Kas gi tas Pardot ir kodėl jis vis dar aktualus

Kai pradedi kalbėti apie B2B marketingo automatizavimą, neišvengiamai iškyla „Pardot” vardas. Ši Salesforce įsigyta platforma jau daugiau nei dešimtmetį tarp marketingo specialistų kelia tiek susižavėjimo, tiek kartais ir keiksmažodžių. Bet štai kas įdomu – nors rinkoje atsirado daugybė naujų žaidėjų, Pardot (dabar oficialiai vadinamas „Salesforce Marketing Cloud Account Engagement”) vis dar laiko savo pozicijas.

Pirmą kartą susidūrus su šia platforma, ji gali pasirodyti kaip dar vienas sudėtingas įrankis, kurio niekas iš tikrųjų nenori mokytis. Tačiau realybė yra tokia, kad jei jūsų organizacija jau naudoja Salesforce CRM, Pardot tampa natūraliu pasirinkimu. Integracijos lygis tarp šių dviejų sistemų yra tikrai įspūdingas – duomenys teka sklandžiai, o pardavimų komandos gali matyti kiekvieną potencialaus kliento veiksmą realiuoju laiku.

Bet nesukurkime iliuzijų – tai nėra pigus sprendimas. Baziniai planai prasideda nuo kelių tūkstančių per metus, o jei norite visų funkcijų, sąskaita gali greitai išaugti. Tad reikia gerai pagalvoti, ar jūsų organizacija tikrai pasiruošusi tokiai investicijai.

Lead scoring sistema, kuri iš tiesų veikia

Viena iš stipriausių Pardot pusių yra lead scoring funkcionalumas. Skirtingai nuo kai kurių konkurentų, kur šis funkcionalas atrodo kaip pridėtas paskutinę minutę, Pardot jį turi giliai integruotą į visą platformos logiką.

Pagrindinė idėja paprasta – kiekvienas potencialaus kliento veiksmas gauna tam tikrą balų skaičių. Atsisiuntė e-knygą? Plius 10 balų. Aplankė kainodaros puslapį? Plius 25 balai. Atidarė tris el. laiškus iš eilės? Dar keli taškai į krūvą. Tačiau čia prasideda įdomesnė dalis – galite nustatyti ir neigiamus taškus. Pavyzdžiui, jei kažkas neatidarė jūsų laiškų jau tris mėnesius, sistema automatiškai gali atimti balus.

Praktikoje tai atrodo taip: sukuriate balų skalę (pavyzdžiui, nuo 0 iki 100), nustatote slenkstį (tarkime, 50 balų), ir kai lead’as jį pasiekia, automatiškai perduodamas pardavimų komandai. Skamba paprasta, bet čia slypi ir pavojus – per daug sudėtinga scoring sistema gali virsti košmaru. Geriau pradėti nuo paprastos schemos ir ją tobulinti pagal realius duomenis.

Dar viena naudinga funkcija – grading sistema. Tai lyg lead scoring broliukas, kuris vertina ne elgesį, o tai, kaip gerai lead’as atitinka jūsų idealaus kliento profilį. Pavyzdžiui, jei jūsų tikslinė auditorija yra IT direktoriai iš įmonių, turinčių 100+ darbuotojų, sistema automatiškai suteiks aukštesnį grade’ą tokiems kontaktams.

Email marketing, kuris neužkliūva už spam filtrų

Pardot el. pašto funkcionalumas nėra pats gražiausias rinkoje – tiesą sakant, kai kurie drag-and-drop redaktoriai atrodo tarsi atkeliavę iš 2015-ųjų. Bet štai kas svarbu B2B kontekste – deliverability rodikliai paprastai būna tikrai geri.

Platforma turi įtaisytus mechanizmus, kurie padeda išvengti spam pinklių. Automatinis spam tikrinimas prieš siunčiant, galimybė lengvai pridėti unsubscribe nuorodas, DKIM ir SPF įrašų konfigūravimas – visa tai padeda užtikrinti, kad jūsų laiškai pasiektų gavėjų inbox’us, o ne spam aplankus.

Kalbant apie šablonų kūrimą, turite du pagrindinius pasirinkimus: naudoti Pardot vizualinį redaktorių arba rašyti HTML kodą rankomis. Jei turite frontend developerį komandoje, antrasis variantas dažnai būna geresnis – gausite tiksliai tai, ko norite, be jokių netikėtumų. Vizualinis redaktorius kartais turi savų nuomonių apie tai, kaip turėtų atrodyti jūsų dizainas.

Kas tikrai veikia gerai – tai A/B testavimas ir engagement studio. Pastarasis leidžia kurti sudėtingas automatizuotas kampanijas su sąlygomis, laukimo periodais ir skirtingais scenarijais priklausomai nuo vartotojo veiksmų. Pavyzdžiui, galite sukurti logiką: jei asmuo atidarė laišką, bet nepaspaudė nuorodos, po trijų dienų išsiųsti follow-up su kitu prieigos kampu. Jei ir tada nereaguoja – perkelti į kitą nurturing sekciją.

Landing page’ai ir formos be galvos skausmo

Čia Pardot tikrai pasistengė. Landing page’ų kūrimas yra gana intuityvus, o svarbiausia – viską galite daryti pačioje platformoje, be jokių trečiųjų šalių įrankių. Tai reiškia, kad visi duomenys, surinkti per šias formas, automatiškai patenka į jūsų Pardot ir Salesforce sistemas.

Formų funkcionalumas turi keletą tikrai naudingų dalykų. Pirma, progressive profiling – tai reiškia, kad galite rodyti skirtingus klausimus priklausomai nuo to, ką jau žinote apie kontaktą. Jei kažkas jau anksčiau užpildė jūsų formą ir nurodė įmonę bei poziciją, kitą kartą galite paklausti kažko kito. Taip formos lieka trumpos, bet informacijos renkate vis daugiau.

Antra, form handlers. Tai funkcija tiems, kurie nori naudoti savo custom formas, bet vis tiek norintiems, kad duomenys patektų į Pardot. Sukuriate form handler’į, gaunat URL, į kurį jūsų forma siunčia duomenis, ir voila – viskas veikia. Tik reikia įsitikinti, kad field mapping’as teisingas, nes kitaip galite gauti visokių keistų rezultatų.

Kalbant apie landing page’ų optimizavimą, Pardot turi įtaisytą A/B testavimo funkcionalumą. Galite testuoti skirtingus antraščių variantus, CTA mygtukų spalvas ar formų ilgį. Sistema automatiškai paskirsto srautą ir rodo, kuris variantas konvertuoja geriau.

Dinaminis turinys ir personalizacija

Jei norite, kad jūsų marketing’as atrodytų ne kaip masinis šaudymas į orą, o kaip tikslingas bendravimas su konkrečiais žmonėmis, dinaminis turinys yra būtinybė. Pardot čia siūlo gana galingus įrankius, nors kartais jų konfigūravimas gali pareikalauti šiek tiek kantrybės.

Pagrindinė idėja tokia: galite kurti turinį, kuris keičiasi priklausomai nuo to, kas jį mato. Pavyzdžiui, jei žinote, kad kontaktas dirba finansų sektoriuje, galite rodyti jam case study iš finansų srities. Jei tai IT specialistas – atitinkamai kitokį turinį.

Pardot leidžia kurti dynamic content variantus pagal įvairius kriterijus: industriją, įmonės dydį, geografinę vietą, elgesį svetainėje, lead score ir dar daugybę kitų parametrų. Galite tai naudoti el. laiškuose, landing page’uose, net formose.

Praktinis patarimas: nepersistenkite su personalizacija. Kartais matau kampanijas, kur kiekvienas sakinys bando būti „ultra-personalus”, ir rezultatas atrodo dirbtinai. Geriau personalizuoti kelis raktinius elementus – antraštę, pagrindinį CTA, galbūt vieną case study – nei bandyti pritaikyti absoliučiai viską.

Dar vienas naudingas dalykas – completion actions. Tai automatiniai veiksmai, kurie įvyksta, kai kažkas atlieka tam tikrą veiksmą. Užpildė formą? Automatiškai priskirkite tag’ą, pakeiskite lead score, išsiųskite notification pardavimų atstovui, pridėkite į automation programą. Galimybės beveik begalinės.

Reporting ir analytics, kurie iš tikrųjų naudingos

Viena iš sričių, kur Pardot tikrai stiprus, yra reporting’as. Bet čia reikia atskirti du dalykus: standartiniai reportai ir custom reportai per Salesforce.

Standartiniai Pardot reportai yra gana išsamūs. Galite matyti email performance (open rates, click rates, unsubscribes), landing page statistiką, form submissions, campaign ROI ir daug ko kito. Lifecycle reportai rodo, kaip lead’ai juda per jūsų sales funnel, o engagement history leidžia matyti visą konkretaus kontakto kelionę.

Tačiau tikroji galia atsiskleidžia, kai pradedi naudoti Salesforce reportus ir dashboards. Čia galite kurti tikrai sudėtingus reportus, kurie jungia Pardot duomenis su Salesforce opportunities, accounts ir kitais objektais. Pavyzdžiui, galite pamatyti, kiek marketing qualified leads’ų virto realiais deal’ais, koks buvo vidutinis konversijos laikas, ar kurios kampanijos generavo didžiausią revenue.

Vienas iš mano mėgstamiausių reportų – multi-touch attribution. Dažnai B2B pardavimo ciklas trunka mėnesius, ir klientas per tą laiką sąveikauja su daugybe jūsų marketing touch points. Šis reportas leidžia pamatyti, kurie iš jų turėjo didžiausią įtaką galutiniam sprendimui. Tai padeda suprasti, kur verta investuoti daugiau resursų.

Praktinis patarimas: sukurkite sau savaitinį dashboard’ą su svarbiausiais KPI. Neapkraukite jo šimtu metrikų – pasirinkite 5-7 svarbiausias ir stebėkite jas reguliariai. Mano sąraše paprastai būna: MQL skaičius, MQL-to-SQL conversion rate, email engagement metrics, website conversion rate ir pipeline contribution.

Integracijos ir API galimybės

Pardot nėra atskira sala – jis gali bendrauti su daugybe kitų įrankių. Natūrali integracija su Salesforce CRM yra akivaizdi, bet yra ir daugiau įdomių galimybių.

Webinar platformos kaip Zoom, GoToWebinar ar ON24 gali būti integruotos tiesiogiai. Tai reiškia, kad registracijos automatiškai patenka į Pardot, galite siųsti priminimus, o po webinaro – follow-up laiškus su įrašu. Visi dalyvavimo duomenys taip pat sinchronizuojami.

Social media integracijos leidžia track’inti, kaip jūsų turinys veikia socialiniuose tinkluose, ir net kurti social ads kampanijas tiesiogiai iš Pardot. Nors, tiesą sakant, jei rimtai užsiimat social advertising, greičiausiai norėsite naudoti specializuotus įrankius.

API yra gana galingas ir leidžia kurti custom integracijas su bet kuo. Jei turite savo produktą ar naudojate niche įrankius, kurie neturi ready-made integracijos, galite ją sukurti patys. Dokumentacija yra gana išsami, nors kartais gali būti šiek tiek pasenusi.

Vienas dalykas, kurį reikia žinoti – Pardot turi API call limitus. Priklausomai nuo jūsų plano, galite turėti 25,000 ar 100,000 call’ų per dieną. Jei kuriate intensyvią integraciją, šie limitai gali tapti problema. Tad planuokite iš anksto ir optimizuokite savo API naudojimą.

Ką reikia žinoti prieš pradedant

Dabar, kai jau apžvelgėme pagrindines funkcijas, pakalbėkime apie tai, ko dažnai nepasakoja pardavėjai demo metu.

Pirma – onboarding’as nėra greitas. Jei manote, kad per savaitę viską sukonfigūruosite ir pradėsite siųsti kampanijas, greičiausiai nusivilsite. Realistiškas timeline’as normaliam setup’ui yra 2-3 mėnesiai. Reikia sukonfigūruoti domenus, importuoti duomenis, sukurti scoring modelius, paruošti email šablonus, nustatyti automation rules – sąrašas ilgas.

Antra – jums reikės bent vieno žmogaus, kuris iš tikrųjų supranta, kaip platforma veikia. Pardot nėra „set and forget” įrankis. Jis reikalauja nuolatinio priežiūros, optimizavimo, monitoringo. Jei neturite tokio žmogaus komandoje, turėsite arba samdyti, arba naudoti konsultantus (kurie, beje, nėra pigūs).

Trečia – duomenų kokybė yra kritinė. Jei jūsų CRM pilnas dublikatų, neteisingų email’ų ir pasenusios informacijos, Pardot tik pablogins situaciją, nes automatizuos visą tą chaosą. Prieš pradėdami, padarykite data cleanup. Rimtai, tai svarbu.

Ketvirta – Salesforce ekosistema keičiasi greitai. Tai, kas veikė praėjusiais metais, gali būti deprecated dabar. Naujų funkcijų pridedama reguliariai (paprastai tris kartus per metus), bet kartais tai reiškia, kad turite perkonfigūruoti dalykus, kurie jau veikė. Būkite pasirengę nuolatiniam mokymuisi.

Kalbant apie kainą, bazinis planas (Growth) prasideda nuo ~$1,250 per mėnesį už 10,000 kontaktų. Plus variantas kainuoja ~$2,500, Advanced – ~$4,000, o Premium gali viršyti $15,000 per mėnesį. Prie to dar pridėkite Salesforce CRM licencijas, galbūt konsultantų paslaugas setup’ui, mokymus… Matote, kur link eina.

Bet štai kas įdomu – jei jūsų sales cycle’as ilgas ir deal’ų vertės didelės (kaip dažnai būna B2B), investicija gali greitai atsipirkti. Jei Pardot padeda jums uždaryt vieną ar du papildomus deal’us per metus, ROI jau teigiamas. Tad skaičiuokite pagal savo specifinę situaciją.

Ar tai tinkamas pasirinkimas jūsų organizacijai

Baigiant šį ekskursą po Pardot pasaulį, grįžkime prie pagrindinio klausimo – ar tai tinkamas įrankis jums?

Jei jau naudojate Salesforce CRM ir jūsų pardavimo procesas yra sudėtingas, su ilgu decision-making ciklu, Pardot greičiausiai bus geras pasirinkimas. Integracija su Salesforce tikrai yra jo stipriausia pusė, ir jei norite, kad marketing ir sales komandos dirbtų su tais pačiais duomenimis, sunkiai rasite geresnį variantą.

Jei esate mažesnė organizacija ar start-up’as, kuris dar tik pradeda su marketing automation, Pardot greičiausiai bus per daug. Yra paprastesnių ir pigesnių alternatyvų – HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp – kurios gali būti tinkamesnės jūsų poreikiams. Nepamirškite, kad įrankis turi tarnauti jums, o ne atvirkščiai.

Taip pat pagalvokite apie savo komandos technical skills. Jei turite žmonių, kurie nebijo pasikasti į nustatymus, supranta HTML pagrindus ir gali logiškai mąstyti apie automation flows, Pardot bus jų rankose galingas įrankis. Jei jūsų komanda labiau creative ir mažiau technical, gali būti sunku išnaudoti visą platformos potencialą.

Galiausiai, marketing automation – tai ne magic bullet. Pardot neišspręs jūsų problemų, jei neturite aiškios strategijos, kokybiško turinio ar supratimo apie savo tikslinę auditoriją. Įrankis gali padėti efektyviau vykdyti jūsų planą, bet pats planas turi būti geras. Per daug kartų mačiau organizacijas, kurios investavo tūkstančius į platformą, bet po metų vis dar siunčia tik mėnesinius newsletter’ius, nes niekas nežino, ką daryti toliau.

Tad prieš priimant sprendimą, atsakykite sau į keletą klausimų: Ar turime aiškią marketing strategiją? Ar turime žmonių, kurie valdys šią platformą? Ar mūsų sales procesas pakankamai sudėtingas, kad automation pridėtų vertės? Ar esame pasirengę ilgalaikei investicijai, ne tik pinigais, bet ir laiku?

Jei į daugumą šių klausimų atsakėte „taip”, Pardot gali būti tas įrankis, kuris pakels jūsų B2B marketing’ą į kitą lygį. Jei ne – galbūt verta dar palaukti ir subręsti kaip organizacija, arba ieškoti paprastesnių sprendimų. Ir tai visiškai normalu.

Kas yra Omnisend ir kam jis skirtas

Kai pradedi ieškoti marketingo automatizavimo įrankio savo e-komercijos verslui, greičiausiai susiduri su šimtais variantų. Vienas jų – Omnisend, platforma, kuri save pozicionuoja kaip omnichannel sprendimą būtent internetinėms parduotuvėms. Ne kažkokiam abstrakčiam verslui, o būtent el. prekybai.

Omnisend sukūrė lietuviai 2014 metais, nors dabar tai jau tarptautinė įmonė su biurais keliose šalyse. Platforma leidžia sujungti el. paštą, SMS, push pranešimus, „Facebook Messenger” ir kitus kanalus į vieną sistemą. Teoriškai skamba puikiai, bet kaip veikia praktikoje?

Pagrindinė Omnisend idėja – neberti visų klientų į vieną katilą ir nesiųsti visiems vienodų laiškų. Vietoj to, sistema leidžia kurti sudėtingas automatizacijas, kurios reaguoja į konkrečius vartotojo veiksmus. Apliko krepšelį? Gauna priminimą. Pirko produktą? Gauna papildomų rekomendacijų. Neatidarė penkių laiškų iš eilės? Sistema automatiškai pabando kitą kanalą.

Integracijos su e-komercijos platformomis

Čia Omnisend tikrai stengiasi. Platforma turi tiesioginę integraciją su visomis pagrindinėmis e-komercijos sistemomis: Shopify, WooCommerce, BigCommerce, Magento, PrestaShop ir kitomis. Tai ne kažkoks paprastas Zapier tiltelis – tai gilios integracijos, kurios sinchronizuoja produktų katalogus, užsakymus, klientų duomenis realiuoju laiku.

Pavyzdžiui, prijungus Shopify parduotuvę, Omnisend automatiškai importuoja visus produktus su nuotraukomis, kainomis, aprašymais. Galima tiesiog nutempti produktą į laišką ir jis atrodys taip, kaip atrodytų tavo svetainėje. Jokio rankinio HTML redagavimo, jokių sudėtingų nustatymų.

Kas dar įdomu – sistema seka, kuriuos produktus žmonės peržiūri, į ką spaudžia, ką deda į krepšelį. Vėliau šią informaciją galima naudoti segmentacijai ir personalizacijai. Tarkim, gali sukurti segmentą žmonių, kurie žiūrėjo bėgimo batus, bet nepirko, ir siųsti jiems tikslinę kampaniją su nuolaida būtent tam produktui.

Integracija su „Google Analytics” ir „Facebook Pixel” taip pat veikia sklandžiai. Galima stebėti, kiek pajamų sugeneravo konkretus laiškas ar SMS kampanija, koks ROI, conversion rate ir kiti metriką.

Automatizacijos galimybės ir workflow kūrimas

Čia prasideda tikrasis smagumas. Omnisend turi vizualų automatizacijų kūrimo įrankį, kuris veikia pagal „drag and drop” principą. Matai savo workflow kaip diagramą su šakomis, sąlygomis, laukimo periodais.

Sistema jau turi paruoštų šablonų populiariausiems scenarijams: welcome serija naujiem prenumeratoriams, apleisto krepšelio priminimas, post-purchase follow-up, win-back kampanijos neaktyviems klientams. Bet tikroji galia – galimybė kurti savo, kiek nori sudėtingas, automatizacijas.

Pavyzdžiui, galima sukurti tokį workflow: jei žmogus pridėjo produktą į krepšelį, bet nepirko per 2 valandas, siunčiamas priminimo laiškas. Jei neatidarė per 6 valandas – SMS. Jei vis tiek neatidarė – push pranešimas. Jei ir tada nieko – po 24 valandų laiškas su 10% nuolaidos kodu. Jei pirko – automatiškai pereina į post-purchase seriją.

Galima nustatyti sudėtingas sąlygas: jei užsakymo suma didesnė nei X, jei pirko konkretų produktą, jei priklauso tam tikram segmentui, jei atėjo iš tam tikros kampanijos. Sistema palaiko A/B testavimą tiesiog automatizacijų viduje – gali testuoti skirtingas laiškų versijas, skirtingus laukimo laikus, skirtingus kanalus.

Vienas dalykas, kuris kartais erzina – kai workflow tampa tikrai sudėtingas su daugybe šakų, vizualizacija tampa šiek tiek chaotiška. Reikia gerai planuoti struktūrą iš anksto, kitaip gali pasimesti savo paties sukurtame labirinte.

El. pašto ir SMS kampanijų kūrimas

Omnisend email editorius naudoja blokinį principą. Tempi blokus – tekstą, paveikslėlius, produktus, mygtukus – ir dėlioji kaip konstruktorių. Nereikia mokėti HTML, bet jei nori – gali redaguoti kodą tiesiogiai.

Produktų blokai yra tikrai patogūs. Gali įterpti vieną konkretų produktą arba dinaminį produktų bloką, kuris automatiškai rodys skirtingus produktus skirtingiems gavėjams pagal jų naršymo istoriją ar pirkimo elgesį. Tai vadinasi content personalization ir veikia stebėtinai gerai.

Responsive dizainas veikia automatiškai – laiškai prisitaiko prie mobilių ekranų be papildomų pastangų. Galima peržiūrėti, kaip atrodys skirtinguose įrenginiuose prieš siunčiant.

SMS funkcionalumas yra paprastesnis, bet efektyvus. Rašai trumpą žinutę, gali įterpti personalizacijos kintamuosius (vardą, produkto pavadinimą, nuolaidos kodą), nustatyti siuntimo laiką. Sistema automatiškai skaičiuoja, kiek simbolių telpa į vieną SMS ir kiek kainuos kampanija.

Vienas trūkumas – SMS kainuoja papildomai, ir Lietuvoje kainos nėra mažos. Bet tai bendras visų platformų bruožas, ne specifinė Omnisend problema.

Segmentacija ir personalizacija

Čia Omnisend tikrai stiprus. Sistema leidžia kurti segmentus pagal dešimtis kriterijų: demografinius duomenis, pirkimo istoriją, naršymo elgesį, el. pašto engagement (ar atidaro laiškus, ar spaudžia nuorodas), geografinę vietą, įrenginio tipą ir t.t.

Galima derinti kelis kriterijus su „ir/arba” logika. Pavyzdžiui: žmonės, kurie pirko per pastaruosius 30 dienų IR kurių užsakymo suma buvo didesnė nei 100 eurų IR kurie atidarė bent vieną laišką per paskutines 2 savaites. Arba: žmonės, kurie peržiūrėjo produktą X ARBA produktą Y, bet NEPIRKO per pastaruosius 7 dienas.

Segmentai gali būti statiniai arba dinaminiai. Statinis segmentas – tai vienkartinė atranka, kuri nebesikeis. Dinaminis – nuolat atsinaujinantis segmentas, kuris automatiškai prideda ar pašalina žmones pagal tai, ar jie atitinka kriterijus.

Personalizacija eina toliau nei tik „Labas, {vardas}”. Galima personalizuoti produktų rekomendacijas, turinį, net siuntimo laiką pagal tai, kada konkretus žmogus paprastai atidaro laiškus. Sistema mokosi iš duomenų ir optimizuoja siuntimus.

Viena įdomi funkcija – predictive analytics. Sistema bando prognozuoti, kurie klientai greičiausiai vėl pirks, kurie rizikuoja tapti neaktyvūs, koks gali būti lifetime value. Tai ne kažkokia magiška rutulė, bet statistiniai modeliai, kurie analizuoja istorinius duomenis.

Analitika ir ataskaitų sistema

Omnisend dashboard rodo pagrindinius metrikus: delivery rate, open rate, click rate, conversion rate, sugeneruotas pajamas. Bet įdomiau pasikasti giliau.

Kiekviena kampanija turi detalią ataskaitą: kiek žmonių gavo, kiek atidarė, į ką spaudė, kas pirko ir už kiek. Galima matyti, kurie produktai buvo populiariausi, koks vidutinis užsakymo dydis, net geografinę žemėlapį, kur yra tavo aktyviausi skaitytojai.

Automatizacijų ataskaitos rodo ne tik bendrą performance, bet ir kiekvieno workflow žingsnio efektyvumą. Matai, kur žmonės „iškrenta”, kurie šakojimai veikia geriau, kurios laiško versijos laimi A/B testuose.

Revenue attribution veikia neblogai – sistema bando atsekti, kuri kampanija ar automatizacija prisidėjo prie konkretaus pirkimo. Nors, kaip ir visur, attribution nėra tobulas – jei žmogus matė tavo reklamą „Facebook”, paskui gavo tavo laišką, paskui ieškojo „Google” ir tik tada pirko, kas nusipelnė kredito? Omnisend priskiria pajamas paskutiniam kontaktui, bet tai supaprastinimas.

Galima eksportuoti duomenis į CSV ir analizuoti Excel ar kitose sistemose. API taip pat leidžia traukti duomenis į savo analytics stack, jei turi tokį.

Kainodaros modelis ir planų palyginimas

Omnisend turi keturis planus: Free, Standard, Pro ir Enterprise. Nemokamas planas leidžia siųsti iki 500 el. laiškų per mėnesį iki 250 kontaktų. Tai tinka tik labai mažoms parduotuvėms ar testavimui.

Standard planas pradeda nuo 16 USD per mėnesį už 500 kontaktų ir leidžia siųsti iki 6,000 el. laiškų. Čia jau gauni visas pagrindines funkcijas: automatizacijas, segmentaciją, A/B testus, reportus. Bet SMS, push pranešimai ir kai kurios pažangesnės funkcijos dar neįjungtos.

Pro planas (59 USD per mėnesį už 2,500 kontaktų) atveria viską: SMS, push, „Facebook” ir „Google” customer match, advanced reporting, priority support. Tai optimalus variantas rimtesniam verslui.

Enterprise – individuali kainodara dideliems klientams su dideliais kontaktų sąrašais ir specifiniais poreikiais.

Svarbu suprasti, kad kaina auga pagal kontaktų skaičių, ne pagal siųstų laiškų kiekį (nors yra limitai). Jei turi 10,000 kontaktų, Pro planas kainuos apie 199 USD per mėnesį. Tai brangu, palyginus su kai kuriomis alternatyvomis, bet pigiau nei Klaviyo ar panašios high-end platformos.

SMS kainuojama atskirai pagal išsiųstų žinučių kiekį. Lietuvoje viena SMS kainuoja apie 0.04-0.05 EUR, priklausomai nuo operatoriaus. Tai prideda nemažai prie mėnesinių išlaidų, jei aktyviai naudoji SMS kanalą.

Ką verta žinoti prieš pradedant

Omnisend nėra plug-and-play sprendimas, kuris automatiškai padarys stebuklus. Reikia laiko setup’ui, strategijos, testams. Pirmą mėnesį greičiausiai praleisi daugiau laiko mokydamasis ir konfigūruodamas nei matydamas rezultatus.

Pradėk nuo paprastų dalykų. Nesikurk iš karto super sudėtingų automatizacijų su dešimtimis šakų. Pradėk nuo welcome serijos ir apleisto krepšelio priminimo – tai duoda greitą ROI ir leidžia susipažinti su sistema. Paskui pamažu pridėk post-purchase follow-up, browse abandonment, win-back kampanijas.

Segmentacija yra raktas į efektyvumą. Nesiųsk visiems visko. Geriau siųsti 5 tikslingus laiškus 5 skirtingoms grupėms nei vieną bendrą laišką visiems. Engagement bus daug didesnis, unsubscribe rate – mažesnis.

A/B testai nėra tik dideliems žaidėjams. Net jei turi nedidelį sąrašą, testuok subject lines, siuntimo laikus, CTA mygtukų tekstus. Omnisend leidžia testuoti lengvai, tai pasinaudok.

Atkreipk dėmesį į deliverability. Jei tavo open rate staiga krenta arba pastebėjai, kad daug laiškų patenka į spam, reikia veikti. Omnisend turi deliverability monitoring įrankius, bet pats turi prižiūrėti sąrašo higieną – reguliariai valyti neaktyvius kontaktus, naudoti double opt-in, vengti spam trigger žodžių.

SMS kanalas veikia gerai, bet naudok jį protingai. Žmonės toleruoja daug daugiau el. laiškų nei SMS žinučių. Siųsk SMS tik svarbiausiems pranešimams: apleistas krepšelis su aukšta verte, flash sale, užsakymo statusas. Jei bombarduosi SMS’ais, žmonės greitai atsisakys.

Omnisend support komanda yra responsive, bet laiko zonų skirtumas kartais jaučiasi. Jei dirbi Lietuvoje ir kyla problema vakare, greičiausiai atsakymo sulauksi tik kitą dieną. Dokumentacija yra gera, bet kartais trūksta advanced use case pavyzdžių.

Integracija su kitomis sistemomis per Zapier ar API veikia, bet reikia techninių žinių. Jei nori sujungti Omnisend su CRM, ERP ar custom sistemomis, greičiausiai reikės developero pagalbos.

Ir paskutinis dalykas – GDPR compliance. Omnisend yra GDPR compliant platforma, bet tai nereiškia, kad tu automatiškai compliant. Turi turėti tinkamus consent mechanizmus, privacy policy, galimybę žmonėms lengvai atsisakyti ar ištrinti savo duomenis. Omnisend suteikia įrankius tam, bet strategija ir implementacija – tavo atsakomybė.

Ar verta investuoti į omnichannel požiūrį

Grįžtant prie pagrindinio klausimo – ar Omnisend verta dėmesio? Jei turi e-komercijos verslą, kuris generuoja bent keletą tūkstančių per mėnesį, ir nori rimtai užsiimti marketingo automatizavimu, atsakymas greičiausiai taip.

Platforma nėra tobula. Ji brangesnė už basic sprendimus kaip Mailchimp ar Sendinblue, turi mokymosi kreivę, kartais pasitaiko smulkių bugų. Bet funkcionalumas, integracijos su e-komercijos platformomis ir omnichannel galimybės tikrai stiprūs.

Svarbiausia suprasti, kad įrankis pats nieko nepadarys. Omnisend suteikia galimybes, bet strategiją, turinį, testus turi kurti pats. Jei neturi laiko ar žinių, verta pasamdyti specialistą ar agentūrą, kuri padėtų setup’e ir optimizacijoje. Investicija į tinkamą setup’ą atsipirks greičiau nei bandymas viską išmokti pačiam per trial and error.

Omnichannel požiūris – ne tik buzzword. Kai klientas gauna nuoseklią patirtį per el. paštą, SMS, push pranešimus, jis jaučia, kad prekės ženklas jį „supranta” ir komunikuoja relevantiškai. Tai didina lojalumą ir lifetime value. Bet pradėk paprastai – vienas kanalas gerai, geriau nei trys kanalai prastai.

Kodėl verta susipažinti su Mailgun

Kai pradedi kurti aplikaciją, kuri turi siųsti el. laiškus, greitai supranti, kad pats SMTP serveris – tai ne visada geriausias sprendimas. Serverio konfigūracija, IP reputacija, pristatymo statistika, spam filtrai – visa tai tampa tikra galvos skausmo priežastimi. Čia ir ateina į pagalbą tokie sprendimai kaip Mailgun.

Mailgun – tai transakcinio el. pašto API paslauga, kurią sukūrė Rackspace komanda, o vėliau įsigijo Pathwire. Jie specializuojasi būtent programinių laiškų siuntimui: patvirtinimo emailai, slaptažodžių keitimas, pranešimai, sąskaitos faktūros ir panašūs dalykai. Ne naujienlaiškiai ar marketingas (nors techniškai ir tai galima), bet būtent tie laiškai, kurie yra kritiniai tavo aplikacijos veikimui.

Kas man asmeniškai patinka Mailgun – jie turi nemokamą planą su 5000 laiškų per mėnesį pirmus tris mėnesius, o po to – 100 laiškų per dieną nemokamai. Vystant naują projektą tai puiki galimybė išbandyti visas funkcijas be jokių investicijų.

Paskyros sukūrimas ir pirmieji žingsniai

Registracija Mailgun platformoje yra ganėtinai paprasta, bet yra keletas niuansų, į kuriuos verta atkreipti dėmesį. Pirma, tau reikės patvirtinti savo telefono numerį – tai apsaugos mechanizmas nuo šlamšto siuntėjų. Antra, iškart po registracijos gausi sandbox domeną testavimui.

Sandbox domenas atrodo kažkaip taip: sandboxXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.mailgun.org. Juo gali siųsti laiškus tik į iš anksto patvirtintus el. pašto adresus. Tai puiku testavimui, bet produkcijai tikrai norėsi naudoti savo domeną.

Savo domeno pridėjimas reikalauja DNS įrašų konfigūravimo. Mailgun dashboard’e rasi visus reikalingus TXT, MX ir CNAME įrašus. Štai ką reikės pridėti:

• TXT įrašą SPF autentifikacijai
• TXT įrašą DKIM pasirašymui
• CNAME įrašą tracking funkcionalumui
• MX įrašus, jei nori gauti atsakymus į tą patį domeną

DNS propagacija gali užtrukti nuo kelių minučių iki 48 valandų, nors praktikoje paprastai viskas veikia per valandą ar dvi. Mailgun dashboard’e matysi verifikacijos statusą – kai viskas žalia, gali pradėti siųsti.

API raktas ir autentifikacija

Mailgun naudoja paprastą API key autentifikaciją. Rasi savo raktą Settings → API Keys sekcijoje. Yra du tipai raktų: Private API key ir Public validation key. Mums reikės Private rakto – jis suteikia pilną prieigą prie API.

Svarbu: niekada neįtraukite API rakto į viešą repository. Naudokite aplinkos kintamuosius arba secrets management sistemas. Jei atsitiktinai commitinai raktą į Git – nedelsiant jį pakeiskite Mailgun dashboard’e.

API raktas naudojamas kaip Basic Auth kredencialai, kur username visada yra api, o password – tavo API raktas. Daugelis HTTP bibliotekų tai palaiko natūraliai:

curl -s --user 'api:YOUR_API_KEY' \
https://api.mailgun.net/v3/YOUR_DOMAIN/messages \
-F from='[email protected]' \
-F to='[email protected]' \
-F subject='Hello' \
-F text='Testing some Mailgun awesomeness!'

Mailgun turi kelis API regionus: US (api.mailgun.net) ir EU (api.eu.mailgun.net). Jei tavo duomenys turi būti saugomi Europoje dėl GDPR ar kitų priežasčių, būtinai pasirink EU regioną registracijos metu.

Paprasto laiško siuntimas su Python

Python ekosistemoje Mailgun turi oficialią biblioteką, bet atvirai pasakius, ji nėra būtina. Galima puikiai verstis su requests biblioteka. Štai paprasčiausias pavyzdys:

import requests

def send_simple_message():
return requests.post(
"https://api.mailgun.net/v3/YOUR_DOMAIN/messages",
auth=("api", "YOUR_API_KEY"),
data={
"from": "Excited User ",
"to": ["[email protected]"],
"subject": "Hello",
"text": "Testing some Mailgun awesomeness!"
}
)

Kas man patinka šiame API – jis grąžina aiškius atsakymus. Sėkmės atveju gausi 200 statusą ir message ID, kurį galėsi naudoti tracking’ui. Klaidos atveju – aiškų pranešimą, kas negerai.

HTML laiškų siuntimas taip pat paprastas – tiesiog pridedi html parametrą šalia text. Rekomenduoju visada siųsti abi versijas: HTML vizualiai gražesnei versijai ir text kaip fallback senesnėms pašto programoms ar naudotojams, kurie išjungė HTML.

data={
"from": "Your App ",
"to": "[email protected]",
"subject": "Welcome to our service!",
"text": "Welcome! Thanks for signing up.",
"html": "

Welcome!

Thanks for signing up.

"
}

Node.js integracija ir praktiniai patarimai

JavaScript/Node.js pasaulyje situacija panaši. Yra oficiali mailgun-js biblioteka, bet ji šiek tiek pasenusi. Naujesnis variantas – mailgun.js, kuris palaiko modernų sintaksę ir promises.

const formData = require('form-data');
const Mailgun = require('mailgun.js');
const mailgun = new Mailgun(formData);

const mg = mailgun.client({
username: 'api',
key: process.env.MAILGUN_API_KEY,
url: 'https://api.mailgun.net' // arba api.eu.mailgun.net
});

mg.messages.create('YOUR_DOMAIN', {
from: "Excited User ",
to: ["[email protected]"],
subject: "Hello",
text: "Testing some Mailgun awesomeness!",
html: "

Testing some Mailgun awesomeness!

"
})
.then(msg => console.log(msg))
.catch(err => console.error(err));

Vienas dalykas, kurį pastebėjau praktikoje – verta implementuoti retry logiką. Kartais API gali grąžinti laikinų klaidų (500, 503), ir paprastas retry po kelių sekundžių paprastai išsprendžia problemą. Bet būk atsargus su rate limiting – Mailgun turi limitus pagal tavo planą.

Dar vienas patarimas: naudok template kintamuosius. Mailgun palaiko Handlebars sintaksę template’uose:

html: "

Hello {{name}}!

Your order #{{order_id}} has been confirmed.

",
"v:name": "John",
"v:order_id": "12345"

Bet atvirai, aš dažniau naudoju savo template sistemą (Jinja2 Python’e ar EJS Node’e) prieš siųsdamas į Mailgun. Tai suteikia daugiau kontrolės ir leidžia testuoti template’us lokaliai.

Priedai, inline paveikslėliai ir kiti triukai

Failų pridėjimas prie laiškų Mailgun’e yra intuityvus. Naudoji attachment parametrą ir perduodi failą. Python pavyzdys:

with open("document.pdf", "rb") as f:
requests.post(
"https://api.mailgun.net/v3/YOUR_DOMAIN/messages",
auth=("api", "YOUR_API_KEY"),
files=[("attachment", ("document.pdf", f.read(), "application/pdf"))],
data={
"from": "[email protected]",
"to": "[email protected]",
"subject": "Your document",
"text": "Please find attached document."
}
)

Inline paveikslėliai (tie, kurie rodomi tiesiog laiške, ne kaip priedai) reikalauja inline parametro ir CID (Content-ID) nuorodos HTML’e:

files=[("inline", ("logo.png", logo_data, "image/png"))],
data={
"html": ''
}

Bet čia yra niuansas – ne visos pašto programos vienodai gerai palaiko inline paveikslėlius. Gmail dažnai juos blokuoja pagal nutylėjimą. Todėl produkcinėms aplikacijoms rekomenduoju:

• Hostuoti paveikslėlius CDN’e ir naudoti absoliučias nuorodas
• Naudoti inline tik logotipams ar kritiniams elementams
• Testuoti su skirtingomis pašto programomis (Gmail, Outlook, Apple Mail)

Webhook’ai ir event tracking

Viena galingiausių Mailgun funkcijų – webhook’ai. Jie leidžia gauti real-time pranešimus apie tai, kas vyksta su tavo laiškais: ar jie pristatyti, atidaryti, ar gavėjas paspaudė nuorodą, ar laiškas atmetamas.

Webhook’ų konfigūracija vyksta per dashboard: Settings → Webhooks. Gali pasirinkti, kokius event’us nori gauti:

• delivered – laiškas sėkmingai pristatytas
• opened – gavėjas atidarė laišką (reikalauja tracking)
• clicked – paspaudė nuorodą laiške
• bounced – laiškas atmestas (hard bounce)
• complained – pažymėtas kaip spam
• unsubscribed – gavėjas atsisakė prenumeratos

Webhook endpoint’as tavo pusėje gali atrodyti taip (Flask pavyzdys):

from flask import Flask, request
import hmac
import hashlib

app = Flask(__name__)

@app.route('/webhooks/mailgun', methods=['POST'])
def mailgun_webhook():
# Verifikuojame, kad request tikrai iš Mailgun
token = request.form.get('token')
timestamp = request.form.get('timestamp')
signature = request.form.get('signature')

signing_key = 'YOUR_WEBHOOK_SIGNING_KEY'
hmac_digest = hmac.new(
key=signing_key.encode(),
msg=f'{timestamp}{token}'.encode(),
digestmod=hashlib.sha256
).hexdigest()

if hmac_digest != signature:
return 'Invalid signature', 403

event = request.form.get('event')
recipient = request.form.get('recipient')

# Čia tavo logika: atnaujink duombazę, siųsk analytics, etc.
print(f"Event: {event} for {recipient}")

return 'OK', 200

Signature verifikacija yra kritinė – be jos bet kas galėtų siųsti fake webhook’us į tavo sistemą. Mailgun signing key rasi dashboard’e šalia webhook nustatymų.

Praktinis patarimas: webhook’ai turėtų būti asinchroniniai. Jei webhook handler’is daro sunkias operacijas (duombazės update’ai, išoriniai API call’ai), geriau juos įdėti į queue (Celery, RabbitMQ, Redis Queue) ir grąžinti atsakymą Mailgun kuo greičiau. Jei Mailgun negauna atsakymo per kelias sekundes, jis bandys siųsti webhook dar kartą.

Batch siuntimas ir optimizacija

Kai reikia išsiųsti daug laiškų (pavyzdžiui, pranešimus visiems naudotojams), yra keletas strategijų. Pats paprasčiausias būdas – loop’as su individualiais API call’ais. Bet tai neefektyvu ir lėta.

Mailgun palaiko recipient variables funkcionalumą, leidžiantį siųsti personalizuotus laiškus vienoje užklausoje:

mg.messages.create('YOUR_DOMAIN', {
from: "[email protected]",
to: ["[email protected]", "[email protected]", "[email protected]"],
subject: "Hello %recipient.name%",
text: "Hi %recipient.name%, your balance is %recipient.balance%",
"recipient-variables": JSON.stringify({
"[email protected]": {"name": "John", "balance": "$100"},
"[email protected]": {"name": "Jane", "balance": "$250"},
"[email protected]": {"name": "Bob", "balance": "$50"}
})
});

Kiekvienas gavėjas gaus personalizuotą laišką, bet tai bus viena API užklausa. Limitas – 1000 gavėjų per užklausą.

Dar vienas optimizavimo aspektas – rate limiting. Priklausomai nuo plano, Mailgun leidžia siųsti tam tikrą kiekį laiškų per valandą. Jei viršiji limitą, gausi 429 statusą. Čia verta implementuoti exponential backoff:

import time

def send_with_retry(send_function, max_retries=3):
for attempt in range(max_retries):
try:
response = send_function()
if response.status_code == 200:
return response
elif response.status_code == 429:
wait_time = 2 ** attempt # 1s, 2s, 4s
time.sleep(wait_time)
else:
return response
except Exception as e:
if attempt == max_retries - 1:
raise
time.sleep(2 ** attempt)
return None

Ko išmokau integruojant Mailgun realiuose projektuose

Po kelių metų darbo su Mailgun įvairių dydžių projektuose, turiu kelias mintis, kuriomis norėčiau pasidalinti.

Pirma, visada testuok su tikrais el. pašto adresais prieš paleidžiant produkciją. Sandbox puikus pradžiai, bet tikras domenas su tikrais gavėjais gali atskleisti problemų, kurių nematei sandbox’e. Pavyzdžiui, kai kurie ISP (Internet Service Providers) turi griežtesnius spam filtrus nei kiti.

Antra, monitork savo pristatymo statistiką. Mailgun dashboard’as rodo delivery rate, bounce rate, complaint rate. Jei bounce rate viršija 5%, tai raudona vėliavėlė – galbūt tavo el. pašto sąrašas pasenęs arba yra duomenų kokybės problemų. Complaint rate (spam skundimai) turėtų būti žemiau 0.1%. Jei didesnis – peržiūrėk savo turinį ir siuntimo praktikas.

Trečia, naudok subaccounts dideliems projektams. Jei turi kelis produktus ar klientus, subaccounts leidžia atskirti jų statistiką, limitus ir billing’ą. Tai ypač svarbu, jei kuri SaaS platformą.

Ketvirta, suprojektuok savo sistemą taip, kad galėtum pakeisti el. pašto providerį. Nepriklausyk per daug nuo Mailgun specifinių funkcijų. Turėk abstraction layer’į, kuris galėtų būti lengvai pakeistas į SendGrid, AWS SES ar kitą sprendimą. Tai gali atrodyti kaip over-engineering, bet kai staiga reikia migruoti (dėl kainų, funkcionalumo ar bet kokios kitos priežasties), būsi dėkingas sau.

Penkta, el. pašto pristatymas nėra momentinis. Netgi su Mailgun, kuris yra greitas, gali praeiti kelios sekundės ar net minutės, kol laiškas pasieks gavėją. Tai priklauso nuo gavėjo pašto serverio, queue’ų, spam filtrų. Todėl projektavimo lygmenyje nedaryk prielaidų, kad laiškas bus pristatytas iškart. Naudok webhook’us, kad sužinotum realų statusą.

Šešta, GDPR ir privatumas. Jei dirbi su Europos naudotojais, įsitikink, kad naudoji EU regioną. Taip pat turėk mechanizmą, kaip ištrinti naudotojo duomenis iš Mailgun, kai jis to prašo. Mailgun saugo logs ir event data tam tikrą laiką – peržiūrėk jų retention policy ir įsitikink, kad tai atitinka tavo privatumo politiką.

Septinta, kainų optimizavimas. Mailgun kainodara paprasta – moki už išsiųstus laiškus. Bet yra niuansų: validacija (email verification API) kainuoja atskirai, saugojimas (jei nori saugoti laiškų kopijas ilgiau) taip pat. Jei siunti daug laiškų, verta derėtis dėl enterprise plano – gali gauti geresnę kainą.

Aštunta, ir gal svarbiausia – el. paštas yra sudėtingas. Netgi su tokiu patikimu įrankiu kaip Mailgun, dalys laiškų nepasieks gavėjų. Tai normalu. Projektavimo lygmenyje turėk backup planus: jei kritinis laiškas (pavyzdžiui, slaptažodžio keitimas) nepristatytas, leisk naudotojui prašyti pakartotinai. Netgi geriausi provideriai negali garantuoti 100% pristatymo – per daug kintamųjų, kurių jie nekontroliuoja.

Mailgun yra solidus įrankis transakciniams laiškams. API paprastas, dokumentacija gera, palaikymas (bent mano patirtyje) reaguoja greitai. Taip, yra alternatyvų – SendGrid, AWS SES, Postmark – ir kiekvienas turi savo privalumų. Bet jei ieškote patikimo, developer-friendly sprendimo su protinga kainodara, Mailgun tikrai vertas dėmesio. Pradėk nuo nemokamo plano, išbandyk su savo projektu, ir greičiausiai rasi, kad tai viskas, ko tau reikia.

Kodėl visi kalba apie integraciją?

Prisimenu, kai prieš kelerius metus pirmą kartą įdiegiau „Slack” komandai, su kuria tada dirbau. Visi džiaugėmės – pagaliau nebereikės skęsti el. laiškų jūroje! Bet po kelių savaičių supratome, kad dabar turime naują problemą: informacija yra išsibarsčiusi dar labiau. Projektų valdymo sistema viena, dokumentai kitur, analitika trečioje vietoje, o „Slack” – dar kažkur. Tada ir prasidėjo mūsų kelionė į integracijų pasaulį.

„Slack” populiarumas augo ne tik dėl patogios sąsajos ar emoji reakcijų. Tikroji šio įrankio vertė atsiskleidžia tada, kai jį sujungi su kitomis sistemomis, kurias kasdien naudoja tavo komanda. Integracijos paverčia „Slack” ne tik pokalbių platformą, bet ir centrinį valdymo pultą, kuriame matai, kas vyksta visame tavo skaitmeniniame ekosistemoje.

Kas yra „Slack” integracijos ir kaip jos veikia

Paprasta kalba – „Slack” integracijos leidžia skirtingoms programoms kalbėtis tarpusavyje. Kai kas nors atnaujina užduotį „Jira”, gali automatiškai gauti pranešimą „Slack” kanale. Kai klientas palieka neigiamą atsiliepimą, sistema gali iškart informuoti atsakingą asmenį. Tai tarsi skaitmeniniai tiltai tarp jūsų įrankių.

Techniškai tai veikia per API (Application Programming Interface) – programavimo sąsają, kuri leidžia programoms keistis duomenimis. „Slack” turi labai gerai dokumentuotą API, todėl daugelis populiarių verslo įrankių turi jau paruoštus integracijos sprendimus. Jums nereikia būti programuotoju, kad juos įdiegtumėte – dažniausiai tai trunka vos kelias minutes.

Yra keletas integracijos tipų. Paprasčiausios siunčia pranešimus į „Slack” kanalus, kai įvyksta tam tikri įvykiai. Sudėtingesnės leidžia valdyti išorines sistemas tiesiai iš „Slack” – pavyzdžiui, sukurti naują užduotį ar patvirtinti išlaidas neatsidarant kitos programos. O pačios galingiausios integracijos kuria dvikryptį duomenų srautą, sinchronizuojantį informaciją tarp sistemų realiuoju laiku.

Projektų valdymo integracijos – nuo chaoso iki tvarkos

Projektų valdymo įrankiai yra viena populiariausių integracijos kategorijų. „Jira”, „Asana”, „Trello”, „Monday.com” – visi jie turi puikius „Slack” junginius.

Kai dirbau su kūrėjų komanda, „Jira” integracija buvo tikras gelbėjimas. Anksčiau programuotojai turėdavo nuolat tikrinti sistemą, ar jiems nepriskirta naujų užduočių. Dabar, kai projektų vadovas priskiria užduotį, kūrėjas iškart gauna pranešimą „Slack”. Be to, sukonfigūravome, kad kai kas nors perkelia užduotį į „Code Review” statusą, automatiškai siunčiamas pranešimas į atskirą kanalą su visais reikalingais duomenimis.

Praktinis patarimas: Nekurkite per daug pranešimų! Viena didžiausių klaidų, kurią mačiau – kai kiekvienas mažiausias pakeitimas generuoja pranešimą. Žmonės greitai pradeda ignoruoti tokius pranešimus. Geriau sukonfigūruoti tik svarbiausius įvykius: naujos užduotys, statusų pakeitimai, artėjantys terminai.

„Asana” integracija ypač patogi mažesnėms komandoms. Galite sukurti užduotį tiesiai iš „Slack” žinutės – tiesiog pridedame emoji reakciją ar naudojame komandą /asana create. Sistema automatiškai paverčia žinutę užduotimi ir net prideda kontekstą iš pokalbio.

CRM sistemos ir klientų aptarnavimas

Klientų valdymo integracijos yra ypač svarbios pardavimų ir palaikymo komandoms. „Salesforce”, „HubSpot”, „Zendesk”, „Intercom” – šios integracijos leidžia komandai būti sinchronizuotai ir greitai reaguoti į klientų poreikius.

Įmonėje, kurioje konsultavau, palaikymo komanda naudojo „Zendesk” integraciją genialiu būdu. Kai klientas pateikdavo naują užklausą, sistema automatiškai sukurdavo atskirą „Slack” thread su visa reikalinga informacija: kliento istorija, ankstesni pokalbiai, produkto naudojimo statistika. Komanda galėjo diskutuoti sprendimą tiesiai „Slack”, o kai atsakymas būdavo paruoštas, jį galima buvo išsiųsti klientui vienu mygtuko paspaudimu.

„Salesforce” integracija padeda pardavimų komandai sekti sandorius. Kai potencialus klientas pereina į kitą pardavimo etapą, atsakingas pardavėjas gauna pranešimą su siūlomomis veiksmais. Kai sandoris laimimas, visi gauna automatinį pranešimą su šventimo GIF – smulkmenos, bet jos kuria komandos dvasią.

Kaip tinkamai sukonfigūruoti CRM integraciją

Pirma, nuspręskite, kokie įvykiai tikrai svarbūs jūsų komandai. Ne kiekvienas el. laiškas ar telefono skambutis turi generuoti pranešimą. Dažniausiai svarbiausi yra: nauji potencialūs klientai, sandorių statusų pakeitimai, didelės vertės sandoriai, kritinės palaikymo užklausos.

Antra, sukurkite atskirus kanalus skirtingoms informacijos rūšims. Vienas kanalas naujiems potencialiems klientams, kitas – laimėtiems sandoriams, trečias – skubiai reikalaujančioms palaikymo užklausoms. Taip žmonės gali prenumeruoti tik tai, kas jiems aktualu.

Trečia, naudokite thread’us. Kai pranešimas ateina į kanalą, visa susijusi diskusija turėtų vykti thread’e, o ne pagrindiniame kanale. Kitaip kanalas greitai tampa nesuvaldomas.

Dokumentų ir žinių valdymo integracijos

„Google Drive”, „Dropbox”, „Confluence”, „Notion” – šios integracijos padeda komandai greitai rasti ir dalintis informacija. Nebereikia ieškoti to Excel failo, kurį kolega atsiuntė prieš tris savaites – tiesiog įvedate komandą ir sistema suranda.

„Google Drive” integracija ypač naudinga, kai dirbate su daug dokumentų. Galite nustatyti, kad kai kas nors sukuria ar atnaujina dokumentą tam tikrame aplanke, apie tai būtų pranešta atitinkamame „Slack” kanale. Pavyzdžiui, visi nauji pardavimų pasiūlymai automatiškai pasirodo #sales kanale.

„Confluence” integracija puiki žinių bazės kūrimui. Kai kas nors atnaujina dokumentaciją, kūrėjai iškart mato, kas pasikeitė. Be to, galite ieškoti dokumentacijos tiesiai iš „Slack” – labai patogu, kai programuojate ir nereikia perjungti konteksto.

Vienas įdomus panaudojimo būdas, kurį mačiau – komanda naudojo „Notion” integraciją susirinkimų protokolams. Po kiekvieno susirinkimo, protokolas automatiškai būdavo dalijamas atitinkamame kanale su pažymėtais atsakingais asmenimis. Visi žinojo, kas ką turi padaryti, ir galėjo greitai rasti ankstesnius sprendimus.

Automatizavimo platformos – integracijų ant steroidų

„Zapier”, „Make” (buvęs „Integromat”), „IFTTT” – šios platformos leidžia sukurti sudėtingas automatizacijas be programavimo žinių. Jos veikia pagal paprastą principą: „Kai įvyksta X, padaryk Y”.

Pavyzdžiui, galite sukurti tokią automatizaciją: kai gaunu el. laišką su tam tikra tema, sukurk užduotį „Asana”, pridėk ją prie projekto, priskyrk man ir atsiųsk pranešimą į „Slack”. Visa tai vyksta automatiškai, jums nereikia nieko daryti.

„Zapier” turi tūkstančius integracijų, todėl galite sujungti beveik bet kokias sistemas. Viena įmonė, kuriai padėjau, naudojo „Zapier” naujų darbuotojų įvedimui. Kai HR sistema pažymėdavo naują darbuotoją, automatiškai: sukuriamas „Slack” accountas, pridedamas į reikiamus kanalus, sukuriamos užduotys įvairiems departamentams, siunčiamas pasisveikinimo el. laiškas. Tai, kas anksčiau užimdavo kelias valandas, dabar vykdavo per kelias minutes.

Svarbu žinoti: Nors šios platformos labai galingos, jos turi apribojimų nemokamose versijose. „Zapier” leidžia turėti tik 5 aktyvius „Zaps” (automatizacijas) ir 100 užduočių per mėnesį nemokamoje versijoje. Jei jūsų komanda aktyviai naudoja automatizacijas, greičiausiai reikės mokamos versijos.

Analitikos ir monitoringo integracijos

„Google Analytics”, „Datadog”, „New Relic”, „Grafana” – šios integracijos leidžia sekti, kas vyksta jūsų sistemose, ir greitai reaguoti į problemas.

Kūrėjų komandose ypač populiarios monitoringo integracijos. Kai serveris neveikia ar svetainės greitis sulėtėja, komanda iškart gauna pranešimą „Slack”. Galite net sukonfigūruoti, kad skirtingo sunkumo problemos būtų siunčiamos į skirtingus kanalus – kritinės klaidos į vieną, įspėjimai į kitą.

Viena įmonė, su kuria dirbau, naudojo „Google Analytics” integraciją labai kūrybiškai. Jie sukonfigūravo, kad kai svetainės lankomumas viršija tam tikrą ribą, visi gauna pranešimą su šventimo žinute. Kai naujas tinklaraštis tampa viraliniu, visa komanda iškart žino ir gali pasidžiaugti.

„Datadog” integracija leidžia ne tik gauti pranešimus, bet ir matyti grafikus tiesiai „Slack”. Galite paklausti boto: „Koks buvo serverio apkrovimas paskutinę valandą?” ir gauti grafiką su atsakymu. Labai patogu, kai nereikia atidaryti kitos sistemos.

Kaip išvengti pranešimų nuovargio

Analitikos integracijos gali greitai tapti problema, jei nesukonfigūruotos teisingai. Štai keletas patarimų:

Nustatykite protingas ribas. Ne kiekvienas mažas greičio sumažėjimas turi generuoti pranešimą. Sukonfigūruokite tik tikrai svarbius įvykius.

Naudokite „Do Not Disturb” laikotarpius. Jei problema nėra kritinė, pranešimas gali palaukti iki ryto. Niekas nenori būti žadinamas 3 valandą nakties dėl to, kad svetainės greitis sumažėjo 5%.

Grupuokite panašius pranešimus. Jei per 5 minutes įvyksta 10 panašių klaidų, siųskite vieną suvestinį pranešimą, o ne 10 atskirų.

Saugumo ir prieigos valdymo klausimai

Integracijos yra galingos, bet jos taip pat kelia saugumo klausimų. Kai sujungiate sistemas, suteikiate joms prieigą prie duomenų. Todėl svarbu tai daryti atsakingai.

Pirma, visada naudokite oficialias integracijas iš „Slack” App Directory. Jos yra patikrintos ir atitinka saugumo standartus. Vengti trečiųjų šalių sprendimų, nebent tikrai žinote, ką darote.

Antra, reguliariai peržiūrėkite, kokias teises turi įdiegtos integracijos. „Slack” administravimo skydelyje galite matyti visas įdiegtas aplikacijas ir jų teises. Jei kažkokia integracija nebėra naudojama, pašalinkite ją.

Trečia, apribokite, kas gali įdiegti naujas integracijas. Daugelyje organizacijų tik administratoriai turėtų turėti šią teisę. Kitaip galite susidurti su situacija, kai darbuotojai įdiegia nepatikrintus įrankius, kurie gali kelti saugumo riziką.

Ypač atsargūs būkite su integacijomis, kurios prašo prieigos prie privačių kanalų ar tiesioginių žinučių. Daugumai integracijų to nereikia, todėl jei jos prašo tokių teisių, paklauskite kodėl.

Kiek tai kainuoja ir kaip pradėti

Dauguma populiarių integracijų yra nemokamos arba įeina į „Slack” prenumeratos kainą. „Jira”, „Google Drive”, „Salesforce” integracijos veikia iš karto, kai turite abiejų sistemų prenumeratas.

Tačiau kai kurios pažangesnės funkcijos gali reikalauti papildomų mokesčių. Pavyzdžiui, „Zapier” nemokama versija labai ribota, o profesionali kainuoja nuo 20 USD per mėnesį. „Slack” Enterprise Grid plane galite turėti neribotą skaičių integracijų, o nemokamoje versijoje – tik 10.

Kaip pradėti? Rekomenduoju tokią strategiją:

1 žingsnis: Identifikuokite didžiausias problemas. Kur komanda praranda daugiausiai laiko? Kokia informacija dažniausiai pasimeta? Kokius įrankius naudojate kasdien?

2 žingsnis: Pradėkite nuo vienos ar dviejų integracijų. Nepamėginkite sujungti visko iš karto – tai tik sukels chaosą. Pasirinkite vieną ar dvi svarbiausias sistemas ir pradėkite nuo jų.

3 žingsnis: Eksperimentuokite ir koreguokite. Pirma konfigūracija retai būna tobula. Klausykite komandos atsiliepimų ir keiskite nustatymus pagal poreikius.

4 žingsnis: Dokumentuokite. Sukurkite paprastą dokumentą, kuriame aprašytos visos integracijos, kaip jos veikia ir kas už jas atsakingas. Tai labai padės naujiems komandos nariams.

Kai integracijos tampa komandos nervų sistema

Po kelių metų darbo su įvairiomis komandoms ir integracijos projektais, supratau vieną dalyką: sėkmingos integracijos nėra apie technologijas. Jos apie žmonių darbo supaprastinimą ir komandos efektyvumo didinimą.

Geriausi integracijos projektai, kuriuos mačiau, prasidėjo ne nuo technologijų, o nuo klausimo: „Kaip mes galime padėti žmonėms geriau dirbti?” Technologija yra tik įrankis šiam tikslui pasiekti.

Taip pat svarbu suprasti, kad integracijos nėra „nustatyk ir pamiršk” sprendimas. Jos reikalauja nuolatinio dėmesio ir optimizavimo. Komandos poreikiai keičiasi, įrankiai atsinaujina, procesai tobulėja. Jūsų integracijos turėtų kartu keistis.

Ir paskutinis dalykas – nebijokite eksperimentuoti. Daugelis geriausių sprendimų, kuriuos radau, buvo ne iš vadovėlių, o iš bandymų ir klaidų. Išbandykite skirtingus būdus, klausykite komandos atsiliepimų, keiskite, kas neveikia. „Slack” ir jo integracijos yra pakankamai lankstūs, kad galėtumėte pritaikyti juos būtent jūsų komandos poreikiams.

Kai integracijos veikia gerai, jos tampa nematomos – komanda net nepastebi, kaip sklandžiai informacija teka tarp sistemų. Ir tai yra geriausias rezultatas, kurį galite pasiekti. Ne tada, kai visi kalba apie jūsų nuostabias integracijas, o tada, kai niekas apie jas nekalba, nes viskas tiesiog veikia.