Kodėl visi kalba apie integraciją?
Prisimenu, kai prieš kelerius metus pirmą kartą įdiegiau „Slack” komandai, su kuria tada dirbau. Visi džiaugėmės – pagaliau nebereikės skęsti el. laiškų jūroje! Bet po kelių savaičių supratome, kad dabar turime naują problemą: informacija yra išsibarsčiusi dar labiau. Projektų valdymo sistema viena, dokumentai kitur, analitika trečioje vietoje, o „Slack” – dar kažkur. Tada ir prasidėjo mūsų kelionė į integracijų pasaulį.
„Slack” populiarumas augo ne tik dėl patogios sąsajos ar emoji reakcijų. Tikroji šio įrankio vertė atsiskleidžia tada, kai jį sujungi su kitomis sistemomis, kurias kasdien naudoja tavo komanda. Integracijos paverčia „Slack” ne tik pokalbių platformą, bet ir centrinį valdymo pultą, kuriame matai, kas vyksta visame tavo skaitmeniniame ekosistemoje.
Kas yra „Slack” integracijos ir kaip jos veikia
Paprasta kalba – „Slack” integracijos leidžia skirtingoms programoms kalbėtis tarpusavyje. Kai kas nors atnaujina užduotį „Jira”, gali automatiškai gauti pranešimą „Slack” kanale. Kai klientas palieka neigiamą atsiliepimą, sistema gali iškart informuoti atsakingą asmenį. Tai tarsi skaitmeniniai tiltai tarp jūsų įrankių.
Techniškai tai veikia per API (Application Programming Interface) – programavimo sąsają, kuri leidžia programoms keistis duomenimis. „Slack” turi labai gerai dokumentuotą API, todėl daugelis populiarių verslo įrankių turi jau paruoštus integracijos sprendimus. Jums nereikia būti programuotoju, kad juos įdiegtumėte – dažniausiai tai trunka vos kelias minutes.
Yra keletas integracijos tipų. Paprasčiausios siunčia pranešimus į „Slack” kanalus, kai įvyksta tam tikri įvykiai. Sudėtingesnės leidžia valdyti išorines sistemas tiesiai iš „Slack” – pavyzdžiui, sukurti naują užduotį ar patvirtinti išlaidas neatsidarant kitos programos. O pačios galingiausios integracijos kuria dvikryptį duomenų srautą, sinchronizuojantį informaciją tarp sistemų realiuoju laiku.
Projektų valdymo integracijos – nuo chaoso iki tvarkos
Projektų valdymo įrankiai yra viena populiariausių integracijos kategorijų. „Jira”, „Asana”, „Trello”, „Monday.com” – visi jie turi puikius „Slack” junginius.
Kai dirbau su kūrėjų komanda, „Jira” integracija buvo tikras gelbėjimas. Anksčiau programuotojai turėdavo nuolat tikrinti sistemą, ar jiems nepriskirta naujų užduočių. Dabar, kai projektų vadovas priskiria užduotį, kūrėjas iškart gauna pranešimą „Slack”. Be to, sukonfigūravome, kad kai kas nors perkelia užduotį į „Code Review” statusą, automatiškai siunčiamas pranešimas į atskirą kanalą su visais reikalingais duomenimis.
Praktinis patarimas: Nekurkite per daug pranešimų! Viena didžiausių klaidų, kurią mačiau – kai kiekvienas mažiausias pakeitimas generuoja pranešimą. Žmonės greitai pradeda ignoruoti tokius pranešimus. Geriau sukonfigūruoti tik svarbiausius įvykius: naujos užduotys, statusų pakeitimai, artėjantys terminai.
„Asana” integracija ypač patogi mažesnėms komandoms. Galite sukurti užduotį tiesiai iš „Slack” žinutės – tiesiog pridedame emoji reakciją ar naudojame komandą /asana create. Sistema automatiškai paverčia žinutę užduotimi ir net prideda kontekstą iš pokalbio.
CRM sistemos ir klientų aptarnavimas
Klientų valdymo integracijos yra ypač svarbios pardavimų ir palaikymo komandoms. „Salesforce”, „HubSpot”, „Zendesk”, „Intercom” – šios integracijos leidžia komandai būti sinchronizuotai ir greitai reaguoti į klientų poreikius.
Įmonėje, kurioje konsultavau, palaikymo komanda naudojo „Zendesk” integraciją genialiu būdu. Kai klientas pateikdavo naują užklausą, sistema automatiškai sukurdavo atskirą „Slack” thread su visa reikalinga informacija: kliento istorija, ankstesni pokalbiai, produkto naudojimo statistika. Komanda galėjo diskutuoti sprendimą tiesiai „Slack”, o kai atsakymas būdavo paruoštas, jį galima buvo išsiųsti klientui vienu mygtuko paspaudimu.
„Salesforce” integracija padeda pardavimų komandai sekti sandorius. Kai potencialus klientas pereina į kitą pardavimo etapą, atsakingas pardavėjas gauna pranešimą su siūlomomis veiksmais. Kai sandoris laimimas, visi gauna automatinį pranešimą su šventimo GIF – smulkmenos, bet jos kuria komandos dvasią.
Kaip tinkamai sukonfigūruoti CRM integraciją
Pirma, nuspręskite, kokie įvykiai tikrai svarbūs jūsų komandai. Ne kiekvienas el. laiškas ar telefono skambutis turi generuoti pranešimą. Dažniausiai svarbiausi yra: nauji potencialūs klientai, sandorių statusų pakeitimai, didelės vertės sandoriai, kritinės palaikymo užklausos.
Antra, sukurkite atskirus kanalus skirtingoms informacijos rūšims. Vienas kanalas naujiems potencialiems klientams, kitas – laimėtiems sandoriams, trečias – skubiai reikalaujančioms palaikymo užklausoms. Taip žmonės gali prenumeruoti tik tai, kas jiems aktualu.
Trečia, naudokite thread’us. Kai pranešimas ateina į kanalą, visa susijusi diskusija turėtų vykti thread’e, o ne pagrindiniame kanale. Kitaip kanalas greitai tampa nesuvaldomas.
Dokumentų ir žinių valdymo integracijos
„Google Drive”, „Dropbox”, „Confluence”, „Notion” – šios integracijos padeda komandai greitai rasti ir dalintis informacija. Nebereikia ieškoti to Excel failo, kurį kolega atsiuntė prieš tris savaites – tiesiog įvedate komandą ir sistema suranda.
„Google Drive” integracija ypač naudinga, kai dirbate su daug dokumentų. Galite nustatyti, kad kai kas nors sukuria ar atnaujina dokumentą tam tikrame aplanke, apie tai būtų pranešta atitinkamame „Slack” kanale. Pavyzdžiui, visi nauji pardavimų pasiūlymai automatiškai pasirodo #sales kanale.
„Confluence” integracija puiki žinių bazės kūrimui. Kai kas nors atnaujina dokumentaciją, kūrėjai iškart mato, kas pasikeitė. Be to, galite ieškoti dokumentacijos tiesiai iš „Slack” – labai patogu, kai programuojate ir nereikia perjungti konteksto.
Vienas įdomus panaudojimo būdas, kurį mačiau – komanda naudojo „Notion” integraciją susirinkimų protokolams. Po kiekvieno susirinkimo, protokolas automatiškai būdavo dalijamas atitinkamame kanale su pažymėtais atsakingais asmenimis. Visi žinojo, kas ką turi padaryti, ir galėjo greitai rasti ankstesnius sprendimus.
Automatizavimo platformos – integracijų ant steroidų
„Zapier”, „Make” (buvęs „Integromat”), „IFTTT” – šios platformos leidžia sukurti sudėtingas automatizacijas be programavimo žinių. Jos veikia pagal paprastą principą: „Kai įvyksta X, padaryk Y”.
Pavyzdžiui, galite sukurti tokią automatizaciją: kai gaunu el. laišką su tam tikra tema, sukurk užduotį „Asana”, pridėk ją prie projekto, priskyrk man ir atsiųsk pranešimą į „Slack”. Visa tai vyksta automatiškai, jums nereikia nieko daryti.
„Zapier” turi tūkstančius integracijų, todėl galite sujungti beveik bet kokias sistemas. Viena įmonė, kuriai padėjau, naudojo „Zapier” naujų darbuotojų įvedimui. Kai HR sistema pažymėdavo naują darbuotoją, automatiškai: sukuriamas „Slack” accountas, pridedamas į reikiamus kanalus, sukuriamos užduotys įvairiems departamentams, siunčiamas pasisveikinimo el. laiškas. Tai, kas anksčiau užimdavo kelias valandas, dabar vykdavo per kelias minutes.
Svarbu žinoti: Nors šios platformos labai galingos, jos turi apribojimų nemokamose versijose. „Zapier” leidžia turėti tik 5 aktyvius „Zaps” (automatizacijas) ir 100 užduočių per mėnesį nemokamoje versijoje. Jei jūsų komanda aktyviai naudoja automatizacijas, greičiausiai reikės mokamos versijos.
Analitikos ir monitoringo integracijos
„Google Analytics”, „Datadog”, „New Relic”, „Grafana” – šios integracijos leidžia sekti, kas vyksta jūsų sistemose, ir greitai reaguoti į problemas.
Kūrėjų komandose ypač populiarios monitoringo integracijos. Kai serveris neveikia ar svetainės greitis sulėtėja, komanda iškart gauna pranešimą „Slack”. Galite net sukonfigūruoti, kad skirtingo sunkumo problemos būtų siunčiamos į skirtingus kanalus – kritinės klaidos į vieną, įspėjimai į kitą.
Viena įmonė, su kuria dirbau, naudojo „Google Analytics” integraciją labai kūrybiškai. Jie sukonfigūravo, kad kai svetainės lankomumas viršija tam tikrą ribą, visi gauna pranešimą su šventimo žinute. Kai naujas tinklaraštis tampa viraliniu, visa komanda iškart žino ir gali pasidžiaugti.
„Datadog” integracija leidžia ne tik gauti pranešimus, bet ir matyti grafikus tiesiai „Slack”. Galite paklausti boto: „Koks buvo serverio apkrovimas paskutinę valandą?” ir gauti grafiką su atsakymu. Labai patogu, kai nereikia atidaryti kitos sistemos.
Kaip išvengti pranešimų nuovargio
Analitikos integracijos gali greitai tapti problema, jei nesukonfigūruotos teisingai. Štai keletas patarimų:
Nustatykite protingas ribas. Ne kiekvienas mažas greičio sumažėjimas turi generuoti pranešimą. Sukonfigūruokite tik tikrai svarbius įvykius.
Naudokite „Do Not Disturb” laikotarpius. Jei problema nėra kritinė, pranešimas gali palaukti iki ryto. Niekas nenori būti žadinamas 3 valandą nakties dėl to, kad svetainės greitis sumažėjo 5%.
Grupuokite panašius pranešimus. Jei per 5 minutes įvyksta 10 panašių klaidų, siųskite vieną suvestinį pranešimą, o ne 10 atskirų.
Saugumo ir prieigos valdymo klausimai
Integracijos yra galingos, bet jos taip pat kelia saugumo klausimų. Kai sujungiate sistemas, suteikiate joms prieigą prie duomenų. Todėl svarbu tai daryti atsakingai.
Pirma, visada naudokite oficialias integracijas iš „Slack” App Directory. Jos yra patikrintos ir atitinka saugumo standartus. Vengti trečiųjų šalių sprendimų, nebent tikrai žinote, ką darote.
Antra, reguliariai peržiūrėkite, kokias teises turi įdiegtos integracijos. „Slack” administravimo skydelyje galite matyti visas įdiegtas aplikacijas ir jų teises. Jei kažkokia integracija nebėra naudojama, pašalinkite ją.
Trečia, apribokite, kas gali įdiegti naujas integracijas. Daugelyje organizacijų tik administratoriai turėtų turėti šią teisę. Kitaip galite susidurti su situacija, kai darbuotojai įdiegia nepatikrintus įrankius, kurie gali kelti saugumo riziką.
Ypač atsargūs būkite su integacijomis, kurios prašo prieigos prie privačių kanalų ar tiesioginių žinučių. Daugumai integracijų to nereikia, todėl jei jos prašo tokių teisių, paklauskite kodėl.
Kiek tai kainuoja ir kaip pradėti
Dauguma populiarių integracijų yra nemokamos arba įeina į „Slack” prenumeratos kainą. „Jira”, „Google Drive”, „Salesforce” integracijos veikia iš karto, kai turite abiejų sistemų prenumeratas.
Tačiau kai kurios pažangesnės funkcijos gali reikalauti papildomų mokesčių. Pavyzdžiui, „Zapier” nemokama versija labai ribota, o profesionali kainuoja nuo 20 USD per mėnesį. „Slack” Enterprise Grid plane galite turėti neribotą skaičių integracijų, o nemokamoje versijoje – tik 10.
Kaip pradėti? Rekomenduoju tokią strategiją:
1 žingsnis: Identifikuokite didžiausias problemas. Kur komanda praranda daugiausiai laiko? Kokia informacija dažniausiai pasimeta? Kokius įrankius naudojate kasdien?
2 žingsnis: Pradėkite nuo vienos ar dviejų integracijų. Nepamėginkite sujungti visko iš karto – tai tik sukels chaosą. Pasirinkite vieną ar dvi svarbiausias sistemas ir pradėkite nuo jų.
3 žingsnis: Eksperimentuokite ir koreguokite. Pirma konfigūracija retai būna tobula. Klausykite komandos atsiliepimų ir keiskite nustatymus pagal poreikius.
4 žingsnis: Dokumentuokite. Sukurkite paprastą dokumentą, kuriame aprašytos visos integracijos, kaip jos veikia ir kas už jas atsakingas. Tai labai padės naujiems komandos nariams.
Kai integracijos tampa komandos nervų sistema
Po kelių metų darbo su įvairiomis komandoms ir integracijos projektais, supratau vieną dalyką: sėkmingos integracijos nėra apie technologijas. Jos apie žmonių darbo supaprastinimą ir komandos efektyvumo didinimą.
Geriausi integracijos projektai, kuriuos mačiau, prasidėjo ne nuo technologijų, o nuo klausimo: „Kaip mes galime padėti žmonėms geriau dirbti?” Technologija yra tik įrankis šiam tikslui pasiekti.
Taip pat svarbu suprasti, kad integracijos nėra „nustatyk ir pamiršk” sprendimas. Jos reikalauja nuolatinio dėmesio ir optimizavimo. Komandos poreikiai keičiasi, įrankiai atsinaujina, procesai tobulėja. Jūsų integracijos turėtų kartu keistis.
Ir paskutinis dalykas – nebijokite eksperimentuoti. Daugelis geriausių sprendimų, kuriuos radau, buvo ne iš vadovėlių, o iš bandymų ir klaidų. Išbandykite skirtingus būdus, klausykite komandos atsiliepimų, keiskite, kas neveikia. „Slack” ir jo integracijos yra pakankamai lankstūs, kad galėtumėte pritaikyti juos būtent jūsų komandos poreikiams.
Kai integracijos veikia gerai, jos tampa nematomos – komanda net nepastebi, kaip sklandžiai informacija teka tarp sistemų. Ir tai yra geriausias rezultatas, kurį galite pasiekti. Ne tada, kai visi kalba apie jūsų nuostabias integracijas, o tada, kai niekas apie jas nekalba, nes viskas tiesiog veikia.