Salesforce jau seniai nebėra tik dar viena CRM sistema – tai ekosistema, kurioje sukasi milijonai įmonių visame pasaulyje. Tačiau kai kalbame apie Lietuvos rinką, iškyla specifinių iššūkių, kuriuos reikia spręsti protingai ir pragmatiškai. Vietinės buhalterinės taisyklės, lietuviška sąsaja, integracijos su Sodra ar VMI sistemomis – visa tai reikalauja ne tik techninio supratimo, bet ir gilaus žinojimo apie vietinę verslo aplinką.
Dažnai matau situacijas, kai įmonės perka Salesforce licencijas, pasisamdo konsultantus iš užsienio ir po kelių mėnesių supranta, kad sistema veikia, bet… kažkaip ne taip. Dokumentų numeracija neatitinka Lietuvos standartų, PVM skaičiavimai reikalauja rankinių pataisymų, o darbuotojai vis dar naudoja Excel lenteles, nes CRM „nesupanta” lietuviškų reikalavimų. Šiame straipsnyje pasidalinsiu praktine patirtimi, kaip išvengti šių klaidų ir pritaikyti Salesforce būtent Lietuvos verslo realijoms.
Lokalizacijos klausimas: daugiau nei tik vertimas
Pirmiausia reikia suprasti, kad lokalizacija nėra vien lietuviškos sąsajos įdiegimas. Taip, Salesforce palaiko lietuvių kalbą, bet tai tik ledkalnio viršūnė. Tikroji problema slypi giliau – verslo procesuose, dokumentų valdyme ir duomenų struktūroje.
Pavyzdžiui, Lietuvoje įprasta, kad sąskaitos faktūros turi turėti griežtą numeraciją be tarpų. Standartinis Salesforce leidžia kurti bet kokius numerius, bet jei jūsų buhalterė nori matyti SF2024-001234 formatą, reikės sukurti custom numeracijos logiką. Be to, reikia atsižvelgti į tai, kad Lietuvoje sąskaita faktūra ir važtaraštis dažnai yra atskiri dokumentai su skirtingomis numeracijomis.
Praktinis patarimas: prieš pradedant diegimą, susėskite su buhalterija ir išsiaiškinkite visus dokumentų tipus, jų numeracijas ir privalomas detales. Sukurkite Excel lentelę su visais reikalavimais ir tik tada pradėkite konfigūruoti Salesforce. Tai sutaupys daug laiko ir nervų vėliau.
PVM ir mokesčių specifika
Lietuvoje PVM tarifai keičiasi, yra lengvatiniai tarifai, o kai kurios paslaugos apskritai neapmokestinamos. Salesforce standartinė kainodaros logika leidžia nustatyti mokesčius, bet ji nėra pritaikyta Lietuvos specifikai.
Čia praverčia CPQ (Configure, Price, Quote) modulis arba bent jau gerai sukonfigūruoti Price Books su skirtingais PVM tarifais. Svarbu sukurti atskirą logiką, kuri automatiškai taikytų teisingą PVM tarifą priklausomai nuo produkto kategorijos. Pavyzdžiui, knygoms gali būti taikomas 9% tarifas, o standartinėms paslaugoms – 21%.
Dar vienas aspektas – atvirkštinis apmokestinimas. Jei jūsų įmonė teikia paslaugas užsienio klientams ar perka iš užsienio tiekėjų, reikia turėti mechanizmą, kuris tai atsižvelgtų. Galima sukurti checkbox lauką „Atvirkštinis apmokestinimas” ir workflow rule, kuris automatiškai nustato PVM į 0%, bet prideda pastabą dokumentuose.
Integracijos su vietinėmis sistemomis
Čia prasideda tikrasis darbas. Lietuvos įmonės naudoja įvairiausias buhalterines sistemas – nuo „Rivilės” ir „Konti” iki „Finbee” ar „Mano Verslas”. Kiekviena iš jų turi savo API (arba neturi), savo duomenų struktūrą ir savo keistybes.
Salesforce turi puikias integracijos galimybes per REST API, bet tai nereiškia, kad viskas veiks iš karto. Dažniausiai reikia kurti tarpinę integraciją per Mulesoft, Dell Boomi arba net paprastą middleware su Python/Node.js, kuris „išverčia” duomenis iš Salesforce formato į lietuviškos buhalterinės sistemos formatą.
Praktiškai tai atrodo taip: kai Salesforce sukuriama sąskaita faktūra ir ji pažymima kaip „Patvirtinta”, automatiškai paleidžiamas procesas, kuris per API siunčia duomenis į buhalterinę sistemą. Svarbu čia perduoti ne tik sumas ir datas, bet ir visą papildomą informaciją – mokėjimo sąlygas, pristatymo adresus, projekto kodus.
Dėl Sodros ir VMI – tiesiogių integracijų su šiomis institucijomis Salesforce neturi, ir tai normalu. Paprastai duomenys į šias sistemas patenka per buhalterinę programą, todėl svarbu užtikrinti, kad Salesforce perduotų visą reikalingą informaciją buhalterinei sistemai. Pavyzdžiui, darbuotojų duomenims reikia turėti laukus asmens kodui, rezidento statusui ir panašiai.
Duomenų migracija ir „senų nuodėmių” valymas
Migracijos projektas – tai ne tik techninis duomenų perkėlimas iš vienos sistemos į kitą. Tai puiki proga išvalyti duomenis, suvienodinti formatavimą ir atsikratyti šlamšto, kuris kaupėsi metų metus.
Lietuvos įmonėse dažnai matau, kad klientų duomenys saugomi įvairiausiais formatais. Vienas vadybininkas telefono numerius rašo su +370, kitas be, trečias su tarpais, ketvirtas be. Prieš migraciją būtina sukurti duomenų valymo procesą. Naudokite Excel Power Query arba Python pandas biblioteką duomenims standartizuoti.
Svarbu atkreipti dėmesį į įmonių kodus. Lietuvoje tai 9 skaitmenų kodas, kuris turi būti unikalus. Sukurkite validation rule Salesforce, kuri tikrintų, ar įvestas kodas yra teisingas. Galima net integruoti su Registrų centro API ir automatiškai tikrinti, ar įmonė egzistuoja ir ar duomenys aktualūs.
Vartotojų sąsajos pritaikymas lietuviškam mentalitetui
Skamba keistai, bet tai svarbu. Lietuvos darbuotojai įpratę prie tam tikro darbo stiliaus, ir jei Salesforce sąsaja bus per daug „amerikietiška”, priėmimo lygis bus žemas.
Pavyzdžiui, Lietuvoje įprasta matyti visą informaciją viename ekrane. Amerikietiškoje praktikoje dažnai naudojami atskiri tabai ir puslapiai, bet lietuviški vadybininkai nori matyti klientą, jo užsakymus, mokėjimus ir kontaktus viename lange. Čia praverčia Lightning App Builder, su kuriuo galima sukurti custom layouts, atitinkančius vietinius poreikius.
Dar vienas aspektas – reportai ir dashboardai. Lietuvos vadovai mėgsta detales. Jei amerikietis džiaugsis trimis KPI rodikliais dashboard’e, lietuvis norės matyti bent dešimt skirtingų metrikų su galimybe drill-down į detales. Sukurkite išsamius reportus su galimybe filtruoti pagal įvairius parametrus.
Mokymai ir change management
Čia dažnai įvyksta didžiausi nesusipratimai. Užsienio konsultantai atvažiuoja, praveda standartinį mokymą anglų kalba (arba per vertėją), parodo, kaip sukurti lead’ą ir opportunity, ir išvažiuoja. Po mėnesio pasirodo, kad niekas sistemą nenaudoja.
Lietuvoje mokymai turi būti praktiški ir susiję su konkrečiais darbo scenarijais. Nesimokykite abstrakčių „best practices” – parodykite, kaip sukurti būtent tokią sąskaitą faktūrą, kokią jūsų įmonė naudoja. Kaip įvesti būtent tokį klientą su visais reikalingais laukais. Kaip sugeneruoti būtent tokį reportą, kokio reikia vadovui.
Sukurkite lietuviškas instrukcijas su screenshot’ais. Taip, Salesforce turi Trailhead mokymų platformą, bet ji anglų kalba ir orientuota į bendrą supratimą. Jums reikia konkrečių instrukcijų lietuviškai, su jūsų įmonės ekranų nuotraukomis.
Praktinis patarimas: paskirsite „power users” – žmones iš kiekvieno skyriaus, kurie bus pirmieji išmoks sistemą ir padės kolegoms. Jiems skirkite daugiau dėmesio mokymų metu ir suteikite papildomų privilegijų sistemoje. Tai padidins jų motyvaciją ir užtikrins, kad kiekviename skyriuje bus žmogus, pas kurį galima kreiptis su klausimais.
Kaip išmatuoti sėkmę ir ko tikėtis realiame gyvenime
Salesforce diegimo projektas Lietuvos įmonėje paprastai trunka 3-6 mėnesius, priklausomai nuo sudėtingumo. Bet tikroji nauda pradeda matytis tik po 6-12 mėnesių, kai sistema tampa kasdienio darbo dalimi.
Nustatykite aiškius metrikų rodiklius nuo pat pradžių. Pavyzdžiui: kiek laiko užtrunka sąskaitos faktūros sukūrimas? Kiek klaidų įvyksta per mėnesį? Kiek kartų tenka dubliuoti duomenis skirtingose sistemose? Po diegimo šie rodikliai turėtų pagerėti bent 30-50%.
Bet būkite realistai – pirmieji mėnesiai bus sunkūs. Darbuotojai skųsis, kad senoji sistema buvo geresnė (nors iš tikrųjų ji nebuvo, tiesiog buvo įprasta). Bus techniškai klaidų, kurias reikės taisyti. Bus procesų, kurie neveiks taip, kaip planuota.
Svarbu turėti post-launch support planą. Pirmąjį mėnesį po paleidimo turėkite konsultantą „on call” režimu. Antrą mėnesį – bent kelias valandas per savaitę. Trečią – reguliarius check-in susitikimus. Tik po trijų mėnesių galima sakyti, kad sistema „įsivažiavo”.
Dar viena svarbi detalė – nenustokite tobulinti. Salesforce privalumas tas, kad jį galima nuolat plėsti ir gerinti. Po bazinio diegimo pradėkite galvoti apie papildomus modulius: Einstein AI analizei, Marketing Cloud el. pašto kampanijoms, Service Cloud klientų aptarnavimui. Bet darykite tai palaipsniui, ne viską iš karto.
Lietuvos rinkoje Salesforce vis dar nėra taip paplitęs kaip Vakarų Europoje ar JAV, bet situacija keičiasi. Matau vis daugiau įmonių, kurios sėkmingai naudoja šią platformą ir gauna realią naudą. Raktas į sėkmę – ne bandyti pritaikyti Lietuvos verslą prie Salesforce, o pritaikyti Salesforce prie Lietuvos verslo. Tai reikalauja laiko, pastangų ir supratimo apie vietinę specifiką, bet rezultatas to vertas. Jei diegsite protingai, su aiškiu planu ir realistiškomis lūkesčiais, Salesforce gali tapti tikru konkurenciniu pranašumu jūsų įmonei Lietuvos rinkoje.