Mažų įmonių dilema: kada ERP tampa būtinybe?
Kai vadovauji mažai įmonei, kiekvienas sprendimas gali nulemti verslo sėkmę arba žlugimą. Ypač kai kalbame apie investicijas į technologijas. Prisimenu, kaip vienas mano pažįstamas, nedidelės baldų gamyklos savininkas, ilgai priešinosi bet kokioms „išmanioms sistemoms”, kol vieną dieną suprato, kad popieriniai užsakymai, Excel lentelės ir chaotiškas atsargų valdymas kainuoja jam daugiau nei moderni ERP sistema.
ERP (Enterprise Resource Planning) sistema – tai verslo valdymo programinė įranga, apjungianti įvairius įmonės procesus į vieną bendrą platformą. Nors tradiciškai ERP buvo skirtos stambioms organizacijoms, šiandien rinkoje gausu sprendimų, pritaikytų mažoms įmonėms. Bet kada iš tiesų verta investuoti?
Jei pastebite, kad jūsų darbuotojai praleidžia per daug laiko ieškodami informacijos skirtingose sistemose, jei klientų užsakymų vykdymas tampa sudėtingas, o finansinių ataskaitų rengimas virsta košmaru – tai pirmieji ženklai, kad laikas pagalvoti apie ERP.
Realūs ERP privalumai, apie kuriuos mažai kas kalba
Kalbant apie ERP sistemas, dažniausiai minimas efektyvumo didinimas ir procesų automatizavimas. Tačiau yra ir kitų, mažiau akivaizdžių, bet ne mažiau svarbių privalumų.
Vienas tokių – geresni sprendimai dėl duomenų prieinamumo. Kai visa informacija yra vienoje vietoje, vadovai gali priimti sprendimus remdamiesi realiais duomenimis, o ne nuojauta. Pavyzdžiui, mažos konditerijos įmonės vadovas, įdiegęs ERP, pastebėjo, kad didžiausią pelną generuoja ne jų „firminiai” gaminiai, o visai kita produkcijos linija, kuriai anksčiau buvo skiriama mažiausiai dėmesio.
Kitas neįkainojamas privalumas – laiko taupymas. Vienas mano klientas, elektronikos prekių parduotuvės savininkas, po ERP įdiegimo apskaičiavo, kad kiekvienas darbuotojas per savaitę sutaupo vidutiniškai 5 valandas, kurias anksčiau praleisdavo ieškodamas informacijos ar dubliuodamas duomenis skirtingose sistemose.
Dar vienas aspektas – verslo plėtros galimybės. Tinkama ERP sistema auga kartu su jūsų verslu. Ji leidžia lengvai pridėti naujus modulius, vartotojus ar net filialus, nekeičiant visos sistemos architektūros.
Kaip išsirinkti tinkamą ERP, nesudeginus biudžeto?
Rinkoje pilna ERP sprendimų, ir kainos svyruoja nuo kelių šimtų iki dešimčių tūkstančių eurų. Kaip neapsigauti ir išsirinkti tai, ko iš tikrųjų reikia?
Pirmiausia, įsivertinkite savo poreikius. Surašykite problemas, kurias norite išspręsti, ir procesus, kuriuos norite automatizuoti. Nereikia mokėti už funkcijas, kurių nenaudosite. Pavyzdžiui, jei jūsų įmonė teikia paslaugas, galbūt jums nereikia sudėtingo sandėlio valdymo modulio.
Antra, apgalvokite savo augimo planus. Jei ketinate plėstis, rinkitės sistemą, kurią lengva pritaikyti augančiam verslui. Vienas mano klientas, pasirinkęs „pigią” sistemą, po metų turėjo viską keisti, nes programa nesugebėjo susidoroti su išaugusiu užsakymų kiekiu.
Trečia, įvertinkite bendrąsias išlaidas. Į kainą įeina ne tik pati programinė įranga, bet ir diegimas, mokymai, priežiūra, atnaujinimai. Kartais pigesnis sprendimas ilgainiui gali kainuoti brangiau dėl paslėptų išlaidų.
Debesijos sprendimai vs. vietinės sistemos: kas geriau mažam verslui?
Tradiciškai ERP sistemos buvo diegiamos įmonės serveriuose, tačiau pastaraisiais metais debesijos (SaaS) sprendimai tampa vis populiaresni. Abi alternatyvos turi savo pliusų ir minusų.
Debesijos sprendimai reikalauja mažesnių pradinių investicijų, nes nereikia pirkti serverių ir kitos techninės įrangos. Jie paprastai siūlomi prenumeratos pagrindu, todėl išlaidos yra labiau nuspėjamos. Be to, tiekėjas rūpinasi atnaujinimais ir techniniais klausimais.
Tačiau ilgainiui debesijos sprendimai gali kainuoti brangiau dėl nuolatinių mokesčių. Taip pat kyla klausimų dėl duomenų saugumo ir priklausomybės nuo interneto ryšio.
Vietinės sistemos suteikia didesnę kontrolę ir pritaikymo galimybes. Jos gali būti geresnis pasirinkimas įmonėms, dirbančioms su jautria informacija arba turinčioms specifinius poreikius.
Mano patirtis rodo, kad mažoms įmonėms dažniausiai labiau apsimoka debesijos sprendimai dėl mažesnių pradinių išlaidų ir paprastesnio diegimo. Viena mano konsultuojama įmonė, pasirinkusi debesijos ERP, sutaupė beveik 15 000 eurų pradinių investicijų, lyginant su vietine sistema.
Slapti ERP pardavėjų triukai, apie kuriuos niekas nekalba
ERP pardavėjai naudoja įvairias taktikas, kad priverstų jus išleisti daugiau, nei iš tikrųjų reikia. Štai keletas triukų, kuriuos verta žinoti:
Funkcijų perteklius. Pardavėjai dažnai siūlo „viskas viename” paketus su daugybe funkcijų, kurių jums galbūt niekada neprireiks. Nepasiduokite spaudimui ir pirkite tik tai, ko jums tikrai reikia.
Paslėpti mokesčiai. Daugelis pardavėjų nurodo tik bazinę kainą, nutylėdami apie papildomus mokesčius už diegimą, mokymus, pritaikymą ar palaikymą. Visada klauskite apie visas išlaidas.
Ilgalaikės sutartys. Kai kurie tiekėjai siūlo nuolaidas už ilgalaikes sutartis. Tai gali būti rizikinga, ypač jei sistema dar neišbandyta jūsų versle. Geriau pradėti nuo trumpesnio įsipareigojimo.
Atnaujinimo spąstai. Kai kurios ERP sistemos reikalauja brangių atnaujinimų kas kelerius metus. Išsiaiškinkite atnaujinimo politiką ir kainas iš anksto.
Vienas mano klientas, mažos logistikos įmonės savininkas, beveik pasirašė sutartį su ERP tiekėju, kol nepastebėjome smulkiu šriftu nurodyto punkto apie privalomą kasmetinį atnaujinimą, kuris kainuotų papildomus 2000 eurų.
Praktiški patarimai sėkmingam ERP diegimui
Net ir pasirinkus tinkamą sistemą, diegimo procesas gali būti sudėtingas. Štai keletas patarimų, kaip užtikrinti sklandų perėjimą:
Paskirkite projekto lyderį. Tai turėtų būti žmogus, gerai suprantantis jūsų verslo procesus ir galintis skirti pakankamai laiko projektui.
Įtraukite darbuotojus. Pasipriešinimas pokyčiams yra viena dažniausių ERP diegimo nesėkmių priežasčių. Įtraukite darbuotojus į procesą nuo pat pradžių, išklausykite jų nuomonę ir paaiškinkite, kaip nauja sistema palengvins jų darbą.
Planuokite mokymus. Nepakankami mokymai gali sužlugdyti visą projektą. Skirkite pakankamai laiko ir išteklių, kad visi darbuotojai gerai išmoktų naudotis nauja sistema.
Testuokite prieš paleidimą. Išbandykite sistemą su realiais duomenimis prieš ją įdiegdami. Tai padės išvengti nemalonių staigmenų.
Numatykite pereinamąjį laikotarpį. Kurį laiką gali tekti naudoti ir seną, ir naują sistemą lygiagrečiai. Planuokite šį laikotarpį iš anksto.
Viena mano konsultuojama įmonė, nepaisant mano patarimų, nusprendė „sutaupyti” atsisakydama išsamių mokymų. Rezultatas? Trys mėnesiai chaoso, kol darbuotojai pagaliau išmoko naudotis sistema, ir daugybė klaidų, kurias vėliau teko taisyti.
Kai mažiau yra daugiau: minimalios ERP alternatyvos
Ne visoms įmonėms iš karto reikia pilnavertės ERP sistemos. Kartais pakanka paprastesnių sprendimų, kurie sprendžia konkrečias problemas:
Apskaitos programos su papildomais moduliais. Programos kaip „QuickBooks” ar „Rivilė” siūlo ne tik apskaitos, bet ir papildomus modulius, pavyzdžiui, atsargų valdymui ar klientų ryšių valdymui.
Specializuotos programos. Jei jūsų pagrindinė problema yra, tarkim, klientų ryšių valdymas, galbūt jums pakaks CRM sistemos, o ne pilnos ERP.
Integruotos programos. Naudokite atskiras programas skirtingoms funkcijoms, bet užtikrinkite, kad jos galėtų „kalbėtis” tarpusavyje per API ar kitas integracijas.
Vienas mano klientas, mažos internetinės parduotuvės savininkas, vietoj ERP pasirinko e-komercijos platformą su integruota atsargų valdymo sistema ir atskirą apskaitos programą. Šis sprendimas kainavo trečdalį to, ką būtų kainavusi pilna ERP sistema, ir puikiai atitiko jo poreikius.
Ateities perspektyvos: kaip išlikti lankstiem technologijų pasaulyje
Technologijos keičiasi žaibišku greičiu, ir tai, kas šiandien atrodo modernu, po penkerių metų gali būti pasenę. Kaip užtikrinti, kad jūsų investicija į ERP išliktų vertinga ilgą laiką?
Visų pirma, verta rinktis sistemas, kurios reguliariai atnaujinamos ir tobulėja. Paklauskite tiekėjų apie jų produkto vystymo planus ir kaip dažnai išleidžiami atnaujinimai.
Antra, ieškokite sprendimų su atvira architektūra, kurie leidžia lengvai integruoti naujas technologijas ar programas. Uždaros sistemos gali tapti problema, kai norėsite pridėti naują funkcionalumą.
Trečia, stebėkite technologijų tendencijas. Dirbtinis intelektas, mašininis mokymasis, blokų grandinės – šios technologijos jau keičia ERP sistemas. Būkite pasirengę prisitaikyti.
Galiausiai, nepamirškite, kad ERP sistema yra įrankis, o ne tikslas. Ji turėtų padėti jūsų verslui augti ir tobulėti, o ne tapti našta. Jei sistema nebeatitinka jūsų poreikių, nebijokite jos keisti.
Verslas, kaip ir technologijos, nuolat keičiasi. Geriausias sprendimas šiandien – išlikti lankstiems ir pasiruošusiems priimti naujoves, kai jos tampa reikalingos. Mažos įmonės turi pranašumą – jos gali greičiau prisitaikyti prie pokyčių nei didieji rinkos žaidėjai. Išnaudokite šį pranašumą ir leiskite technologijoms tarnauti jūsų verslui, o ne atvirkščiai.