Kodėl verta kalbėti apie „Teams” integraciją šiandien
Prisimenu, kaip prieš kelerius metus daugelis IT specialistų skeptiškai žiūrėjo į „Microsoft Teams”. Dar vienas įrankis, dar viena platforma, kurią reikės prižiūrėti. Bet dabar situacija kardinaliai pasikeitė – „Teams” tapo centrine daugelio organizacijų komunikacijos ir bendradarbiavimo ašimi. O tai, kas iš tiesų daro šią platformą galingą, yra ne pats produktas, o jo integracijos galimybės.
Verslui integracijos reiškia ne tik patogumą. Tai efektyvumo šuolis, kai darbuotojai gali pasiekti visus reikalingus įrankius vienoje vietoje, nešvaistant laiko nuolatiniam persijungimui tarp skirtingų aplikacijų. Pagal „Microsoft” duomenis, vidutinis darbuotojas per dieną perjungia aplikacijas apie 10 kartų per valandą. Įsivaizduokite, kiek laiko ir dėmesio tai atima.
Kas iš tiesų yra „Teams” integracijos
Kalbant paprastai, „Teams” integracijos – tai būdas sujungti kitas programas ir paslaugas su „Teams” aplinka. Galite tai įsivaizduoti kaip centrą, į kurį suvedate visus savo darbo įrankius. Nereikia nuolat atsidaryti naujų langų ar prisiminti dešimties skirtingų slaptažodžių.
Integracijos gali būti labai įvairios. Vienos leidžia gauti pranešimus iš kitų sistemų tiesiai į „Teams” kanalus. Kitos suteikia galimybę valdyti išorinius įrankius neatsidarant jų. Dar kitos kuria visiškai naują funkcionalumą, sujungdamas kelių sistemų duomenis.
Praktiškai tai atrodo taip: jūsų projektų valdymo įrankis gali siųsti pranešimus apie užduočių pakeitimus tiesiai į atitinkamą komandos kanalą. CRM sistema gali leisti peržiūrėti kliento informaciją tiesiog per pokalbį su kolega. Arba analitikos įrankis gali rodyti realaus laiko duomenis specialiame skirtuke, nereikalaujant atidaryti jokių papildomų programų.
Standartinės integracijos, kurias turėtų žinoti kiekvienas
„Microsoft” ekosistema turi milžinišką pranašumą – natūralią integraciją su „Office 365″ produktais. „SharePoint”, „OneDrive”, „OneNote”, „Planner” – visa tai veikia su „Teams” iš dėžės. Bet tai tik pradžia.
„Power Platform” integracijos yra tas dalykas, kurio daugelis organizacijų nepakankamai išnaudoja. „Power Automate” leidžia kurti automatizuotus darbo srautus be programavimo. Pavyzdžiui, kai klientas užpildo formą jūsų svetainėje, automatiškai sukuriamas naujas kanalas „Teams”, pridedami atsakingi darbuotojai ir sukuriamos pradinės užduotys „Planner” lentoje.
„Power BI” integracijos suteikia galimybę matyti verslo analitikos duomenis tiesiogiai „Teams” aplinkoje. Vadovai gali stebėti pagrindinius rodiklius neatsidarydami atskiros aplikacijos. Tai ypač naudinga, kai reikia greitai priimti sprendimus pokalbio ar susirinkimo metu.
Trečiųjų šalių integracijos – čia prasideda tikrasis malonumas. „Teams” turi tūkstančius prieinamų integracijų su populiariausiomis verslo programomis. „Trello”, „Asana”, „Jira”, „Salesforce”, „HubSpot”, „GitHub”, „Zoom” – sąrašas beveik begalinis.
Iš praktikos galiu pasakyti, kad labiausiai vertinamos integracijos yra tos, kurios sumažina konteksto keitimo poreikį. Pavyzdžiui, programuotojams „GitHub” integracija leidžia gauti pranešimus apie kodo pakeitimus, peržiūrėti pull request ir net komentuoti juos tiesiogiai iš „Teams”. Nereikia nuolat tikrinti „GitHub” – visa informacija ateina pas juos.
Kaip sukurti savo integracijas
Kartais standartinės integracijos nepadengia specifinių verslo poreikių. Tada ateina laikas kurti savo sprendimus. Gera žinia – tai nėra taip sudėtinga, kaip gali atrodyti.
„Teams” botai yra vienas paprasčiausių būdų pradėti. Botas gali atsakyti į klausimus, teikti informaciją iš jūsų vidinių sistemų ar net vykdyti komandas. Pavyzdžiui, HR botas gali atsakyti į dažniausiai užduodamus klausimus apie atostogas, darbo laiką ar kitus su darbu susijusius dalykus.
Kūrimas nėra toks baisus, kaip skamba. „Microsoft Bot Framework” suteikia visus reikalingus įrankius. Jei turite bent bazinių programavimo žinių (C#, JavaScript, Python), galite sukurti paprastą botą per kelias valandas. Yra net „low-code” sprendimai, tokie kaip „Power Virtual Agents”, kurie leidžia kurti botus beveik be programavimo.
Webhooks ir API – šiek tiek sudėtingesnis, bet galingesnis būdas. Per „Teams” API galite programiškai kurti kanalus, siųsti pranešimus, valdyti narius ir daug daugiau. Tai ypač naudinga, kai norite integruoti „Teams” su savo sukurtomis sistemomis.
Praktinis pavyzdys: viena įmonė, su kuria dirbau, sukūrė automatinę sistemą, kuri stebi serverių būklę. Kai aptinkama problema, sistema automatiškai sukuria incidento kanalą „Teams”, prideda atsakingus inžinierius, įkelia diagnostikos informaciją ir net pradeda video skambutį, jei situacija kritinė. Viskas vyksta automatiškai, be žmogaus įsikišimo.
Adaptyvios kortelės – neįvertintas lobis
Adaptyvios kortelės („Adaptive Cards”) yra vienas iš tų dalykų, kurie atrodo paprasti, bet gali iš esmės pakeisti, kaip jūsų komanda dirba su informacija. Tai interaktyvūs pranešimai, kurie gali rodyti struktūrizuotą informaciją ir leisti vartotojams atlikti veiksmus tiesiogiai iš pranešimo.
Įsivaizduokite, kad gaunate pranešimą apie naują klientų užklausą. Vietoj paprasto teksto, matote kortelę su kliento vardu, kontaktais, užklausos aprašymu ir mygtukais „Priimti”, „Perduoti” ar „Reikia daugiau informacijos”. Vienas paspaudimas – ir veiksmas atliktas, nereikia niekur eiti.
Adaptyvių kortelių kūrimas nėra sudėtingas. Tai JSON formato failai, kuriuos galite kurti naudodami vizualų dizainerį „Microsoft” svetainėje. Galite įtraukti tekstą, vaizdus, įvesties laukus, mygtukus ir daug daugiau. Kai kortelė sukurta, ją galite siųsti per botą ar webhook.
Iš patirties galiu pasakyti, kad adaptyvios kortelės labiausiai efektyvios patvirtinimo procesuose. Atostogų prašymai, išlaidų ataskaitos, pirkimo užsakymai – visa tai gali būti tvarkoma per interaktyvias korteles, žymiai sumažinant laiką ir padidininant procesų skaidrumą.
Saugumo ir valdymo aspektai
Kalbant apie integracijų saugumą, reikia būti atidiems. Kiekviena integracija – tai potenciali saugumo spraga, jei ji netinkamai sukonfigūruota. IT administratoriai turėtų turėti aiškią strategiją, kaip integracijos yra tvirtinamos, diegiamos ir stebimos.
Leidimų valdymas yra kritinis. Ne kiekviena integracija turėtų turėti prieigą prie visų duomenų. „Microsoft 365″ administravimo centras leidžia tiksliai kontroliuoti, kokias teises turi kiekviena aplikacija. Rekomenduoju reguliariai peržiūrėti suteiktus leidimus ir šalinti nebereikalingas integracijas.
Duomenų klasifikavimas tampa dar svarbesnis, kai naudojate daug integracijų. Turėtumėte aiškiai apibrėžti, kokie duomenys gali būti dalijami su trečiųjų šalių aplikacijomis. Jautri informacija turėtų būti apsaugota naudojant „Information Protection” politikas.
Praktinis patarimas: sukurkite integracijos politiką savo organizacijoje. Apibrėžkite, kas gali diegti integracijas, kokios yra patvirtinimo procedūros ir kaip atliekamas saugumo vertinimas. Tai gali atrodyti kaip biurokratija, bet tikrovėje tai apsaugo nuo galvos skausmo ateityje.
Realūs panaudojimo scenarijai iš praktikos
Teorija yra gražu, bet praktika rodo tikrąją vertę. Leiskite pasidalinti keliais realiais pavyzdžiais, kaip organizacijos naudoja „Teams” integraciją.
Klientų aptarnavimo komanda vienoje įmonėje integruoja savo ticketing sistemą su „Teams”. Kai ateina nauja užklausa, automatiškai sukuriamas thread atitinkamame kanale. Komandos nariai gali diskutuoti sprendimą, o visa komunikacija automatiškai sinchronizuojama atgal į ticketing sistemą. Rezultatas? 40% greičiau išspręstos problemos ir žymiai geresnė komandos koordinacija.
Pardavimų skyrius kitoje organizacijoje naudoja „Salesforce” integraciją. Prieš susitikimą su klientu, pardavėjas gali greitai peržiūrėti kliento istoriją, sandorius ir paskutines sąveikas tiesiogiai iš „Teams”. Susitikimo metu užrašytos pastabos automatiškai išsaugomos CRM sistemoje. Tai sutaupo apie 30 minučių per dieną kiekvienam pardavėjui.
Projektų valdymo komanda naudoja „Jira” integraciją su „Teams”. Kiekvienas projektas turi savo kanalą, kuriame automatiškai rodomi sprint’o atnaujinimai, užduočių pakeitimai ir burndown grafikai. Komanda gali diskutuoti problemas ir net kurti naujas užduotis tiesiogiai iš pokalbio. Tai sumažino susirinkimų skaičių perpus.
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Per metus matau tas pačias klaidas kartojančias skirtingose organizacijose. Gera žinia – jų galima išvengti.
Per daug integracijų – tai problema numeris vienas. Organizacijos pradeda entuziastingai diegti visas įmanomas integracijas, o rezultate darbuotojai paskęsta pranešimų sraute ir nebesupranta, kur ko ieškoti. Mano rekomendacija: pradėkite nuo 3-5 esminių integracijų, kurios sprendžia konkrečias problemas. Vėliau galite plėstis, bet atsargiai.
Nepakankamas darbuotojų mokymas – diegiate puikias integraciją, bet niekas ja nenaudoja, nes niekas nežino, kad ji egzistuoja ar kaip ja naudotis. Investuokite į mokymą. Sukurkite trumpus video vadovus, organizuokite demonstracijas, paskirite „čempionus”, kurie padėtų kitiems.
Neįvertintas našumo poveikis – kai kurios integracijos gali sulėtinti „Teams” veikimą, ypač jei jos nuolat sinchronizuoja didelius duomenų kiekius. Prieš diegdami integraciją produkcinėje aplinkoje, išbandykite ją su nedidele vartotojų grupe ir stebėkite našumą.
Ignoruojamas grįžtamasis ryšys – darbuotojai yra geriausi teisėjai, ar integracija veikia gerai. Reguliariai rinkite atsiliepimus ir būkite pasirengę koreguoti ar net atsisakyti integracijų, kurios neduoda vertės.
Kur link judame: ateities perspektyvos
„Microsoft” nuolat plečia „Teams” galimybes, ir integracijos tampa vis sudėtingesnės bei galingesnės. Dirbtinis intelektas jau dabar keičia žaidimo taisykles – „Microsoft 365 Copilot” integruojasi su „Teams” ir gali sumuoti susirinkimus, atsakyti į klausimus apie pokalbių istoriją ar net generuoti turinį realiuoju laiku.
„Teams” platformos evoliucija link „mesh” technologijos reiškia, kad ateityje integracijos apims ne tik duomenis ir procesus, bet ir virtualios bei papildytos realybės patirtis. Įsivaizduokite inžinierių komandą, kuri gali bendradarbiauti 3D modeliuose tiesiogiai „Teams” aplinkoje, integruojant CAD sistemas.
Mano nuomone, artimiausiais metais matysime didesnį dėmesį „low-code” ir „no-code” sprendimams. „Power Platform” integracija su „Teams” taps dar glaudesnė, leisdama verslo vartotojams kurti savo integraciją be IT skyriaus pagalbos. Tai demokratizuos technologijas, bet kartu kels naujų iššūkių IT valdymui ir saugumui.
Taip pat tikėtina, kad matysime daugiau pramonei specifinių integracijų. Sveikatos priežiūra, gamyba, švietimas – kiekviena sritis turi unikalių poreikių, ir „Teams” platforma tampa pakankamai brandi, kad juos patenkintų.
Integracijos galimybės – tai ne tik technologinė funkcija, bet strateginis verslo įrankis. Organizacijos, kurios supranta, kaip efektyviai sujungti savo sistemas per „Teams”, gauna konkurencinį pranašumą: greitesnius procesus, geresnę komunikaciją ir laimingesnius darbuotojus. Pradėkite nuo mažų žingsnių, mokykitės iš klaidų ir nebijokite eksperimentuoti. Technologijos jau čia – belieka jas išnaudoti.