanuota – turinys, kuriam jau nustatyta publikavimo data. Čia turėtų būti viskas paruošta: tekstas, vaizdai, SEO optimizacija.
Paskelbta – archyvas to, kas jau gyvena internete. Naudinga analitikai ir idėjoms ateičiai.
Svarbu: nesukurkite per daug stulpelių. Jei procesas tampa sudėtingesnis nei pats turinio kūrimas, kažkas negerai.
Kortelių anatomija: ką įtraukti, kad nekiltų painiavos
Tuščia kortelė su pavadinimu „Straipsnis apie AI” yra beveik nenaudinga. Po mėnesio nė patys neprisiminsit, ką norėjote parašyti. Štai kas turėtų būti kiekvienoje kortelėje:
Pavadinimas – konkretus, ne abstraktus. Vietoj „Turinys apie produktą” geriau „5 būdai, kaip mūsų produktas sprendžia X problemą”.
Aprašymas – pagrindinė mintis, rakurkas, pagrindiniai punktai. Jei tai video, tai scenarijaus eskizas. Jei straipsnis – struktūros planas. Neturi būti romanas, bet turi būti pakankamai informacijos, kad po savaitės suprastumėte, ką turėjote omenyje.
Terminas – Trello turi įmontuotą terminų funkciją. Naudokite ją. Kortelė tampa geltona, kai artėja terminas, ir raudona, kai jis praeina. Vizualus priminimas veikia geriau nei kalendoriaus įrašas.
Žymos (labels) – spalvomis koduokite turinio tipus. Pavyzdžiui, žalia – tinklaraščio įrašai, mėlyna – socialiniai tinklai, raudona – video turinys. Arba naudokite žymas temoms: produktas, industrijos naujienos, vadovai.
Kontrolinis sąrašas (checklist) – suskaidykite užduotį į mažesnius žingsnius. „Parašyti straipsnį” tampa: tyrimai (30%), pirmasis juodraštis (50%), redagavimas (70%), vaizdų paruošimas (85%), SEO optimizacija (100%). Matote progresą ir jaučiate pasitenkinimą pažymėdami punktus.
Priedai – pridėkite susijusius dokumentus, nuotraukas, nuorodas į tyrimus. Viskas vienoje vietoje, nereikia ieškoti po įvairius Drive aplankus.
Automatizacija, kuri sutaupo laiko (ir nervų)
Trello turi Butler funkciją – automatizacijos įrankį, kuris gali atlikti pasikartojančias užduotis. Nemokamoje versijoje gaunat ribotą skaičių automatizacijų per mėnesį, bet net ir to pakanka baziniams dalykams.
Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad kai kortelė perkeliama į „Suplanuota” stulpelį, automatiškai būtų pridedamas kontrolinis sąrašas su publikavimo žingsniais: įkelti į CMS, pridėti meta aprašymą, sukurti socialinių tinklų įrašus, suplanuoti email kampaniją. Nereikia kaskart to paties rašyti rankiniu būdu.
Arba nustatykite, kad kas pirmadienį 9 val. ryto būtumėte automatiškai priskiriamas prie visų kortelių, kurių terminas baigiasi šią savaitę. Paprastas priminimas, kuris neleidžia užmiršti svarbių dalykų.
Dar vienas naudingas triukas – automatiškai perkelti korteles į archyvą po tam tikro laiko nuo publikavimo. Jei po mėnesio kortelė vis dar stulpelyje „Paskelbta”, greičiausiai ji jums nebereikalinga aktyviai lentoje. Butler gali ją automatiškai perkelti į archyvą, palaikydamas lentą tvarkingą.
Kalendoriaus vaizdas: kaip matyti viską vienu žvilgsniu
Viena geriausių Trello funkcijų turinio planavimui yra Calendar Power-Up. Tai paverčia jūsų korteles su terminais į vizualų kalendorių. Galite matyti, kas publikuojama šią savaitę, ar neturite per daug turinio vieną dieną ir per mažai kitą, ar laikomasi nuoseklaus grafiko.
Kalendoriaus vaizdas ypač naudingas, kai planuojate turinį kelioms platformoms. Galbūt pastebėsite, kad kiekvieną antradienį publikuojate ir tinklaraščio įrašą, ir YouTube video, ir LinkedIn straipsnį – galbūt per daug vienai dienai? Arba atvirkščiai, matote, kad penktadieniais nieko nevyksta, nors jūsų auditorija tada aktyvi.
Galite vilkti korteles tiesiai kalendoriuje, keisdami publikavimo datas. Tai daug intuityviau nei redaguoti termino lauką kiekvienoje kortelėje atskirai. Ypač patogu, kai reikia perplanuoti kelių savaičių turinį dėl netikėtų įvykių ar prioritetų pasikeitimo.
Dar vienas patarimas: naudokite skirtingas spalvas (žymas) skirtingoms platformoms ar turinio tipams. Kalendoriuje iš karto matysite, ar turite subalansuotą turinio mišinį, ar per daug susitelkėte į vieną kanalą.
Komandinis darbas: kaip nekliudyti vieni kitiems
Jei dirbate ne vienas, Trello tampa dar vertingesnis. Galite priskirti korteles konkretiems žmonėms – kas atsakingas už šio turinio dalį. Tai neleidžia atsirasti situacijai, kai visi mano, kad kažkas kitas tuo rūpinasi.
Komentarų funkcija leidžia diskutuoti tiesiai kortelėje. Užuot siuntinėję el. laiškus ar Slack žinutes, kurios pasimeta, visa komunikacija apie konkretų turinį yra vienoje vietoje. Galite paminėti kitus narius (@vardas), ir jie gaus pranešimą.
Naudinga praktika – prašyti patvirtinimo prieš perkeliant kortelę į kitą etapą. Pavyzdžiui, kai rašytojas baigia straipsnį, jis priskiria kortelę redaktoriui ir perkelia į „Peržiūrai”. Redaktorius žino, kad tai jo eilė veikti. Po peržiūros jis gali arba grąžinti su komentarais, arba patvirtinti ir perkelti toliau.
Jei turite pasikartojantį turinį (pvz., savaitinį newsletter), sukurkite kortelės šabloną. Trello leidžia kopijuoti korteles su visais kontroliniais sąrašais, aprašymais ir žymomis. Tiesiog nukopijuojate šabloną, pakeičiate datą ir konkrečią temą – viskas kita jau paruošta.
Integracijos, kurios padaro Trello dar galingesniu
Trello puikiai veikia pats savaime, bet tikroji magija prasideda, kai jį sujungiate su kitais įrankiais. Power-Ups (Trello priedai) leidžia integruoti daugybę platformų.
Google Drive – pridėkite dokumentus, skaičiuokles ar prezentacijas tiesiai prie kortelių. Nebereikia ieškoti, kuriame aplanke išsaugojote tą tyrimą.
Slack – gaukite pranešimus apie svarbius Trello įvykius tiesiai į Slack kanalą. Arba kurkite Trello korteles tiesiai iš Slack žinučių, kai diskusijoje gimsta idėja.
Zapier – jei esate pasiruošę gilesnei automatizacijai, Zapier gali sujungti Trello su beveik bet kuo. Pavyzdžiui, kai kortelė perkeliama į „Paskelbta”, automatiškai sukuriama užduotis analitikos įrankyje sekti rezultatus po savaitės.
Custom Fields – pridėkite papildomus laukus prie kortelių: tikslinė auditorija, SEO raktažodžiai, numatomas skaitomumas, socialinių tinklų hashtagai. Viskas struktūrizuota ir lengvai filtruojama.
Nemėginkite naudoti visų galimų integracijų iš karto. Pradėkite nuo vienos ar dviejų, kurios sprendžia konkrečią problemą. Per daug įrankių gali būti taip pat bloga kaip per mažai.
Kai planas susiduria su realybe: lankstumas ir adaptacija
Turinio kalendorius nėra Biblija, iškaltas akmenyje. Tai gyvas dokumentas, kuris turi prisitaikyti prie besikeičiančių aplinkybių. Industrijos naujienos, netikėti įvykiai, pasikeitę prioritetai – visa tai reiškia, kad jūsų planas turi būti pakankamai lankstus.
Trello čia puikiai tinka, nes perplanavimas yra paprastas. Reikia atidėti publikaciją? Tiesiog pakeiskite terminą. Pasikeitė prioritetai? Perkelkite korteles aukštyn ar žemyn stulpelyje. Atsirado skubi tema? Sukurkite naują kortelę ir įstumkite ją į eilę.
Tačiau lankstumas nereiškia chaoso. Nustatykite taisykles, kada galima keisti planą, o kada reikia laikytis. Pavyzdžiui, turinys, kurio publikavimo data mažiau nei savaitė, keičiamas tik išskirtiniais atvejais. Tai išlaiko balansą tarp adaptyvumo ir nuoseklumo.
Reguliariai (pvz., kas savaitę) peržiūrėkite savo lentą. Ar yra kortelių, kurios įstrigusios tame pačiame stulpelyje per ilgai? Ar terminai realistiški? Ar idėjų banke yra ko pasirinkti kitam mėnesiui? Ši savaitinė peržiūra užtikrina, kad jūsų kalendorius atspindi realybę, o ne praėjusio mėnesio optimizmą.
Dar vienas aspektas – mokytis iš praeities. Pažymėkite korteles, kurios buvo ypač sėkmingos (pvz., žyme „Top performer”). Po kelių mėnesių galėsite analizuoti, kokie turinio tipai, temos ar formatai veikia geriausiai. Trello tampa ne tik planavimo, bet ir mokymosi įrankiu.
Kada Trello nepakanka ir kas tada
Būkime sąžiningi – Trello nėra tobulas kiekvienai situacijai. Jei valdote labai didelę turinio operaciją su dešimtimis žmonių, keliais brandais ir sudėtingais patvirtinimo procesais, gali prireikti specializuotesnės platformos kaip CoSchedule ar Airtable.
Trello taip pat nėra analitikos įrankis. Jis padės jums planuoti ir kurti turinį, bet nepasakys, kaip tas turinys veikia. Tam reikės Google Analytics, socialinių tinklų analitikos ar kitų įrankių. Nors galite pridėti nuorodas į analitikos ataskaitas prie kortelių, pats Trello duomenų nerenka.
Jei jūsų turinio kūrimo procesas labai priklauso nuo sudėtingų priklausomybių (ši užduotis negali prasidėti, kol ta nebaigta), galbūt geriau tiks įrankiai kaip Asana ar Monday.com, kurie turi pažangesnes projektų valdymo funkcijas.
Tačiau daugumai turinio kūrėjų, mažų komandų ir net vidutinio dydžio įmonių Trello suteikia idealų balansą tarp paprastumo ir funkcionalumo. Geriau turėti paprastesnį įrankį, kurį naudojate nuosekliai, nei sudėtingą platformą, kuri dulka nepaliestas.
Galutinis patarimas: pradėkite paprastai. Sukurkite bazinę lentą su keliais stulpeliais ir keletu kortelių. Naudokite savaitę ar dvi. Tada pridėkite vieną naują funkciją ar automatizaciją. Palaipsniui jūsų sistema išaugs į kažką, kas tikrai atitinka jūsų poreikius, o ne tai, ką kažkas rekomenduoja internete (įskaitant šį straipsnį). Turinio kalendorius yra asmeninis dalykas – jis turi veikti jums, ne atvirkščiai.