Kategorija: E-komercija

Salesforce jau seniai nebėra tik dar viena CRM sistema – tai ekosistema, kurioje sukasi milijonai įmonių visame pasaulyje. Tačiau kai kalbame apie Lietuvos rinką, iškyla specifinių iššūkių, kuriuos reikia spręsti protingai ir pragmatiškai. Vietinės buhalterinės taisyklės, lietuviška sąsaja, integracijos su Sodra ar VMI sistemomis – visa tai reikalauja ne tik techninio supratimo, bet ir gilaus žinojimo apie vietinę verslo aplinką.

Dažnai matau situacijas, kai įmonės perka Salesforce licencijas, pasisamdo konsultantus iš užsienio ir po kelių mėnesių supranta, kad sistema veikia, bet… kažkaip ne taip. Dokumentų numeracija neatitinka Lietuvos standartų, PVM skaičiavimai reikalauja rankinių pataisymų, o darbuotojai vis dar naudoja Excel lenteles, nes CRM „nesupanta” lietuviškų reikalavimų. Šiame straipsnyje pasidalinsiu praktine patirtimi, kaip išvengti šių klaidų ir pritaikyti Salesforce būtent Lietuvos verslo realijoms.

Lokalizacijos klausimas: daugiau nei tik vertimas

Pirmiausia reikia suprasti, kad lokalizacija nėra vien lietuviškos sąsajos įdiegimas. Taip, Salesforce palaiko lietuvių kalbą, bet tai tik ledkalnio viršūnė. Tikroji problema slypi giliau – verslo procesuose, dokumentų valdyme ir duomenų struktūroje.

Pavyzdžiui, Lietuvoje įprasta, kad sąskaitos faktūros turi turėti griežtą numeraciją be tarpų. Standartinis Salesforce leidžia kurti bet kokius numerius, bet jei jūsų buhalterė nori matyti SF2024-001234 formatą, reikės sukurti custom numeracijos logiką. Be to, reikia atsižvelgti į tai, kad Lietuvoje sąskaita faktūra ir važtaraštis dažnai yra atskiri dokumentai su skirtingomis numeracijomis.

Praktinis patarimas: prieš pradedant diegimą, susėskite su buhalterija ir išsiaiškinkite visus dokumentų tipus, jų numeracijas ir privalomas detales. Sukurkite Excel lentelę su visais reikalavimais ir tik tada pradėkite konfigūruoti Salesforce. Tai sutaupys daug laiko ir nervų vėliau.

PVM ir mokesčių specifika

Lietuvoje PVM tarifai keičiasi, yra lengvatiniai tarifai, o kai kurios paslaugos apskritai neapmokestinamos. Salesforce standartinė kainodaros logika leidžia nustatyti mokesčius, bet ji nėra pritaikyta Lietuvos specifikai.

Čia praverčia CPQ (Configure, Price, Quote) modulis arba bent jau gerai sukonfigūruoti Price Books su skirtingais PVM tarifais. Svarbu sukurti atskirą logiką, kuri automatiškai taikytų teisingą PVM tarifą priklausomai nuo produkto kategorijos. Pavyzdžiui, knygoms gali būti taikomas 9% tarifas, o standartinėms paslaugoms – 21%.

Dar vienas aspektas – atvirkštinis apmokestinimas. Jei jūsų įmonė teikia paslaugas užsienio klientams ar perka iš užsienio tiekėjų, reikia turėti mechanizmą, kuris tai atsižvelgtų. Galima sukurti checkbox lauką „Atvirkštinis apmokestinimas” ir workflow rule, kuris automatiškai nustato PVM į 0%, bet prideda pastabą dokumentuose.

Integracijos su vietinėmis sistemomis

Čia prasideda tikrasis darbas. Lietuvos įmonės naudoja įvairiausias buhalterines sistemas – nuo „Rivilės” ir „Konti” iki „Finbee” ar „Mano Verslas”. Kiekviena iš jų turi savo API (arba neturi), savo duomenų struktūrą ir savo keistybes.

Salesforce turi puikias integracijos galimybes per REST API, bet tai nereiškia, kad viskas veiks iš karto. Dažniausiai reikia kurti tarpinę integraciją per Mulesoft, Dell Boomi arba net paprastą middleware su Python/Node.js, kuris „išverčia” duomenis iš Salesforce formato į lietuviškos buhalterinės sistemos formatą.

Praktiškai tai atrodo taip: kai Salesforce sukuriama sąskaita faktūra ir ji pažymima kaip „Patvirtinta”, automatiškai paleidžiamas procesas, kuris per API siunčia duomenis į buhalterinę sistemą. Svarbu čia perduoti ne tik sumas ir datas, bet ir visą papildomą informaciją – mokėjimo sąlygas, pristatymo adresus, projekto kodus.

Dėl Sodros ir VMI – tiesiogių integracijų su šiomis institucijomis Salesforce neturi, ir tai normalu. Paprastai duomenys į šias sistemas patenka per buhalterinę programą, todėl svarbu užtikrinti, kad Salesforce perduotų visą reikalingą informaciją buhalterinei sistemai. Pavyzdžiui, darbuotojų duomenims reikia turėti laukus asmens kodui, rezidento statusui ir panašiai.

Duomenų migracija ir „senų nuodėmių” valymas

Migracijos projektas – tai ne tik techninis duomenų perkėlimas iš vienos sistemos į kitą. Tai puiki proga išvalyti duomenis, suvienodinti formatavimą ir atsikratyti šlamšto, kuris kaupėsi metų metus.

Lietuvos įmonėse dažnai matau, kad klientų duomenys saugomi įvairiausiais formatais. Vienas vadybininkas telefono numerius rašo su +370, kitas be, trečias su tarpais, ketvirtas be. Prieš migraciją būtina sukurti duomenų valymo procesą. Naudokite Excel Power Query arba Python pandas biblioteką duomenims standartizuoti.

Svarbu atkreipti dėmesį į įmonių kodus. Lietuvoje tai 9 skaitmenų kodas, kuris turi būti unikalus. Sukurkite validation rule Salesforce, kuri tikrintų, ar įvestas kodas yra teisingas. Galima net integruoti su Registrų centro API ir automatiškai tikrinti, ar įmonė egzistuoja ir ar duomenys aktualūs.

Vartotojų sąsajos pritaikymas lietuviškam mentalitetui

Skamba keistai, bet tai svarbu. Lietuvos darbuotojai įpratę prie tam tikro darbo stiliaus, ir jei Salesforce sąsaja bus per daug „amerikietiška”, priėmimo lygis bus žemas.

Pavyzdžiui, Lietuvoje įprasta matyti visą informaciją viename ekrane. Amerikietiškoje praktikoje dažnai naudojami atskiri tabai ir puslapiai, bet lietuviški vadybininkai nori matyti klientą, jo užsakymus, mokėjimus ir kontaktus viename lange. Čia praverčia Lightning App Builder, su kuriuo galima sukurti custom layouts, atitinkančius vietinius poreikius.

Dar vienas aspektas – reportai ir dashboardai. Lietuvos vadovai mėgsta detales. Jei amerikietis džiaugsis trimis KPI rodikliais dashboard’e, lietuvis norės matyti bent dešimt skirtingų metrikų su galimybe drill-down į detales. Sukurkite išsamius reportus su galimybe filtruoti pagal įvairius parametrus.

Mokymai ir change management

Čia dažnai įvyksta didžiausi nesusipratimai. Užsienio konsultantai atvažiuoja, praveda standartinį mokymą anglų kalba (arba per vertėją), parodo, kaip sukurti lead’ą ir opportunity, ir išvažiuoja. Po mėnesio pasirodo, kad niekas sistemą nenaudoja.

Lietuvoje mokymai turi būti praktiški ir susiję su konkrečiais darbo scenarijais. Nesimokykite abstrakčių „best practices” – parodykite, kaip sukurti būtent tokią sąskaitą faktūrą, kokią jūsų įmonė naudoja. Kaip įvesti būtent tokį klientą su visais reikalingais laukais. Kaip sugeneruoti būtent tokį reportą, kokio reikia vadovui.

Sukurkite lietuviškas instrukcijas su screenshot’ais. Taip, Salesforce turi Trailhead mokymų platformą, bet ji anglų kalba ir orientuota į bendrą supratimą. Jums reikia konkrečių instrukcijų lietuviškai, su jūsų įmonės ekranų nuotraukomis.

Praktinis patarimas: paskirsite „power users” – žmones iš kiekvieno skyriaus, kurie bus pirmieji išmoks sistemą ir padės kolegoms. Jiems skirkite daugiau dėmesio mokymų metu ir suteikite papildomų privilegijų sistemoje. Tai padidins jų motyvaciją ir užtikrins, kad kiekviename skyriuje bus žmogus, pas kurį galima kreiptis su klausimais.

Kaip išmatuoti sėkmę ir ko tikėtis realiame gyvenime

Salesforce diegimo projektas Lietuvos įmonėje paprastai trunka 3-6 mėnesius, priklausomai nuo sudėtingumo. Bet tikroji nauda pradeda matytis tik po 6-12 mėnesių, kai sistema tampa kasdienio darbo dalimi.

Nustatykite aiškius metrikų rodiklius nuo pat pradžių. Pavyzdžiui: kiek laiko užtrunka sąskaitos faktūros sukūrimas? Kiek klaidų įvyksta per mėnesį? Kiek kartų tenka dubliuoti duomenis skirtingose sistemose? Po diegimo šie rodikliai turėtų pagerėti bent 30-50%.

Bet būkite realistai – pirmieji mėnesiai bus sunkūs. Darbuotojai skųsis, kad senoji sistema buvo geresnė (nors iš tikrųjų ji nebuvo, tiesiog buvo įprasta). Bus techniškai klaidų, kurias reikės taisyti. Bus procesų, kurie neveiks taip, kaip planuota.

Svarbu turėti post-launch support planą. Pirmąjį mėnesį po paleidimo turėkite konsultantą „on call” režimu. Antrą mėnesį – bent kelias valandas per savaitę. Trečią – reguliarius check-in susitikimus. Tik po trijų mėnesių galima sakyti, kad sistema „įsivažiavo”.

Dar viena svarbi detalė – nenustokite tobulinti. Salesforce privalumas tas, kad jį galima nuolat plėsti ir gerinti. Po bazinio diegimo pradėkite galvoti apie papildomus modulius: Einstein AI analizei, Marketing Cloud el. pašto kampanijoms, Service Cloud klientų aptarnavimui. Bet darykite tai palaipsniui, ne viską iš karto.

Lietuvos rinkoje Salesforce vis dar nėra taip paplitęs kaip Vakarų Europoje ar JAV, bet situacija keičiasi. Matau vis daugiau įmonių, kurios sėkmingai naudoja šią platformą ir gauna realią naudą. Raktas į sėkmę – ne bandyti pritaikyti Lietuvos verslą prie Salesforce, o pritaikyti Salesforce prie Lietuvos verslo. Tai reikalauja laiko, pastangų ir supratimo apie vietinę specifiką, bet rezultatas to vertas. Jei diegsite protingai, su aiškiu planu ir realistiškomis lūkesčiais, Salesforce gali tapti tikru konkurenciniu pranašumu jūsų įmonei Lietuvos rinkoje.

Kodėl kūrybinėms komandoms reikia struktūros (nors jos to nenori pripažinti)

Kūrybinės komandos dažnai gyvena savo ritmais – dizaineriai neria į Figmą, kūrėjai skęsta kode, o content’o žmonės žongliruoja dešimčia straipsnių vienu metu. Ir štai čia prasideda tas gražus chaosas, kurį visi vadina „kūrybiniu procesu”. Tik problema ta, kad kai komanda auga, o projektų daugėja, šis chaosas virsta tikru košmaru.

Asana čia įžengia kaip tas draugas, kuris sako „guys, gal vis dėlto susitvarkykim”. Ir nors pradžioje gali atrodyti, kad dar vienas įrankis – tai tiesiog dar viena vieta, kur reikės kažką pildyti, realybė yra kitokia. Kai Asana įdiegta protingai, ji tampa ta neregima struktūra, kuri neleidžia dalykams iškristi pro plyšius.

Pagrindinė problema daugelyje kūrybinių komandų – ne tai, kad žmonės nedirba, o tai, kad niekas nežino, kas ką daro. Dizaineris laukia feedback’o, kurio niekas neduoda, nes visi pamiršo. Programuotojas sėdi ir laukia finalinių asset’ų, kurie „jau beveik gatavi” jau trečią savaitę. O projekto vadovas tiesiog verkia viduje, nes deadline’as buvo vakar.

Projektų struktūrų kūrimas: ne viskas turi būti board’e

Pirmas dalykas, kurį reikia suprasti apie Asaną – ji leidžia organizuoti darbus keliais būdais, ir ne, jums nereikia naudoti tik Kanban board’o. Taip, board’ai yra cool ir vizualūs, bet kartais timeline arba paprastas list view veikia geriau.

Kūrybinėse komandose aš rekomenduoju hibridinį požiūrį. Pavyzdžiui, turėkite vieną pagrindinį projektą „Marketing Campaign Q1” su timeline view, kur matosi visos pagrindinės fazės ir deadline’ai. O po to sukurkite atskirus projektus specifiniams darbams – „Blog Content”, „Social Media Assets”, „Website Updates” – ir čia jau naudokite board’us su kolonėlėmis tipo „To Do”, „In Progress”, „Review”, „Done”.

Svarbu suprasti, kad Asanoje projektai nėra hierarchiniai – tai tiesiog skirtingi būdai organizuoti užduotis. Viena užduotis gali būti keliuose projektuose vienu metu, ir tai yra super galinga funkcija. Pavyzdžiui, „Sukurti hero image naujam produktui” gali būti ir „Product Launch” projekte, ir „Design Tasks” projekte. Taip dizaineris mato savo darbus vienoje vietoje, o projekto vadovas – visą launch’o planą.

Custom fields: kaip sustabdyti amžinąjį „o kur tas failas?” klausimą

Custom fields Asanoje – tai tas dalykas, kurį pradžioje visi ignoruoja, o paskui negali be jo gyventi. Kūrybinėms komandoms jie yra tiesiog būtini.

Štai keletas praktinių custom fields, kuriuos naudoju su kūrybinėmis komandomis:

Priority level – ne viskas yra urgent, bet kai viskas atrodo urgent, nieko nėra urgent. Turėkite aiškią sistemą: High, Medium, Low. Ir susitarkite, kad High negali būti daugiau nei 20% visų užduočių.

Content type – ar tai blog post, social media, video, infographic? Tai leidžia greitai filtruoti ir matyti, kiek kokio tipo content’o gaminate.

Design status – „Waiting for feedback”, „In revision”, „Approved”. Dizaineriai mylės jus už tai, nes galės vienu žvilgsniu matyti, kas stringa review’e.

Link to files – URL laukas, kur įklijuojamas Figma, Google Drive ar kitas linkas. Taip nereikės kasykti komentaruose ieškant, kur tas prakeiktas failas.

Čia svarbu neperlenkt lazdos. Jei turėsite 15 custom fields kiekvienai užduočiai, niekas jų nepildys. Pasirinkite 4-6 esminius ir laikykitės jų.

Automatizacijos, kurios išgelbės jūsų sanity

Asanos automatizacijos – tai vieta, kur įrankis iš „ok, naudinga” tampa „how did we live without this”. Ir nereikia būti developer’iu, kad jas sukurtumėte.

Pavyzdžiui, kai dizaino užduotis perkeliama į „Review” kolonėlę, automatiškai priskirkite ją projekto vadovui ir nustatykite deadline’ą po 2 dienų. Kai content’o užduotis pažymima kaip „Done”, automatiškai perkelkite ją į „Ready for Publishing” projektą ir priskirkite social media manager’iui.

Viena iš mano mėgstamiausių automatizacijų kūrybinėms komandoms: kai nauja užduotis sukuriama „Urgent Requests” projekte, automatiškai siunčiamas Slack pranešimas į atitinkamą kanalą ir užduotis pažymima raudonu priority flag’u. Taip niekas nepraleido tikrai skubių dalykų.

Dar viena praktiška automatizacija – subtask’ų generavimas. Kai sukuriate užduotį „Create blog post about X”, automatiškai sugeneruojamos subtask’os: „Write draft”, „Create featured image”, „SEO optimization”, „Schedule publication”. Tai užtikrina, kad niekas nepamiršta svarbių žingsnių.

Templates: nebegaiškit laiko kuriant tą patį iš naujo

Jei kiekvieną kartą kurdami naują blog post’ą ar social media campaign’ą kuriate užduotis nuo nulio – jūs švaistote laiką. Asanos template’ai čia yra absoliutus game-changer.

Sukurkite template’ą kiekvienam pasikartojančiam procesui. „Blog Post Creation” template’as gali atrodyti taip:

– Research & outline (priskirta writer’iui, 3 dienos)
– First draft (priskirta writer’iui, 5 dienos)
– Edit & revise (priskirta editor’iui, 2 dienos)
– Create visuals (priskirta designer’iui, 2 dienos)
– SEO optimization (priskirta SEO specialist’ui, 1 diena)
– Final review (priskirta content lead’ui, 1 diena)
– Schedule publication (priskirta social media manager’iui)

Kai sukuriate naują blog post’ą iš šio template’o, visos šios užduotys automatiškai atsiranda su teisingais priskyrimais ir relative deadline’ais. Vietoj 20 minučių setup’ui, jums užtenka 30 sekundžių.

Dar geresnis dalykas – template’us galite nuolat tobulinti. Pastebėjote, kad visada pamirštat apie meta description? Įtraukite jį į template’ą. Supratote, kad reikia daugiau laiko dizainui? Pakeiskite deadline’us template’e, ir visi būsimi projektai turės atnaujintą versiją.

Dependencies ir timeline: kai viskas priklauso nuo visko

Kūrybiniuose projektuose viskas yra susiję. Negalite pradėti programuoti, kol nėra dizaino. Negalite publikuoti, kol nėra content’o. Negalite daryti social media post’ų, kol nėra patvirtintų vizualų. Ir čia Asanos dependencies funkcija tampa jūsų geriausiu draugu.

Kai nustatote, kad užduotis B priklauso nuo užduotis A, Asana automatiškai koreguoja timeline ir perspėja žmones, jei kas nors vėluoja. Pavyzdžiui, jei dizaineris vėluoja su mockup’ais, developer’is automatiškai gauna notification’ą, kad jo užduotis atidedama.

Timeline view čia yra neįkainojamas. Matote visą projektą Gantt chart’o pavidalu ir iš karto suprantate, kur yra bottleneck’ai. Matote, kad trys užduotys laukia vieno žmogaus? Gal laikas perskirstyti darbus arba pasamdyti freelancer’į.

Praktinis patarimas: nenaudokite dependencies kiekvienai smulkmenai. Naudokite tik tikrai kritiniams ryšiams. Jei viskas priklauso nuo visko, timeline tampa nesuprantamu spagečių kaupu ir niekas jo nenaudos.

Komunikacija Asanoje: kaip neužteršti Slack’o

Viena didžiausių problemų šiuolaikinėse komandose – informacijos fragmentacija. Pusė diskusijos Slack’e, kažkas email’e, kažkas Zoom call’e, o paskui niekas neprisimena, kas buvo nuspręsta.

Asanos komentarai turėtų tapti jūsų primary komunikacijos vieta viskam, kas susiję su konkrečiomis užduotimis. Bet čia reikia disciplinos ir aiškių taisyklių.

Mano rekomendacija: visos diskusijos apie specifinę užduotį vyksta Asanoje. Jei kažkas parašo Slack’e „hey, dėl to dizaino…”, atsakymas turėtų būti „cool, parašyk komentarą Asanoje prie tos užduoties, kad visi matytų”. Taip, pradžioje žmonės bus erzinami, bet po mėnesio visi supras, kodėl tai veikia.

Asanos komentaruose galite:
– @mention’inti žmones, kad jie gautų notification’ą
– Prisegti failus ir nuotraukas
– Sukurti subtask’us tiesiai iš komentaro (super naudinga!)
– Reaguoti emoji (nes kartais thumbs up užtenka)

Dar vienas pro tip: naudokite status updates didesnėms užduotims ar projektams. Vietoj to, kad projekto vadovas kas savaitę rašytų „weekly update” email’ą, jis gali sukurti status update Asanoje su spalvotu indikatoriumi (on track / at risk / off track). Visi stakeholder’iai gauna notification’ą ir gali komentuoti tiesiai ten.

Integracijos: sujunkite visą savo tech stack’ą

Asana pati savaime yra galinga, bet tikroji magija atsiranda, kai ją integruojate su kitais įrankiais. Kūrybinėms komandoms ypač svarbios šios integracijos:

Slack – akivaizdu, bet būtina. Galite gauti notification’us apie specifines užduotis ar projektus tiesiai Slack’e. Dar geriau – galite sukurti užduotis Asanoje tiesiai iš Slack žinutės. Kažkas parašė „reikėtų pataisyti tą bagą” – vienu click’u paverčiate tai į Asana užduotį.

Google Drive / Dropbox – prisegkite failus prie užduočių be copy-paste. Kai dizaineris įkelia naują versiją į Drive, ji automatiškai atsinaujina Asanoje.

Figma – nors tai ne oficiali integracija, URL embed’inimas veikia puikiai. Dar geriau – naudokite Zapier, kad automatiškai sukurtumėte Asana užduotis, kai Figmoje atsiranda nauji komentarai.

Time tracking įrankiai (Harvest, Toggl) – jei jums svarbu track’inti, kiek laiko užima įvairios užduotys, šios integracijos leidžia tai daryti be papildomo darbo.

Zoom – galite sukurti meeting’us tiesiai iš Asanos užduoties ir visi meeting notes automatiškai atsiranda komentaruose.

Bet svarbiausias patarimas dėl integracijų: neprisijunkite visko, kas įmanoma. Kiekviena integracija – tai dar vienas notification’ų šaltinis, dar viena vieta, kur gali kas nors suklupti. Pasirinkite 3-5 esminius įrankius ir integruokite juos gerai.

Kaip įdiegti Asaną, kad komanda jos nemestų po savaitės

Čia ateina sunkiausia dalis. Galite turėti tobulą Asana setup’ą, bet jei komanda jo nenaudoja – tai tik dar vienas apleistas įrankis jūsų tech graveyard’e.

Pirmiausia, nepradėkite su visu funkcionalumu iš karto. Tai klasikinė klaida. Žmonės gauna 50 naujų funkcijų, 20 automatizacijų, 15 custom fields ir tiesiog shutdown’ina. Pradėkite paprastai: projektai, užduotys, priskyrimas, deadline’ai. Tiek. Kai žmonės įpranta prie to, po mėnesio pridėkite custom fields. Dar po mėnesio – automatizacijas.

Antra, turėkite Asana champion’ą – žmogų, kuris tikrai supranta sistemą ir gali padėti kitiems. Tai neturi būti projekto vadovas ar manager’is. Kartais geriausia, kai tai yra kažkas iš komandos, kas natūraliai mėgsta organizaciją ir įrankius.

Trečia, darykite reguliarius cleanup’us. Kas ketvirtį peržiūrėkite projektus, ištrinkite nebenaudojamus, atnaujinkite template’us. Asana gali greitai virsti sąvartynu, jei to nedarote.

Ketvirta, ir tai labai svarbu – leiskite žmonėms pritaikyti sistemą sau. Jei kažkas nori naudoti „My Tasks” kitaip nei kiti – ok. Jei dizaineris nori turėti savo asmeninį „Design Inspiration” projektą – puiku. Kol pagrindiniai komandos projektai yra tvarkomi vienodai, asmeninė erdvė gali būti laisva.

Kai viskas susitvarkė (arba kaip gyventi su sistema, kuri veikia)

Dabar, kai visa tai veikia, pastebėsite kelis dalykus. Pirma, meeting’ų sumažės. Rimtai. Kai visi žino, kas ką daro, kam priskirta, kas stringa – nereikia tų „sync-up” meeting’ų kas antrą dieną. Antra, žmonės stressuos mažiau. Kai žinai, kas tavo prioritetai ir matai visą kontekstą, darbas tampa aiškesnis.

Kūrybinės komandos dažnai bijo, kad per daug struktūros užmuš kūrybiškumą. Bet realybė yra priešinga – kai neturi stress’intis dėl to, ar nepamiršai kažko svarbaus, ar kas nors laukia tavęs feedback’o, gali sutelkti dėmesį į tai, kas iš tikrųjų svarbu – kūrybinį darbą.

Asana nėra stebuklingas sprendimas. Ji nepadarys blogos komandos gera ir neišspręs visų organizacinių problemų. Bet kai ji naudojama protingai, pritaikyta jūsų procesams ir komandos kultūrai – ji tampa ta neregima infrastruktūra, kuri leidžia kūrybai klestėti be chao.

Ir galiausiai, atminkite: sistema turi tarnauti jums, ne atvirkščiai. Jei kažkas neveikia – keiskite. Jei automatizacija erzina – išjunkite. Jei template’as per sudėtingas – supaprastinkite. Asana yra pakankamai lanksti, kad pritaikytumėte ją beveik bet kokiam workflow’ui. Tereikia laiko, eksperimentavimo ir noro rasti tai, kas veikia būtent jūsų komandai.

Kodėl verta kalbėti apie „Teams” integraciją šiandien

Prisimenu, kaip prieš kelerius metus daugelis IT specialistų skeptiškai žiūrėjo į „Microsoft Teams”. Dar vienas įrankis, dar viena platforma, kurią reikės prižiūrėti. Bet dabar situacija kardinaliai pasikeitė – „Teams” tapo centrine daugelio organizacijų komunikacijos ir bendradarbiavimo ašimi. O tai, kas iš tiesų daro šią platformą galingą, yra ne pats produktas, o jo integracijos galimybės.

Verslui integracijos reiškia ne tik patogumą. Tai efektyvumo šuolis, kai darbuotojai gali pasiekti visus reikalingus įrankius vienoje vietoje, nešvaistant laiko nuolatiniam persijungimui tarp skirtingų aplikacijų. Pagal „Microsoft” duomenis, vidutinis darbuotojas per dieną perjungia aplikacijas apie 10 kartų per valandą. Įsivaizduokite, kiek laiko ir dėmesio tai atima.

Kas iš tiesų yra „Teams” integracijos

Kalbant paprastai, „Teams” integracijos – tai būdas sujungti kitas programas ir paslaugas su „Teams” aplinka. Galite tai įsivaizduoti kaip centrą, į kurį suvedate visus savo darbo įrankius. Nereikia nuolat atsidaryti naujų langų ar prisiminti dešimties skirtingų slaptažodžių.

Integracijos gali būti labai įvairios. Vienos leidžia gauti pranešimus iš kitų sistemų tiesiai į „Teams” kanalus. Kitos suteikia galimybę valdyti išorinius įrankius neatsidarant jų. Dar kitos kuria visiškai naują funkcionalumą, sujungdamas kelių sistemų duomenis.

Praktiškai tai atrodo taip: jūsų projektų valdymo įrankis gali siųsti pranešimus apie užduočių pakeitimus tiesiai į atitinkamą komandos kanalą. CRM sistema gali leisti peržiūrėti kliento informaciją tiesiog per pokalbį su kolega. Arba analitikos įrankis gali rodyti realaus laiko duomenis specialiame skirtuke, nereikalaujant atidaryti jokių papildomų programų.

Standartinės integracijos, kurias turėtų žinoti kiekvienas

„Microsoft” ekosistema turi milžinišką pranašumą – natūralią integraciją su „Office 365″ produktais. „SharePoint”, „OneDrive”, „OneNote”, „Planner” – visa tai veikia su „Teams” iš dėžės. Bet tai tik pradžia.

„Power Platform” integracijos yra tas dalykas, kurio daugelis organizacijų nepakankamai išnaudoja. „Power Automate” leidžia kurti automatizuotus darbo srautus be programavimo. Pavyzdžiui, kai klientas užpildo formą jūsų svetainėje, automatiškai sukuriamas naujas kanalas „Teams”, pridedami atsakingi darbuotojai ir sukuriamos pradinės užduotys „Planner” lentoje.

„Power BI” integracijos suteikia galimybę matyti verslo analitikos duomenis tiesiogiai „Teams” aplinkoje. Vadovai gali stebėti pagrindinius rodiklius neatsidarydami atskiros aplikacijos. Tai ypač naudinga, kai reikia greitai priimti sprendimus pokalbio ar susirinkimo metu.

Trečiųjų šalių integracijos – čia prasideda tikrasis malonumas. „Teams” turi tūkstančius prieinamų integracijų su populiariausiomis verslo programomis. „Trello”, „Asana”, „Jira”, „Salesforce”, „HubSpot”, „GitHub”, „Zoom” – sąrašas beveik begalinis.

Iš praktikos galiu pasakyti, kad labiausiai vertinamos integracijos yra tos, kurios sumažina konteksto keitimo poreikį. Pavyzdžiui, programuotojams „GitHub” integracija leidžia gauti pranešimus apie kodo pakeitimus, peržiūrėti pull request ir net komentuoti juos tiesiogiai iš „Teams”. Nereikia nuolat tikrinti „GitHub” – visa informacija ateina pas juos.

Kaip sukurti savo integracijas

Kartais standartinės integracijos nepadengia specifinių verslo poreikių. Tada ateina laikas kurti savo sprendimus. Gera žinia – tai nėra taip sudėtinga, kaip gali atrodyti.

„Teams” botai yra vienas paprasčiausių būdų pradėti. Botas gali atsakyti į klausimus, teikti informaciją iš jūsų vidinių sistemų ar net vykdyti komandas. Pavyzdžiui, HR botas gali atsakyti į dažniausiai užduodamus klausimus apie atostogas, darbo laiką ar kitus su darbu susijusius dalykus.

Kūrimas nėra toks baisus, kaip skamba. „Microsoft Bot Framework” suteikia visus reikalingus įrankius. Jei turite bent bazinių programavimo žinių (C#, JavaScript, Python), galite sukurti paprastą botą per kelias valandas. Yra net „low-code” sprendimai, tokie kaip „Power Virtual Agents”, kurie leidžia kurti botus beveik be programavimo.

Webhooks ir API – šiek tiek sudėtingesnis, bet galingesnis būdas. Per „Teams” API galite programiškai kurti kanalus, siųsti pranešimus, valdyti narius ir daug daugiau. Tai ypač naudinga, kai norite integruoti „Teams” su savo sukurtomis sistemomis.

Praktinis pavyzdys: viena įmonė, su kuria dirbau, sukūrė automatinę sistemą, kuri stebi serverių būklę. Kai aptinkama problema, sistema automatiškai sukuria incidento kanalą „Teams”, prideda atsakingus inžinierius, įkelia diagnostikos informaciją ir net pradeda video skambutį, jei situacija kritinė. Viskas vyksta automatiškai, be žmogaus įsikišimo.

Adaptyvios kortelės – neįvertintas lobis

Adaptyvios kortelės („Adaptive Cards”) yra vienas iš tų dalykų, kurie atrodo paprasti, bet gali iš esmės pakeisti, kaip jūsų komanda dirba su informacija. Tai interaktyvūs pranešimai, kurie gali rodyti struktūrizuotą informaciją ir leisti vartotojams atlikti veiksmus tiesiogiai iš pranešimo.

Įsivaizduokite, kad gaunate pranešimą apie naują klientų užklausą. Vietoj paprasto teksto, matote kortelę su kliento vardu, kontaktais, užklausos aprašymu ir mygtukais „Priimti”, „Perduoti” ar „Reikia daugiau informacijos”. Vienas paspaudimas – ir veiksmas atliktas, nereikia niekur eiti.

Adaptyvių kortelių kūrimas nėra sudėtingas. Tai JSON formato failai, kuriuos galite kurti naudodami vizualų dizainerį „Microsoft” svetainėje. Galite įtraukti tekstą, vaizdus, įvesties laukus, mygtukus ir daug daugiau. Kai kortelė sukurta, ją galite siųsti per botą ar webhook.

Iš patirties galiu pasakyti, kad adaptyvios kortelės labiausiai efektyvios patvirtinimo procesuose. Atostogų prašymai, išlaidų ataskaitos, pirkimo užsakymai – visa tai gali būti tvarkoma per interaktyvias korteles, žymiai sumažinant laiką ir padidininant procesų skaidrumą.

Saugumo ir valdymo aspektai

Kalbant apie integracijų saugumą, reikia būti atidiems. Kiekviena integracija – tai potenciali saugumo spraga, jei ji netinkamai sukonfigūruota. IT administratoriai turėtų turėti aiškią strategiją, kaip integracijos yra tvirtinamos, diegiamos ir stebimos.

Leidimų valdymas yra kritinis. Ne kiekviena integracija turėtų turėti prieigą prie visų duomenų. „Microsoft 365″ administravimo centras leidžia tiksliai kontroliuoti, kokias teises turi kiekviena aplikacija. Rekomenduoju reguliariai peržiūrėti suteiktus leidimus ir šalinti nebereikalingas integracijas.

Duomenų klasifikavimas tampa dar svarbesnis, kai naudojate daug integracijų. Turėtumėte aiškiai apibrėžti, kokie duomenys gali būti dalijami su trečiųjų šalių aplikacijomis. Jautri informacija turėtų būti apsaugota naudojant „Information Protection” politikas.

Praktinis patarimas: sukurkite integracijos politiką savo organizacijoje. Apibrėžkite, kas gali diegti integracijas, kokios yra patvirtinimo procedūros ir kaip atliekamas saugumo vertinimas. Tai gali atrodyti kaip biurokratija, bet tikrovėje tai apsaugo nuo galvos skausmo ateityje.

Realūs panaudojimo scenarijai iš praktikos

Teorija yra gražu, bet praktika rodo tikrąją vertę. Leiskite pasidalinti keliais realiais pavyzdžiais, kaip organizacijos naudoja „Teams” integraciją.

Klientų aptarnavimo komanda vienoje įmonėje integruoja savo ticketing sistemą su „Teams”. Kai ateina nauja užklausa, automatiškai sukuriamas thread atitinkamame kanale. Komandos nariai gali diskutuoti sprendimą, o visa komunikacija automatiškai sinchronizuojama atgal į ticketing sistemą. Rezultatas? 40% greičiau išspręstos problemos ir žymiai geresnė komandos koordinacija.

Pardavimų skyrius kitoje organizacijoje naudoja „Salesforce” integraciją. Prieš susitikimą su klientu, pardavėjas gali greitai peržiūrėti kliento istoriją, sandorius ir paskutines sąveikas tiesiogiai iš „Teams”. Susitikimo metu užrašytos pastabos automatiškai išsaugomos CRM sistemoje. Tai sutaupo apie 30 minučių per dieną kiekvienam pardavėjui.

Projektų valdymo komanda naudoja „Jira” integraciją su „Teams”. Kiekvienas projektas turi savo kanalą, kuriame automatiškai rodomi sprint’o atnaujinimai, užduočių pakeitimai ir burndown grafikai. Komanda gali diskutuoti problemas ir net kurti naujas užduotis tiesiogiai iš pokalbio. Tai sumažino susirinkimų skaičių perpus.

Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti

Per metus matau tas pačias klaidas kartojančias skirtingose organizacijose. Gera žinia – jų galima išvengti.

Per daug integracijų – tai problema numeris vienas. Organizacijos pradeda entuziastingai diegti visas įmanomas integracijas, o rezultate darbuotojai paskęsta pranešimų sraute ir nebesupranta, kur ko ieškoti. Mano rekomendacija: pradėkite nuo 3-5 esminių integracijų, kurios sprendžia konkrečias problemas. Vėliau galite plėstis, bet atsargiai.

Nepakankamas darbuotojų mokymas – diegiate puikias integraciją, bet niekas ja nenaudoja, nes niekas nežino, kad ji egzistuoja ar kaip ja naudotis. Investuokite į mokymą. Sukurkite trumpus video vadovus, organizuokite demonstracijas, paskirite „čempionus”, kurie padėtų kitiems.

Neįvertintas našumo poveikis – kai kurios integracijos gali sulėtinti „Teams” veikimą, ypač jei jos nuolat sinchronizuoja didelius duomenų kiekius. Prieš diegdami integraciją produkcinėje aplinkoje, išbandykite ją su nedidele vartotojų grupe ir stebėkite našumą.

Ignoruojamas grįžtamasis ryšys – darbuotojai yra geriausi teisėjai, ar integracija veikia gerai. Reguliariai rinkite atsiliepimus ir būkite pasirengę koreguoti ar net atsisakyti integracijų, kurios neduoda vertės.

Kur link judame: ateities perspektyvos

„Microsoft” nuolat plečia „Teams” galimybes, ir integracijos tampa vis sudėtingesnės bei galingesnės. Dirbtinis intelektas jau dabar keičia žaidimo taisykles – „Microsoft 365 Copilot” integruojasi su „Teams” ir gali sumuoti susirinkimus, atsakyti į klausimus apie pokalbių istoriją ar net generuoti turinį realiuoju laiku.

„Teams” platformos evoliucija link „mesh” technologijos reiškia, kad ateityje integracijos apims ne tik duomenis ir procesus, bet ir virtualios bei papildytos realybės patirtis. Įsivaizduokite inžinierių komandą, kuri gali bendradarbiauti 3D modeliuose tiesiogiai „Teams” aplinkoje, integruojant CAD sistemas.

Mano nuomone, artimiausiais metais matysime didesnį dėmesį „low-code” ir „no-code” sprendimams. „Power Platform” integracija su „Teams” taps dar glaudesnė, leisdama verslo vartotojams kurti savo integraciją be IT skyriaus pagalbos. Tai demokratizuos technologijas, bet kartu kels naujų iššūkių IT valdymui ir saugumui.

Taip pat tikėtina, kad matysime daugiau pramonei specifinių integracijų. Sveikatos priežiūra, gamyba, švietimas – kiekviena sritis turi unikalių poreikių, ir „Teams” platforma tampa pakankamai brandi, kad juos patenkintų.

Integracijos galimybės – tai ne tik technologinė funkcija, bet strateginis verslo įrankis. Organizacijos, kurios supranta, kaip efektyviai sujungti savo sistemas per „Teams”, gauna konkurencinį pranašumą: greitesnius procesus, geresnę komunikaciją ir laimingesnius darbuotojus. Pradėkite nuo mažų žingsnių, mokykitės iš klaidų ir nebijokite eksperimentuoti. Technologijos jau čia – belieka jas išnaudoti.

Kodėl „Notion” tapo turinio kūrėjų šveicarišku peiliu

Prisimenu, kaip prieš kelerius metus bandžiau valdyti turinio kalendorių naudodamas Excel lentelę, Trello lentą, Google Docs dokumentus ir dar kokias tris skirtingas aplikacijas. Buvo tikras chaosas – viena informacija vienoje vietoje, kita kitoje, o kai reikėdavo greitai rasti, kada buvo publikuotas tas straipsnis apie API integraciją, prasidėdavo tikra detektyvinė istorija.

„Notion” atsirado kaip atsakas į šį chaosą. Tai ne tiesiog dar viena užrašų aplikacija – tai platforma, kuri leidžia sukurti visą turinio valdymo ekosistemą vienoje vietoje. Ir nors pradžioje gali atrodyti, kad tai dar vienas perdėtai išgarbintas įrankis, po kelių mėnesių intensyvaus naudojimo supratau, kodėl tiek daug turinio komandų perkėlė visą savo workflow būtent čia.

Kas „Notion” išskiria iš kitų panašių įrankių? Pirma, tai lankstumas – galite sukurti bet kokią struktūrą, kokia jums reikalinga, o ne prisitaikyti prie to, ką sugalvojo programuotojai. Antra, tai duomenų bazių funkcionalumas, kuris leidžia tą patį turinį žiūrėti skirtingais kampais – šiandien kaip kalendorių, rytoj kaip Kanban lentą, poryt kaip paprastą sąrašą.

Kaip sukurti efektyvią turinio duomenų bazę

Pirmasis žingsnis pradedant dirbti su „Notion” turinio valdymui – sukurti pagrindinę duomenų bazę. Ne paprastą puslapį su sąrašu, o būtent database, nes čia slypi visa magija.

Štai kaip aš rekomenduoju struktūrizuoti pagrindinę turinio DB:

Būtinos savybės (properties):

• Pavadinimas – akivaizdu, bet svarbu
• Statusas – Select tipo laukas su reikšmėmis: Idėja, Planuojama, Rašoma, Redaguojama, Paruošta, Publikuota
• Publikavimo data – Date tipo laukas
• Autorius – Person tipo, jei dirbate komandoje
• Kategorija/Tipas – Select arba Multi-select
• Tikslinė auditorija – Multi-select laukas
• Pagrindinės raktažodžiai – Multi-select arba Text

Papildomos naudingos savybės:

• Numatomas žodžių skaičius – Number tipo
• Prioritetas – Select su High/Medium/Low
• SEO score – Number arba Select
• Susijęs turinys – Relation į tą pačią DB
• Šaltiniai/Research – URL arba Relation į atskirą šaltinių DB

Čia svarbu nepersistengti. Mačiau komandų, kurios sukūrė po 30 skirtingų laukų, o paskui niekas jų nenaudojo, nes užpildymas užimdavo per daug laiko. Pradėkite su esminiais laukais ir pridėkite naujų tik tada, kai tikrai jaučiate poreikį.

Skirtingi vaizdai tam pačiam turiniui

Štai kur „Notion” tikrai spindi. Turite vieną duomenų bazę, bet galite ją žiūrėti daugybe būdų, priklausomai nuo to, ko jums reikia šiuo momentu.

Kalendoriaus vaizdas – idealus, kai planuojate publikacijas. Matote, ar turite tuščių savaičių, ar neperkrovėte vienos savaitės per daug turinio. Aš paprastai naudoju šį vaizdą pirmadienio rytais, kai planuoju savaitę.

Board (Kanban) vaizdas – puikus workflow valdymui. Sukuriate stulpelius pagal statusą ir tempiojate korteles iš vieno į kitą. Tai vizualiai labai aiški sistema, ypač kai dirbate su komanda ir norite greitai suprasti, kas kur stringa.

Table vaizdas – kai reikia pamatyti visą informaciją vienu metu arba masiškai redaguoti kelis įrašus. Pavyzdžiui, norite pakeisti kategoriją 10 straipsnių – table vaizde tai padarysite per minutę.

Gallery vaizdas – jei jūsų turinys turi vizualinę pusę (cover images), šis vaizdas leidžia greitai naršyti pagal paveikslėlius.

Timeline vaizdas – naujesnis papildymas, puikus ilgalaikiam planavimui. Matote, kaip jūsų turinio strategija išsidėsto per kelis mėnesius.

Praktiškas patarimas: sukurkite kelis filtruotus vaizus specifinėms užduotims. Pavyzdžiui, „Šios savaitės darbai” su filtru Status = Rašoma arba Redaguojama ir Data = This week. Arba „Blogas backlog” su filtru Status = Idėja ir Priority = High. Taip sutaupysite daug laiko, nes nereikės kaskart rankiniu būdu filtruoti.

Turinio kūrimo proceso automatizavimas su templates

Vienas dalykas, kuris tikrai pakelia produktyvumą – tai gerai sukurti template’ai. „Notion” leidžia sukurti šablonus, kurie automatiškai užpildomi kiekvieną kartą, kai kuriate naują turinio įrašą.

Štai kaip aš struktūrizuoju savo straipsnio template:

„`
📋 Brief
– Tikslas: [Ką skaitytojas turėtų išmokti?]
– Auditorija: [Kam skirta?]
– Tonas: [Techninis/Casual/Formalus]

🔍 Research
– [Šaltinių nuorodos]
– [Konkurentų analizė]
– [Statistika/Duomenys]

📝 Outline
1. [Įvadas]
2. [Pagrindinė dalis]
3. [Išvados]

✍️ Draft
[Čia rašomas tekstas]

✅ Pre-publish checklist
– [ ] Patikrinta gramatika
– [ ] Įterpti visi paveiksliukai
– [ ] Optimizuotos raktažodžiai
– [ ] Pridėti internal links
– [ ] Meta description parašyta
„`

Kai kuriate naują straipsnį, tiesiog pasirenkate šį template ir viskas jau struktūrizuota. Nereikia kaskart galvoti, ką turėtumėte įtraukti – viskas jau ten.

Dar vienas galingas dalykas – galite sukurti skirtingus template’us skirtingiems turinio tipams. Tutorial straipsniui reikia vienos struktūros, news straipsniui – kitos, case study – trečios. Kiekvienas gali turėti savo template su specifiniais laukais ir checklist’ais.

Komandinis darbas ir workflow valdymas

Jei dirbate ne vienas, „Notion” tampa dar galingesnis. Bet čia ir slypi pavojus – be aiškių taisyklių greitai vėl atsidursite chaose, tik dabar jau „Notion” viduje.

Aiškūs statusai ir kas už ką atsakingas – tai pirmasis dalykas, kurį turite sutarti su komanda. Kas reiškia „Redaguojama”? Ar tai reiškia, kad autorius dar redaguoja, ar kad jau perduota redaktoriui? Tokios smulkmenos gali sukelti daug painiavos.

Komentarų kultūra – „Notion” leidžia komentuoti bet kurią eilutę tekste. Tai puiku feedback’ui, bet svarbu susitarti, kaip naudojate komentarus. Ar resolved komentarai ištrinami, ar paliekami? Ar naudojate @mentions tik tada, kai tikrai reikia kažkieno dėmesio?

Permissions valdymas – ne viskas turi būti prieinama visiems. Galbūt turite juodraščių, kuriuos norite pasilikti privačius, kol jie nepasiruošę. Arba turite strateginį planavimą, kurį mato tik vadovai. „Notion” leidžia nustatyti skirtingus prieigos lygius skirtingiems puslapiams.

Praktinis patarimas iš asmeninės patirties: sukurkite „Komandos wiki” puslapį, kur aprašysite visus procesus, susitarimus, template’ų naudojimą. Kai ateina naujas žmogus, jis gali viską perskaityti ir suprasti, kaip čia viskas veikia. Be to, kai kyla nesusipratimų, galite tiesiog nurodyti į wiki – „žiūrėk, čia mes susitarėme kitaip”.

Integracija su kitais įrankiais

„Notion” yra galingas, bet jis nėra ir neturi būti vienintelis įrankis jūsų arsenal’e. Gera žinia – jis gana gerai integruojasi su kitais įrankiais.

Zapier/Make.com integracijos – galite automatizuoti daug dalykų. Pavyzdžiui, kai straipsnis pakeičia statusą į „Publikuota”, automatiškai sukuriamas task’as kitoje sistemoje arba išsiunčiamas pranešimas į Slack. Arba kai pridedamas naujas įrašas į RSS feed, automatiškai sukuriamas naujas įrašas „Notion” duomenų bazėje kaip idėja.

Embed funkcionalumas – galite įterpti Google Sheets, Figma dizainus, Miro lentas, YouTube video ir dar daugybę dalykų tiesiai į „Notion” puslapius. Tai reiškia, kad jūsų turinio planavimas gali būti tikrai visapusiškas – nuo teksto iki vizualinio turinio, viskas vienoje vietoje.

API naudojimas – jei turite techninių įgūdžių arba programuotoją komandoje, „Notion” API leidžia sukurti custom integracijų. Pavyzdžiui, galite sukurti scriptą, kuris automatiškai atnaujina SEO score pagal tam tikrus kriterijus, arba eksportuoja duomenis į analytics dashboard’ą.

Browser extensions – yra nemaža community sukurtų extension’ų, kurie išplečia „Notion” funkcionalumą. Pavyzdžiui, Web Clipper leidžia greitai išsaugoti bet kokį web turinį tiesiai į „Notion”, o Save to Notion button leidžia išsaugoti tweets, Reddit postus ir pan.

Vienas dalykas, kurį pastebėjau – nereikia stengtis viską sujungti iš karto. Pradėkite su pagrindine „Notion” setup’u, o integracijas pridėkite tik tada, kai jaučiate konkretų poreikį. Kitaip pralesite daugiau laiko konfigūruojant integracijų, nei dirbdami.

Turinio analizė ir reportingas

Vienas dalykas, kurio „Notion” nėra labai stiprus – tai sudėtinga analitika ir reportingas. Bet su kūrybiškumu galite sukurti gana naudingų insights.

Formula laukai – čia galite paskaičiuoti įvairius dalykus. Pavyzdžiui, kiek dienų praėjo nuo straipsnio sukūrimo iki publikavimo (tai rodo jūsų production speed). Arba galite apskaičiuoti, kiek straipsnių kiekvienas autorius publikavo per mėnesį.

Pavyzdys formulės, kuri skaičiuoja dienų skaičių nuo sukūrimo iki publikavimo:
„`
dateBetween(prop(„Publikavimo data”), prop(„Created time”), „days”)
„`

Rollup funkcija – jei turite susijusias duomenų bazes (pavyzdžiui, autorių DB ir straipsnių DB), galite „surinkti” duomenis. Pavyzdžiui, automatiškai skaičiuoti, kiek straipsnių kiekvienas autorius yra parašęs, arba kokia vidutinė jų straipsnių trukmė.

Dashboard’ai – sukurkite atskirą puslapį, kuriame embedded keletas skirtingų jūsų turinio DB vaizdų su specifiniais filtrais. Pavyzdžiui:

• Šio mėnesio publikacijos (table view)
• Artėjančios deadline’ai (board view, filtered by date)
• Top performing kategorijos (table view su rollup)
• Backlog idėjos pagal prioritetą (table view)

Taip viename puslapyje matote visą svarbiausią informaciją ir galite greitai priimti sprendimus.

Tiesa, jei jums reikia tikrai sudėtingos analitikos – pageviews, engagement metrics ir pan. – greičiausiai vis tiek turėsite naudoti Google Analytics ar panašius įrankius. Bet pagrindinę production analitikę tikrai galite daryti „Notion” viduje.

Klaidos, kurių geriau išvengti

Per kelerius metus naudojant „Notion” mačiau (ir pats padariau) nemažai klaidų. Štai keletas, kurių tikrai verta išvengti.

Over-engineering nuo pat pradžių – tai, ko minėjau anksčiau, bet verta pakartoti. Matau žmones, kurie praleidžia savaites kurdami „tobulą” sistemą su daugybe duomenų bazių, relation’ų, formula laukų… ir paskui niekada jos nenaudoja, nes per sudėtinga. Pradėkite paprastai, plėskite palaipsniui.

Neaiškūs naming conventions – kai turite 200 straipsnių duomenų bazėje, pavadinimai kaip „Naujas straipsnis 1”, „Test”, „Draft” tampa košmaru. Nuo pat pradžių susitarkite aiškias pavadinimų taisykles.

Ignoruojami archyvai – žmonės linkę tiesiog trinti senus įrašus arba palikti juos maišytis su aktyviais. Sukurkite archyvo sistemą – pavyzdžiui, atskirą status „Archived” arba net atskirą duomenų bazę senesniam turiniui. Taip pagrindinis workspace lieka švarus, bet istorija nedinsta.

Per daug nested pages – „Notion” leidžia kurti puslapius puslapiuose puslapiuose… bet kai turite 5 lygių gylį, niekas neberanda, kur kas yra. Stenkitės laikytis maksimaliai 2-3 lygių struktūros.

Nesinchronizuojantys statusai – kai turite keletą skirtingų vaizdų su skirtingais filtrais, lengva prarasti įrašus. Pavyzdžiui, pakeičiate statusą į „Archived”, bet jūsų pagrindiniame board view nėra tokio stulpelio – straipsnis tiesiog „dingsta”. Periodiškai peržiūrėkite visą DB be filtrų, kad įsitikintumėte, jog nieko nepraradote.

Kai „Notion” tampa jūsų turinio komandos centrine nervų sistema

Po kelių mėnesių naudojant „Notion” turinio valdymui, pastebėsite, kad jis tampa ne tik įrankiu, bet tikru jūsų workflow stuburu. Visos diskusijos vyksta čia, visi planai gyvena čia, visa istorija saugoma čia.

Ar tai reiškia, kad „Notion” yra tobulas? Tikrai ne. Jis gali būti lėtokas su dideliais puslapiais, offline režimas nėra idealus, o kai kurios funkcijos, kurios atrodo turėtų būti, tiesiog neegzistuoja. Bet bendras value proposition yra tikrai stiprus – lankstumas, kurio nėra kitose platformose, kartu su pakankamai galingu funkcionalumu rimtam darbui.

Svarbiausias dalykas, kurį išmokau – „Notion” yra toks geras, koks yra jūsų setup. Jei sukuriate chaotišką struktūrą, gausite chaotišką rezultatą. Bet jei skiriate laiko apgalvoti, kaip tiksliai norite dirbti, kokia informacija jums svarbi, kaip skirtingi žmonės komandoje naudos sistemą – tada „Notion” tampa tikrai galingų įrankiu.

Pradėkite paprastai. Galbūt su viena duomenų baze ir trimis vaizdais. Naudokite savaitę ar dvi. Pastebėkite, ko trūksta, kas erzina, kas būtų naudinga. Tada iteruokite. Pridėkite naują lauką, sukurkite template’ą, nustatykite integraciją. Po truputį jūsų sistema augs kartu su jūsų poreikiais, ir tai bus sistema, kuri tikrai veikia jums, o ne prieš jus.

Ir nepamirškite – jokia sistema neišgelbės jūsų, jei neturite ko pasakyti. „Notion” padės organizuoti, planuoti, valdyti, bet pats turinys, idėjos, kokybė – tai vis tiek jūsų rankose. Įrankis yra tik įrankis, nors ir labai geras.

Kai nori siųsti laiškus be galvos skausmo

Prisimenu, kaip prieš keletą metų kolega iš mažos dizaino studijos dejavo dėl savo e-pašto marketingo įrankio. „Jausmas, kad reikia IT diplomo, kad išsiųsčiau vieną biuletenį”, – sakė ji. Tada atradome Mad Mimi, ir viskas pasikeitė. Ši platforma kaip tik tam ir sukurta – kad žmonės, kurie nėra techniniai ekspertai, galėtų normaliai valdyti savo e-pašto kampanijas.

Mad Mimi nuo pat pradžių pozicionavo save kaip paprastą alternatyvą sudėtingiems sprendimams. 2008 metais įkurta platforma tapo populiari tarp mažų verslų, kūrybinių agentūrų ir laisvai samdomų specialistų. 2014-aisiais ją įsigijo GoDaddy, bet pagrindinis principas išliko tas pats – maksimalus paprastumas su minimaliu funkcionalumu, kuris iš tiesų reikalingas.

Sąsaja, kuri neslepia funkcijų už dešimties meniu

Pirmą kartą prisijungus prie Mad Mimi, akys nekrinta iš nuostabos – ir tai gerai. Nėra jokių blyksinčių animacijų, sudėtingų vizualizacijų ar šimto mygtukų, kurių paskirtis neaiški. Tiesiog švari, minimalistinė sąsaja su keliais pagrindiniais veiksmais: sukurti kampaniją, valdyti kontaktus, peržiūrėti statistiką.

Dashboard’as primena gerai sutvarkytą darbastalį – viskas savo vietoje, nieko nereikia ieškoti. Kairėje pusėje matai pagrindinį meniu su penkiais ar šešiais punktais, centre – tavo paskutinės kampanijos ir greiti veiksmai. Jokių pop-up langų, kurie klausia, ar nori pradėti guided tour, jokių patarimų, kurie uždengia pusę ekrano.

Kai kurių marketingo specialistų tai gali net šiek tiek nuvilia – kur tos sudėtingos automatizacijos, kur A/B testavimo funkcijos su dešimtimis parametrų? Bet štai čia ir yra Mad Mimi filosofija: jei tau reikia tokių dalykų, turbūt turi naudoti kitą įrankį. Ši platforma skirta tiems, kam reikia išsiųsti gražų laišką, pamatyti, kas jį atidarė, ir tiek.

Šablonų kūrimas be dizainerio pagalbos

Vienas iš stipriausių Mad Mimi punktų – šablonų redaktorius. Ne tas drag-and-drop tipo, kur tempi blokus ir tikies, kad jie nesuirs mobiliame telefone, o paprastas HTML redaktorius su vizualia peržiūra. Skamba bauginančiai? Nėra ko bijoti.

Platforma siūlo apie 80 paruoštų šablonų, kurie atrodo švariai ir profesionaliai. Gali rinktis iš biuletenių, akcijų pranešimų, kvietimų į renginius ar tiesiog paprastų tekstinių laiškų formatų. Kiekvienas šablonas yra responsive – automatiškai prisitaiko prie mobiliųjų ekranų.

Redagavimas vyksta trimis būdais. Pirmas – vizualinis, kur tiesiog spaudai ant teksto ar paveikslėlio ir keiti turinį. Antras – per struktūruotą formą, kur įvedinėji tekstą į laukelius. Trečias – tiesioginis HTML kodo redagavimas, jei moki ir nori daugiau kontrolės.

Praktinis patarimas: pradėk nuo paruošto šablono, net jei moki HTML. Mad Mimi šablonai jau optimizuoti įvairiems e-pašto klientams (Gmail, Outlook, Apple Mail), o tai – tikra košmariška užduotis, jei darai nuo nulio. Geriau pritaikyk esamą šabloną savo poreikiams, nei kovok su Outlook 2013 renderinimo keistenybėmis.

Kontaktų valdymas be komplikacijų

E-pašto marketingo širdis – kontaktų sąrašas. Mad Mimi čia irgi laikosi paprastumo linijos. Gali importuoti kontaktus iš CSV failo, rankiniu būdu įvesti arba naudoti integracijas su kitomis sistemomis.

Kontaktai organizuojami į sąrašus ir gali būti žymimi tag’ais. Pavyzdžiui, gali turėti sąrašą „Klientai” ir tag’us „Pirko 2023″, „Domisi paslaugomis”, „Dalyvavo webinare”. Tai leidžia segmentuoti auditoriją ir siųsti tikslingus laiškus.

Viena smagi funkcija – automatinis unsubscribe valdymas. Kai kas nors nori atsisakyti prenumeratos, Mad Mimi viską sutvarko pats. Žmogus pašalinamas iš sąrašo, ir tau nereikia jaudintis dėl GDPR ar CAN-SPAM įstatymų pažeidimų. Sistema taip pat automatiškai tvarko bounce’us – jei e-pašto adresas neegzistuoja ar dėžutė pilna, kontaktas pažymimas kaip neaktyvus.

Kiek tai kainuoja saugojimo prasme? Mad Mimi neriboja kontaktų skaičiaus pagal planą – moki už tai, kiek laiškų išsiunti per mėnesį. Tai gana neįprasta šiais laikais, kai dauguma platformų ima mokestį už kontaktų bazės dydį.

Kampanijų siuntimas ir planavimas

Sukūrei laišką, pasiruošei kontaktus – laikas siųsti. Mad Mimi siuntimo procesas toks paprastas, kad beveik nuobodus aprašyti. Pasirenki kampaniją, spaudai „Send”, pasirenki sąrašą ar segmentą, į kurį siųsi, ir arba siunti iš karto, arba suplanuoji laiką.

Planavimo funkcija veikia gerai, bet be jokių išmanuolių. Gali nustatyti datą ir laiką – ir tiek. Nėra laiko zonų optimizavimo, nėra „siųsti geriausiu laiku kiekvienam gavėjui” funkcijos. Nustato 10 val. ryto – visiems išeis 10 val. ryto pagal tavo laiko juostą.

Prieš siųsdamas, būtinai naudok test email funkciją. Išsiųsk laišką sau ir patikrins keliuose įrenginiuose. Ypač svarbu pažiūrėti mobiliajame telefone – statistika rodo, kad apie 60-70% žmonių e-paštus skaito telefone. Jei tavo laiške tekstas per smulkus arba mygtukai per maži paspausti pirštu, conversion bus prastas.

Dar vienas patarimas: stebėk siuntimo laiką. Mad Mimi neturi built-in send time optimization, tai reiškia, kad tau pačiam reikia eksperimentuoti. Dauguma tyrimų rodo, kad antradieniai ir ketvirtadieniai 10-11 val. ryto veikia gerai B2B segmentui, o savaitgaliai gali būti geresni B2C. Bet kiekviena auditorija skirtinga – testuok ir žiūrėk savo statistiką.

Statistika, kuri iš tiesų svarbi

Po kampanijos išsiuntimo ateina įdomiausia dalis – rezultatų analizė. Mad Mimi statistika nėra perkrauta metrikomis, kurias vis tiek niekas nesupranta. Gauni tai, ko reikia: open rate, click rate, unsubscribe rate, bounce rate.

Open rate rodo, kiek procentų gavėjų atidarė laišką. Vidutiniškai geras rodiklis yra 15-25%, bet priklauso nuo industrijos. Click rate – kiek žmonių paspaudė ant nuorodų laiške. Čia 2-5% jau neblogai. Unsubscribe rate turėtų būti žemiau 0.5%, jei didesnis – reikia pergalvoti savo turinį ar siuntimo dažnumą.

Mad Mimi taip pat rodo, kurie konkretūs žmonės atidarė laišką ir ant ko paspaudė. Tai naudinga, jei dirbi su mažesne, labiau personalizuota auditorija. Gali pamatyti, kad Jonas Jonaitis paspaudė ant nuorodos apie naują produktą – gal verta jam paskambinti?

Vienas trūkumas – nėra labai išplėstinės analitikos ar integracijos su Google Analytics. Jei nori giliai analizuoti, kaip e-pašto kampanijos veikia tavo website konversijas, turėsi naudoti UTM parametrus ir rankiniu būdu viską susieti. Bet vėlgi – Mad Mimi nėra skirta enterprise lygio analitikai.

Integracijos su kitais įrankiais

Nors Mad Mimi paprastas, tai nereiškia, kad jis dirba izoliacijoje. Yra nemažai integracijų su populiariais įrankiais, nors ne tiek daug kaip Mailchimp ar ActiveCampaign.

Per Zapier gali prijungti Mad Mimi prie šimtų kitų aplikacijų. Pavyzdžiui, kai kas nors užpildo formą tavo WordPress svetainėje, automatiškai pridedamas į Mad Mimi sąrašą. Arba kai gauni naują užsakymą Shopify, klientas automatiškai gauna welcome email seriją.

Tiesioginės integracijos egzistuoja su:
– WordPress (per plugin’ą)
– Shopify
– WooCommerce
– Eventbrite
– Facebook Lead Ads
– Gravity Forms

API dokumentacija gana paprasta, bet funkcionali. Jei esi developer’is arba dirbi su tokiu, gali sukurti custom integraciją su savo sistema. API leidžia valdyti kontaktus, siųsti kampanijas, gauti statistiką – visus pagrindinius veiksmus.

Vienas dalykas, kurio trūksta – native CRM integracijos. Jei naudoji Salesforce, HubSpot ar panašius įrankius, turėsi eiti per Zapier ar kurti custom sprendimą. Tai gali būti deal-breaker’is didesnėms organizacijoms.

Kainodara, kuri neišmuš iš vėžių

Mad Mimi kainodaros modelis gana skaidrus. Moki už išsiųstų laiškų kiekį per mėnesį, ne už kontaktų bazės dydį. Tai gali būti labai naudinga, jei turi didelę kontaktų bazę, bet siunti retai.

Yra nemokamas planas, kuris leidžia turėti iki 100 kontaktų ir siųsti iki 300 laiškų per mėnesį. Tai puiku testuoti platformą ar labai mažiems projektams.

Mokami planai prasideda nuo apie $10 per mėnesį už 500 laiškų. Kuo daugiau siunti, tuo mažesnė kaina už vieną laišką. 10,000 laiškų per mėnesį kainuoja apie $42, o 50,000 – apie $199.

Palyginti su konkurentais, tai gana konkurencinga kaina, ypač jei turi didelę kontaktų bazę. Mailchimp, pavyzdžiui, ima mokestį už kontaktų skaičių – 10,000 kontaktų kainuotų apie $100 per mėnesį net jei siunti tik kartą.

Bet svarbu suprasti: jei siunti dažnai (pvz., kasdien ar kas antrą dieną), Mad Mimi kaina gali greitai išaugti. Tuomet platformos, kurios ima mokestį už kontaktus, gali būti pigesnės.

Kam Mad Mimi tinka ir kam ne

Dirbau su įvairiomis e-pašto marketingo platformomis – nuo Mailchimp iki Klaviyo, nuo SendGrid iki ConvertKit. Kiekviena turi savo vietą ekosistemoje, ir Mad Mimi nėra išimtis.

Mad Mimi puikiai tinka:
– Mažiems verslams, kuriems reikia siųsti mėnesinius biuletenius ar akcijų pranešimus
– Laisvai samdomoms specialistams, kurie valdo klientų komunikaciją
– Kūrybinėms agentūroms, kurioms svarbesnis dizainas nei sudėtinga automatizacija
– Ne-profit organizacijoms su ribotu biudžetu
– Bet kam, kas vertina paprastumą labiau nei funkcionalumą

Mad Mimi netinka:
– E-commerce verslams, kuriems reikia sudėtingų automatizacijų (abandoned cart, product recommendations)
– Kompanijoms, kurioms reikia išplėstinės analitikos ir A/B testavimo
– Enterprise lygio organizacijoms su kompleksiniais workflow
– Tiems, kam reikia pažangių segmentavimo ir personalizavimo galimybių
– Jei planuoji siųsti labai dažnai (kasdien ar kelis kartus per dieną)

Vienas dalykas, kurį pastebėjau – Mad Mimi turi specifinį „vibe”. Jis jaučiasi kaip įrankis iš 2010-ųjų (gera prasme). Nėra to modernaus, bet kartais pernelyg sudėtingo UI, kurį turi naujesni įrankiai. Jei tau patinka vintage Apple estetika ir „it just works” filosofija, Mad Mimi patiks.

Alternatyvos, į kurias verta pažiūrėti

Būtų nesąžininga nerasti Mad Mimi konteksto tarp kitų sprendimų. Jei svarstai šią platformą, tikriausiai žiūri ir į kitus panašaus lygio įrankius.

**Mailchimp** – akivaizdžiausia alternatyva. Daugiau funkcijų, bet ir sudėtingesnis. Jei manai, kad gali išaugti ir tau prireiks pažangesnių galimybių, Mailchimp gali būti saugesnis pasirinkimas. Bet pasiruošk mokėti daugiau ir praleisti daugiau laiko mokantis.

**Sendinblue (dabar Brevo)** – puikus vidurio kelias tarp paprastumo ir funkcionalumo. Turi SMS marketingą, CRM funkcijas, ir kainodara pagrįsta siųstų laiškų skaičiumi, ne kontaktais. Jei Mad Mimi atrodo per paprastas, bet Mailchimp per sudėtingas, žiūrėk čia.

**ConvertKit** – sukurtas content creator’iams. Jei esi blogger’is, podcaster’is ar YouTuber’is, ConvertKit gali būti geresnis pasirinkimas. Stiprios automatizacijos, landing page’ai, subscriber management.

**ButtonDown** – dar paprastesnis nei Mad Mimi, fokusas į newsletter’ius. Jei tau reikia tik siųsti tekstinius laiškus be daug dizaino, tai minimalistinė alternatyva.

Tiesą sakant, pasirinkimas priklauso nuo to, kur esi dabar ir kur planuoji būti už metų. Jei esi vienas žmogus ar maža komanda, kuri siunčia kelis laiškus per mėnesį, Mad Mimi bus visiškai pakankamas. Jei planuoji augti į e-commerce imperiją su sudėtingomis automatizacijomis, gal geriau pradėti nuo platformos, į kurią neišaugsi per greitai.

Keletas patarimų efektyviam darbui

Jei nusprendei naudoti Mad Mimi, štai keletas praktinių patarimų, kuriuos išmokau per laiką:

**Sukurk šablonų biblioteką.** Net jei Mad Mimi paprastas, neverta kiekvieną kartą kurti laiško nuo nulio. Turėk 3-4 bazinių šablonų skirtingiems tikslams: biuleteniui, akcijų pranešimui, event kvietimui. Tai sutaupys daug laiko.

**Naudok aiškius subject lines.** Kadangi Mad Mimi neturi A/B testavimo, negali eksperimentuoti su keliais variantais vienu metu. Bet gali testuoti skirtingose kampanijose. Vedk Excel sheet’ą su subject line’ais ir jų open rates – greitai pamatysi, kas veikia tavo auditorijai.

**Segmentuok, segmentuok, segmentuok.** Net su paprastu įrankiu gali daryti segmentaciją. Geriau išsiųsti 3 tikslingus laiškus skirtingoms grupėms nei vieną generic laišką visiems. Open rates ir engagement bus daug geresni.

**Stebėk bounce rate.** Jei jis viršija 5%, turi problemų su kontaktų kokybe. Reguliariai valy sąrašą nuo neaktyvių ar neteisingų adresų. Tai pagerina deliverability ir sutaupo pinigų.

**Naudok plain text versijas.** Mad Mimi automatiškai sukuria plain text versiją tavo HTML laiško, bet verta ją peržiūrėti ir pakoreguoti. Kai kurie žmonės (ir spam filtrai) vertina plain text laiškus.

**Testuok mobiliuosiuose.** Jau minėjau, bet pakartosiu – dauguma žmonių skaito e-paštus telefone. Jei tavo laiške reikia zoom’inti ar horizontaliai scrollinti, pralaimėjai.

Kai paprastumo pakanka

Technologijų pasaulyje yra tendencija pridėti vis daugiau funkcijų, daryti viską sudėtingesnį, galingesnį. Kartais tai prasminga, bet dažnai tiesiog apsunkina gyvenimą. Mad Mimi primena, kad ne visada reikia šveicarišką peilį, kai užtenka paprasto peilio.

Ar Mad Mimi tobulas? Ne. Ar jam trūksta funkcijų, kurias turi konkurentai? Taip. Bet ar jis atlieka pagrindinę užduotį – leidžia paprastai ir efektyviai siųsti e-laiškus – taip, ir tai daro gerai.

Jei esi solopreneur’ius, kuris siunčia mėnesinį newsletter’į 500 žmonių, ar maža agentūra, kuri valdo kelių klientų komunikaciją, Mad Mimi bus puikus pasirinkimas. Sutaupysi pinigų, laiko ir nervų, kurių kitaip praleistum kovodamas su per sudėtinga platforma.

Bet jei tavo verslas auga, gali ateiti momentas, kai Mad Mimi paprastumo taps per daug. Ir tai normalu – įrankiai turi atitikti tavo poreikius, ne atvirkščiai. Svarbu žinoti, ko tau reikia dabar, ir pasirinkti atitinkamai. Kartais geriausias įrankis yra ne tas, kuris turi daugiausia funkcijų, o tas, kuris turi tik tas funkcijas, kurių tau reikia.

Kodėl personalizacija tapo ne prabanga, o būtinybė

Prisimenu laikus, kai į savo el. pašto dėžutę gavau laišką su kreipinių „Gerb. [VARDAS]” – sistema tiesiog neįkėlė mano vardo. Juokinga? Taip. Bet dar liūdniau, kad tokių laiškų vis dar pasitaiko. Šiandien personalizacija – tai ne tik teisingas vardo įterpimas. Tai visa filosofija, kaip bendrauti su žmonėmis, o ne su anonimine mase.

HubSpot šioje srityje išties padarė nemažai namų darbų. Platforma suteikia įrankių, kurie leidžia personalizuoti el. laiškus taip, kad gavėjas jaustųsi ne kaip dar vienas kontaktas jūsų duomenų bazėje, o kaip konkretus žmogus su konkrečiais poreikiais. Ir ne, tai nereikalauja programavimo žinių ar atskirų specialistų komandos.

Personalizacijos tokenai – jūsų geriausias draugas

Pirmasis dalykas, kurį reikia suprasti apie HubSpot personalizaciją – tai personalizacijos tokenai (personalization tokens). Skamba techniškai, bet iš tiesų tai paprasti kintamieji, kurie automatiškai užpildo informaciją iš kontakto įrašo.

Pavyzdžiui, užuot rašę „Sveiki”, galite įterpti {{ contact.firstname }} ir kiekvienas gavėjas matys savo vardą. Bet tai tik ledkalnio viršūnė. Galite naudoti:

• Įmonės pavadinimą – puikiai tinka B2B komunikacijai
• Pramonės šaką – kad galėtumėte pritaikyti turinį pagal sektorių
• Pareigybę – skirtingi pranešimai skirtingiems sprendimų priėmėjams
• Paskutinę pirkimo datą – idealus variantas follow-up laiškams
• Bet kokį custom property, kurį sukūrėte savo CRM sistemoje

Patarimas iš praktikos: visada nustatykite „default” reikšmes. Jei kontakto įraše trūksta vardo, užuot rodę tuščią vietą ar klaidą, sistema įterps jūsų nurodytą alternatyvą – pavyzdžiui, „Sveiki”. Tai daroma paprastai: {{ contact.firstname|default:"Sveiki" }}.

Sąlyginė logika – kai vienas laiškas netinka visiems

Čia prasideda tikroji magija. HubSpot leidžia naudoti „if/then” logiką tiesiog el. laiško redaktoriuje. Tai reiškia, kad viename laiške galite turėti skirtingą turinį skirtingoms auditorijoms.

Įsivaizduokite: siunčiate produkto atnaujinimo pranešimą. Bet jūsų klientai naudoja skirtingus planus – vieni nemokamą, kiti premium. Užuot siuntę du atskirus laiškus, galite sukurti vieną su sąlygine logika:


{% if contact.subscription_level == "Premium" %}
Džiaugiamės pranešti, kad jūsų Premium plane dabar galima...
{% elif contact.subscription_level == "Free" %}
Norite išbandyti šias naujas funkcijas? Pakeiskite planą į Premium...
{% else %}
Sužinokite apie mūsų naujausias funkcijas...
{% endif %}


Praktiškai tai veikia su bet kokiais duomenimis jūsų CRM sistemoje. Galite rodyti skirtingą turinį pagal:

• Lifecycle stage (ar tai prenumeratorius, lead’as, ar klientas)
• Geografinę vietą
• Ankstesnę sąveiką su jūsų turiniu
• Pirkimo istoriją
• Bet kokius kitus duomenis, kuriuos renkate

Vienas įspėjimas: nesusigundykite padaryti per daug sudėtingų konstrukcijų. Jei jūsų sąlyginė logika tampa tokia sudėtinga, kad patys negalite jos suprasti, greičiausiai geriau sukurti kelis atskirus laiškus.

Smart content – dinaminiai blokai jūsų laiškuose

Smart content funkcionalumas HubSpot platformoje – tai tarsi sąlyginė logika steroidais. Skirtumas tas, kad čia galite kurti ištisus turinio blokus, kurie automatiškai keičiasi pagal gavėjo charakteristikas.

Pavyzdžiui, jūsų el. laiške yra produktų rekomendacijų sekcija. Vietoj to, kad visiems rodytumėte tuos pačius produktus, galite sukurti kelis variantus:

• Naujiems kontaktams – populiariausi produktai pradedantiesiems
• Esamiems klientams – papildomi produktai, kurie dera su tuo, ką jau nusipirko
• Neaktyviems kontaktams – specialūs pasiūlymai, skatinantys grįžti

Kas puiku – šiuos blokus galite kurti vizualiniame redaktoriuje, be jokio kodavimo. Tiesiog pasirenkate kriterijus (šalis, įrenginio tipas, lifecycle stage, sąrašo narystė ir t.t.) ir sukuriate skirtingas versijas.

Realus pavyzdys iš praktikos: dirbu su e-commerce klientu, kuris pardavinėja visoje Europoje. Jų el. laiškuose produktų kainos automatiškai rodomos vietine valiuta, pristatymo laikai pritaikomi pagal šalį, o CTA mygtukai veda į lokalizuotus puslapius. Visa tai – viename laiške, be jokių rankinio darbo.

Segmentacija ir list’ų valdymas

Personalizacija prasideda ne nuo paties laiško, o nuo to, kam jį siunčiate. HubSpot segmentacijos galimybės leidžia sukurti itin tikslines auditorijas.

Active lists – tai dinaminiai sąrašai, kurie automatiškai atsinaujina pagal jūsų nustatytus kriterijus. Pavyzdžiui, galite sukurti sąrašą „Klientai, kurie pirko per pastaruosius 30 dienų, bet dar nepaliko atsiliepimo”. Kai tik kažkas atitinka šiuos kriterijus, jis automatiškai patenka į sąrašą. Kai palieka atsiliepimą – automatiškai išeina.

Static lists – tai fiksuoti sąrašai, kuriuos papildote rankiniu būdu arba importuojant. Naudinga specifinėms kampanijoms, pavyzdžiui, konferencijos dalyviams.

Mano patarimas: kurkite hierarchiją. Turėkite plačius segmentus (pvz., „Visi klientai”) ir smulkesnius subsegmentus (pvz., „Klientai, kurie perka kas mėnesį”, „Klientai, kurie neaktyvūs 90 dienų”). Tai leis greitai rasti reikiamą auditoriją bet kokiai kampanijai.

Workflow’ai ir automatinis personalizavimas

Čia HubSpot išties spindi. Workflow’ai leidžia sukurti automatines sekų grandines, kurios ne tik siunčia laiškus, bet ir keičia kontakto savybes, priskiria užduotis pardavimų komandai, net atlieka lead scoring.

Pavyzdys: naujas kontaktas užsiprenumeruoja jūsų naujienlaiškį. Automatiškai:

1. Jis gauna welcome laišką su personalizuotu turiniu pagal tai, kokį formą užpildė
2. Po 3 dienų – educational turinį, susijusį su jo industrija
3. Po savaitės – case study iš panašios įmonės
4. Jei atidaro visus laiškus ir paspaudžia bent vieną nuorodą – automatiškai priskiriamas pardavimų atstovui
5. Jei neatsidaro – pereina į re-engagement seką su kitokiu tonu ir turiniu

Kiekviename šių etapų laiškų turinys gali būti personalizuotas pagal tai, ką sistema žino apie kontaktą. Ir viskas vyksta automatiškai, 24/7.

Praktinis patarimas: pradėkite nuo paprastų workflow’ų. Daugelis žmonių sukuria per sudėtingas schemas, kurios tampa nevaldomos. Geriau turėti keletą paprastų, gerai veikiančių workflow’ų nei vieną milžinišką, kuriame patys pasikelysite.

A/B testavimas personalizuotame kontekste

HubSpot leidžia testuoti ne tik temas ar siuntėjo vardus, bet ir pačią personalizaciją. Galite sukurti variantus su skirtingu personalizacijos lygiu ir pamatyti, kas veikia geriau.

Įdomus atradimas iš praktikos: ne visada daugiau reiškia geriau. Kartais per daug personalizuotas laiškas gali atrodyti „creepy”. Testavau kampaniją, kur viename variante naudojome tik vardą, o kitame – vardą, įmonę, paskutinį apsilankymą svetainėje ir peržiūrėtus produktus. Antrasis variantas turėjo mažesnį open rate, nes žmonės jautėsi pernelyg sekami.

Aukso vidurys paprastai yra kažkur per vidurį: pakankamai personalizuotas, kad būtų aktualus, bet ne tiek, kad taptų baisu.

Testuokite:

• Skirtingus personalizacijos tokenų kiekius
• Formalų vs. neformalu toną su personalizacija
• Personalizuotas temas vs. bendras temas
• Skirtingus smart content variantus

Integracijos ir duomenų sinchronizacija

Personalizacija veikia tik tada, kai turite kokybišką duomenų bazę. HubSpot integruojasi su daugybe platformų – Salesforce, Shopify, WordPress, Zoom, ir šimtais kitų per Zapier ar native integracijas.

Kodėl tai svarbu personalizacijai? Nes kuo daugiau duomenų turite apie kontaktą vienoje vietoje, tuo tiksliau galite personalizuoti komunikaciją. Jei jūsų e-commerce duomenys sinchronizuoti su HubSpot, galite siųsti laiškus su konkrečiais produktais, kuriuos žmogus žiūrėjo bet nenusipirko. Jei integruotas CRM su pardavimų duomenimis – galite personalizuoti pagal sandorio stadiją.

Svarbu: reguliariai valykite duomenis. Neteisingi ar pasenę duomenys gali sugadinti net geriausiai suplanuotą personalizacijos strategiją. Niekas nenori gauti laiško su klaida varde ar netinkama informacija.

Kai personalizacija tampa strategija, o ne taktika

Baigiant šį straipsnį, norisi pabrėžti: HubSpot suteikia įrankius, bet jūs turite sukurti strategiją. Geriausi rezultatai ateina ne tada, kai naudojate visas įmanomas funkcijas, o tada, kai jas naudojate protingai.

Pradėkite nuo paprasto: teisingas vardas, aktuali tema, prasmingas turinys. Paskui pridėkite segmentaciją – skirtingi pranešimai skirtingoms grupėms. Tada eksperimentuokite su smart content ir sąlygine logika. Galiausiai automatizuokite viską su workflow’ais.

Stebėkite metrikus – ne tik open rates ir click rates, bet ir conversion rates, unsubscribe rates, spam complaints. Jei personalizacija nedidina engagement, kažkas negerai. Galbūt per daug personalizuojate, galbūt naudojate neteisingus duomenis, galbūt tiesiog jūsų turinys nėra aktualus.

Ir pats svarbiausias patarimas: niekada neužmirškite, kad kiekvienas el. laiškas turi padėti gavėjui, o ne tik jums. Personalizacija turėtų padaryti jūsų komunikaciją naudingesne, aktualesne, vertingesne – ne tik labiau „pardavinėjančią”. Kai tai suprasite ir įgyvendinsite, HubSpot personalizacijos galimybės taps jūsų stipriausia ginklu email marketinge.

Kodėl visi kalba apie automatizuotą klientų kelionės žemėlapį

Prisimenu, kaip prieš keletą metų sėdėjome su komanda ir braižėme klientų kelionės žemėlapius ant didelės lentos. Lipdukai, rodyklės, spalvoti markeriai – visa klasika. Užtrukdavo savaites, o kai tik baigdavome, situacija rinkoje jau būdavo pasikeitusi. Dabar žiūriu į tuos laikus su šypsena, nes technologijos pakeitė žaidimo taisykles.

„Autopilot” customer journey mapping – tai ne tik dar vienas madingos skambantis terminas. Tai realus būdas, kaip įmonės gali automatizuoti klientų elgsenos stebėjimą, analizę ir net reagavimą į jų veiksmus realiu laiku. Bet čia ne apie robotus, kurie perima visą darbą (nors kartais norėtųsi). Tai apie protingą technologijų panaudojimą, kad galėtume sutelkti dėmesį į tai, kas iš tiesų svarbu – klientų patirtį.

Kas iš tikrųjų vyksta po gaubtu

Automatizuotas klientų kelionės žemėlapiavimas veikia kaip išmanus asistentas, kuris niekada nemiega. Sistema renka duomenis iš įvairių šaltinių: svetainės analitikos, CRM, el. pašto kampanijų, socialinių tinklų, palaikymo sistemų – visur, kur klientas palieka savo skaitmeninį pėdsaką.

Bet štai kur prasideda įdomybės. Sistema ne tik renka duomenis – ji juos interpretuoja. Naudodama mašininio mokymosi algoritmus, ji atpažįsta šablonus, kuriuos žmogus galbūt pastebėtų tik po kelių mėnesių arba visai nepastebėtų. Pavyzdžiui, gali paaiškėti, kad klientai, kurie peržiūri tam tikrą produktų kombinaciją ketvirtadienio vakarais, turi 73% didesnę tikimybę pirkti per artimiausias 48 valandas.

Techninis aspektas čia tikrai svarbus. Daugelis sprendimų naudoja event-driven architektūrą, kur kiekvienas kliento veiksmas sukuria įvykį sistemoje. Šie įvykiai keliauja per duomenų srautus (data streams), kur jie analizuojami, kategorizuojami ir siejami su konkrečia klientų kelionės stadija.

Integracijos galvosūkis arba kaip sujungti nesujungiamą

Didžiausia problema, su kuria susiduria komandos, – tai ne pačios automatizavimo technologijos, o duomenų silosai. Turite puikią CRM sistemą, bet ji nekalba su jūsų marketing automation platforma. O ta nesinchronizuoja su customer support įrankiais. Skamba pažįstamai?

Modernus autopilot customer journey mapping sprendimas turi turėti tvirtus API ir integracijas su pagrindinėmis platformomis. Aš asmeniškai rekomenduoju pradėti nuo šių integracijų:

• Web analytics (Google Analytics, Mixpanel, Amplitude)
• CRM sistema (Salesforce, HubSpot, Pipedrive)
• Email marketing platformos (Mailchimp, SendGrid)
• Customer support (Zendesk, Intercom, Freshdesk)
• E-commerce platformos (Shopify, WooCommerce, Magento)

Bet čia slypi dar viena problema – duomenų kokybė. Galite turėti visas integracijas pasaulyje, bet jei jūsų duomenys yra šlamštas, rezultatas bus šlamštas. Tai vadinamasis „garbage in, garbage out” principas. Prieš įdiegdami automatizuotą sistemą, privalote susitvarkyti duomenų higienos klausimus.

Realus pavyzdys iš praktikos

Dirbau su viena e-commerce įmone, kuri pardavinėjo sporto įrangą. Jie turėjo problemą – didelis krepšelio atsisakymo rodiklis. Įdiegę automatizuotą journey mapping sistemą, per dvi savaites atradome įdomų dalyką. Klientai, kurie pridėdavo bėgimo batus į krepšelį, bet nepirkdavo, dažniausiai grįždavo į svetainę per 3-5 dienas ir ieškodavo sportinių kojinių.

Sistema automatiškai sukūrė segmentą ir pradėjo siųsti personalizuotus pasiūlymus su kojinėmis tiems, kurie paliko batus krepšelyje. Konversijos šoktelėjo 34%. Niekas rankiniu būdu tokio šablono nebūtų pastebėjęs.

AI ir mašininis mokymasis – ne tik buzzwords

Dirbtinis intelektas čia atlieka svarbų vaidmenį, bet ne taip, kaip daugelis įsivaizduoja. Tai ne kažkoks magiškas mygtukas „spustelėk ir viskas veiks”. AI sistemoms reikia laiko, duomenų ir nuolatinio tobulinimo.

Pagrindinės AI funkcijos automatizuotame journey mapping:

Predictive analytics – sistema mokosi iš istorinių duomenų ir prognozuoja, kokia tikimybė, kad klientas atliks tam tikrą veiksmą. Tai leidžia proaktyviai reaguoti, o ne tik stebėti, kas vyksta.

Anomalijų aptikimas – jei klientų elgsena staiga pasikeičia (pavyzdžiui, sumažėja engagement), sistema tai pastebi ir įspėja. Tai gali būti signalas apie techninę problemą, konkurentų veiklą ar kitus svarbius įvykius.

Natural Language Processing (NLP) – analizuoja klientų atsiliepimus, palaikymo pokalbius, socialinių tinklų komentarus ir ištraukia sentimentą bei pagrindinius insight’us. Nebereikia rankiniu būdu skaityti šimtų atsiliepimų.

Segmentavimas realiu laiku – užmirškit statinius segmentus, kuriuos atnaujinate kartą per ketvirtį. AI sistema nuolat perskaičiuoja segmentus pagal naujausius duomenis.

Privatumas ir etika – ne tik GDPR varnelė

Čia turime sustoti ir pasikalbėti apie dramblį kambaryje. Automatizuotas klientų stebėjimas ir analizė kelia rimtų privatumo klausimų. Ir ne, nepakanka tiesiog turėti cookie banner’į svetainėje.

Pirma, duomenų minimizacijos principas. Rinkite tik tai, ko tikrai reikia. Matau daug įmonių, kurios renka viską, ką gali, „nes gal kada nors pravers”. Tai ne tik neetiška, bet ir neefektyvu – daugiau duomenų nereiškia geresnių insight’ų.

Antra, skaidrumas. Klientai turi žinoti, kokie duomenys renkami ir kaip jie naudojami. Ir čia kalbu ne apie 50 puslapių privacy policy, kurią niekas neskaito. Reikia aiškaus, paprastai suprantamo komunikavimo.

Trečia, duomenų saugumas. Jei automatizuojate customer journey mapping, greičiausiai saugote nemažai jautrių duomenų. Enkriptas, prieigos kontrolė, reguliarūs security auditai – tai turi būti standartinė praktika, ne afterthought.

Praktiniai patarimai diegiant sistemą

Iš patirties galiu pasakyti, kad sėkmingam diegimui reikia ne tik technologijų, bet ir tinkamo požiūrio:

• Pradėkite mažai – nebandykite automatizuoti visos klientų kelionės iš karto. Pasirinkite vieną kritinį touchpoint’ą ir pradėkite nuo jo.
• Įtraukite visas komandas – marketing, sales, customer support, produkto komanda. Visi turi suprasti, kaip sistema veikia ir kaip ja naudotis.
• Nustatykite aiškias metrikos – kaip žinosite, ar sistema veikia? Apibrėžkite KPI dar prieš pradedant.
• Planuokite iteracijas – pirmoji versija nebus tobula. Ir tai gerai. Svarbu mokytis ir tobulinti.

Įrankiai ir platformos rinkoje

Rinka pilna įvairių sprendimų, nuo enterprise lygio platformų iki niche įrankių. Štai keletas, kuriuos verta pažinti:

Segment – puikus pasirinkimas, jei jums reikia centralizuotos duomenų infrastruktūros. Jie veikia kaip duomenų hub’as, kuris sujungia visus jūsų įrankius.

Amplitude – stiprus product analytics įrankis su gerais journey mapping funkcionalumais. Ypač tinka SaaS produktams.

Mixpanel – panašus į Amplitude, bet su šiek tiek kitokiu focus. Geras event tracking ir funnel analysis.

Adobe Experience Platform – enterprise lygio sprendimas su visomis galimomis funkcijomis. Bet pasiruoškite rimtai investicijai ir ilgam diegimo procesui.

Insider – orientuotas į e-commerce, su stipriu personalizavimo komponentu.

Bet štai ką turiu pasakyti – įrankis yra tik įrankis. Svarbu ne tai, kurį pasirinksite, o kaip jį naudosite. Mačiau įmones, kurios su paprastesniais įrankiais pasiekia geresnių rezultatų nei tos, kurios turi brangias enterprise platformas, bet nenaudoja nė pusės funkcionalumų.

Kur dažniausiai suklysta komandos

Per pastaruosius kelerius metus mačiau daug diegimų – sėkmingų ir ne itin. Štai dažniausios klaidos:

Over-automation – kai automatizuojate viską, prarandate žmogiškąjį elementą. Klientai jaučia, kai bendrauja su robotu. Reikia balanso.

Ignoravimas edge cases – sistema puikiai veikia 80% atvejų, bet tie 20% klientų, kurie elgiasi netipiškai, gauna blogą patirtį. Nepamirškite jų.

Set and forget mentalitetas – įdiegėte sistemą ir manote, kad darbas baigtas? Ne taip greitai. Reikia nuolatinio monitoringo ir optimizavimo.

Duomenų silosai išlieka – įdiegėte naują sistemą, bet senosios problemos išliko. Prieš automatizuodami, išspręskite pagrindines integracijos problemas.

Nėra aiškios strategijos – technologija be strategijos yra tik brangi žaislė. Žinokite, ko norite pasiekti.

Ateitis jau čia, bet ne visur vienodai

Žvelgiant į ateitį, matau keletą tendencijų, kurios formuos automatizuoto customer journey mapping raidą:

Real-time personalizacija tampa standartu. Nebepakanka segmentuoti klientus į grupes – reikia individualizuoto požiūrio realiu laiku. Technologijos jau leidžia tai daryti, klausimas tik, kaip greitai įmonės adaptuos.

Cross-channel orchestration tobulėja. Sistema ne tik stebi, kas vyksta skirtinguose kanaluose, bet ir koordinuoja komunikaciją tarp jų. Klientas pradeda kelionę mobilioje aplikacijoje, tęsia kompiuteryje, o užbaigia fizinėje parduotuvėje – ir visa tai sekama ir optimizuojama.

Voice ir IoT prideda naujų dimensijų. Klientų kelionė nebeprasideda svetainėje ar aplikacijoje. Ji gali prasidėti voice assistente arba išmaniame įrenginyje. Tai sukuria naujų iššūkių ir galimybių.

Etinis AI tampa svarbesnis. Klientai ir reguliatoriai vis daugiau dėmesio skiria tam, kaip AI sistemos priima sprendimus. Explainable AI ir fairness metrics taps būtinybe, ne pasirinkimu.

Bet štai kas įdomu – nors technologijos sparčiai tobulėja, pagrindiniai principai lieka tie patys. Klientai nori būti suprantami, vertinami ir aptarnaujami gerai. Autopilot customer journey mapping – tai tik įrankis, padedantis tai pasiekti efektyviau ir mastu.

Taigi, ar verta investuoti į automatizuotą klientų kelionės žemėlapiavimą? Jei jūsų įmonė turi pakankamai klientų, kad rankiniu būdu jų analizuoti būtų neįmanoma, jei norite priimti sprendimus remiantis duomenimis, o ne nuojauta, ir jei esate pasirengę investuoti ne tik į technologiją, bet ir į žmonių mokymą bei procesų tobulinimą – tada taip, verta. Bet pradėkite mažai, mokykitės greitai ir nebijokite klysti. Kaip ir su bet kuria technologija, sėkmė priklauso ne nuo to, ką turite, o nuo to, kaip tai naudojate.