Kas tai per platforma ir kam ji skirta
Jei dirbate IT sektoriuje, tikrai esate girdėję apie „Monday.com” – vieną iš populiariausių darbo procesų valdymo platformų, kuri pastaraisiais metais tapo tikra rinkos sensacija. Bet kas gi tai iš tikrųjų yra? Paprasčiausiai tariant, tai įrankis, kuris padeda komandoms organizuoti darbą, sekti projektus ir bendradarbiauti efektyviau. Skamba gana abstrakčiai, tiesa? Tad pabandykime įsigilinti.
„Monday.com” gimė 2012 metais Izraelyje kaip „dapulse”, o dabartinį pavadinimą įgijo 2017-aisiais. Platformos kūrėjai Roy Mann ir Eran Zinman norėjo sukurti įrankį, kuris padėtų žmonėms mažiau laiko skirti susirašinėjimui ir daugiau – tikram darbui. Ir, tiesą sakant, jiems tai pavyko neblogai – šiuo metu platforma turi per 150 000 klientų visame pasaulyje.
Kas įdomiausia, „Monday.com” nėra skirta tik IT projektams. Ją naudoja marketingo agentūros, statybų įmonės, HR skyriai, dizaino studijos ir net nedidelės kavinės. Bet mums, technologams, ji ypač įdomi dėl savo lankstumo ir galimybių integruoti su kitais įrankiais.
Sąsaja, kuri neišgąsdina net ne-techies
Vienas didžiausių „Monday.com” privalumų – tai vizualiai patraukli ir intuityvi sąsaja. Jei kada nors bandėte diegti Jira komandoje, kurioje dirba ne tik programuotojai, žinote, kaip tai gali baigtis. Žmonės tiesiog nebenori naudoti įrankio, kuris atrodo kaip NASA valdymo pultas.
„Monday.com” pasirinkta kita strategija. Pagrindinis darbo elementas čia – lenta (board), kuri atrodo kaip spalvinga lentelė. Galite turėti skirtingas lentų rūšis: projektų valdymui, užduočių sekimui, CRM, kampanijų planavimui ir t.t. Kiekviena lenta susideda iš grupių ir elementų (items), kurie gali būti užduotys, projektai, klientai – kas tik jums reikia.
Spalvos čia naudojamos ne tik grožiui. Galite priskirti skirtingas spalvas statusams, prioritetams ar komandos nariams. Tai padeda iš pirmo žvilgsnio suprasti, kas vyksta projekte. Pavyzdžiui, raudona – kritinės užduotys, geltona – laukiama kažko iš kliento, žalia – baigta. Paprasta, bet veikia.
Automatizacija, kuri tikrai veikia
Dabar prie smagiosios dalies. „Monday.com” automatizacijos funkcionalumas yra vienas geriausių, kokius teko matyti ne-code platformose. Nereikia būti programuotoju, kad sukurtumėte naudingų automatizacijų.
Sistema veikia pagal „kai nutinka X, darykite Y” principą. Pavyzdžiui:
– Kai užduoties statusas pasikeičia į „Baigta”, automatiškai perkelti ją į kitą lentą
– Kai priskiriama nauja užduotis, automatiškai išsiųsti pranešimą Slack kanale
– Kai artėja deadline, automatiškai pakeisti prioritetą į „Aukštą”
– Kai sukuriamas naujas elementas, automatiškai priskirti jį konkrečiam asmeniui pagal tam tikrus kriterijus
Aš asmeniškai naudoju automatizaciją, kuri automatiškai kuria pasikartojančias užduotis kiekvieną pirmadienį – code review, serverių patikrinimas, backup’ų verifikacija. Anksčiau turėdavau tai daryti rankiniu būdu arba rašyti custom skriptus. Dabar užtruko gal 5 minutes visko nustatymui.
Platforma siūlo šimtus paruoštų automatizacijos šablonų, bet galite kurti ir savo. Yra net galimybė naudoti sudėtingesnes sąlygas su keliais triggeriais. Vienintelis minusas – nemokamame plane automatizacijų skaičius ribotas, todėl tenka gerai pagalvoti, kurias tikrai naudosite.
Integracijos su viskuo, kas jums svarbu
Jei platforma negali integruotis su jūsų esamais įrankiais, ji tiesiog nenaudinga. „Monday.com” tai supranta ir siūlo integracijas su daugiau nei 200 populiarių aplikacijų.
Populiariausios integracijos IT komandose:
– GitHub/GitLab – galite susieti commit’us, pull request’us ir issue’us su užduotimis
– Slack – gauti pranešimus, kurti užduotis tiesiai iš Slack
– Jira – taip, galite sinchronizuoti duomenis tarp abiejų platformų
– Google Drive/Dropbox – failų valdymui
– Zoom – susitikimų planavimui ir įrašų saugojimui
– Zapier – jei reikia kažko egzotiškesnio
Mes savo komandoje naudojame GitHub integraciją, ir tai tikrai pagerina workflow. Kai kūrėjas atidaro pull request, automatiškai sukuriama užduotis code review lentelėje. Kai PR sujungiamas, užduotis automatiškai pažymima kaip baigta. Skamba paprasta, bet sutaupoma daug laiko.
Yra ir API, jei norite kažką custom. Dokumentacija gana gera, nors kartais trūksta pavyzdžių. GraphQL API veikia sklandžiai, nors REST API būtų buvęs paprastesnis pradedantiesiems.
Kainodara: ar verta tų pinigų?
Gerai, dabar apie tai, ko visi vengia kalbėti – kainą. „Monday.com” nėra pigus, ypač jei turite didesnę komandą.
Yra keli planai:
– Individual – nemokamas iki 2 vartotojų, bet su rimtais apribojimais
– Basic – nuo 8 EUR/mėn už vartotoją (metinė prenumerata)
– Standard – nuo 10 EUR/mėn už vartotoją
– Pro – nuo 16 EUR/mėn už vartotoją
– Enterprise – kaina derinama individualiai
Nemokamas planas tinka tik išbandyti platformą. Trūksta automatizacijų, integracijų, ir net kai kurių stulpelių tipų. Realiai pradėti dirbti galima nuo Basic plano, bet jei norite automatizacijų ir timeline view – reikės Standard.
Ar verta? Priklauso. Jei jūsų komanda jau naudoja Jira ir visi su ja patenkinti – galbūt ne. Bet jei turite mišrią komandą (programuotojai + dizaineriai + marketingas) ir norite vienos platformos visiems – tada taip, gali būti verta. Mes pereiti nuo Trello + Asana kombinacijos prie „Monday.com” ir sutaupėme ne tik pinigų, bet ir nervų.
Realūs naudojimo scenarijai IT komandose
Teorija teorija, bet kaip tai atrodo praktikoje? Pasidalinsiu keliais scenarijais, kurie tikrai veikia.
Sprint planavimas ir sekimas
Sukuriate lentą su visomis užduotimis, priskiriete jas sprint’ams naudodami grupavimą. Pridedame stulpelius: Story Points, Prioritetas, Statusas, Atsakingas asmuo, Sprint. Timeline view leidžia matyti, ar spėsite viską padaryti per dvi savaites. Burndown chart’o nėra iš dėžės, bet galima sukurti custom widget’ą arba naudoti integraciją.
Bug tracking
Atskira lenta bug’ams. Kiekvienas bug’as turi: Severity, Reprodukcijos žingsnius, Environment, Atsakingą kūrėją, Statusą. Automatizacija: kai statusas tampa „Ready for QA”, automatiškai priskiriama testerui. Kai testeris patvirtina fix’ą – užduotis uždaroma ir siunčiamas pranešimas į Slack.
DevOps užduotys
Lenta su pasikartojančiomis užduotimis: backup’ų tikrinimas, sertifikatų galiojimo sekimas, serverių monitoringas. Automatizacija kuria šias užduotis kas savaitę/mėnesį. Jei užduotis neuždaroma laiku – automatiškai keliamas prioritetas ir siunčiamas reminder’is.
Onboarding naujų darbuotojų
Šablonas su visomis užduotimis, kurias reikia atlikti naujam žmogui: sukurti paskyras, gauti prieigą prie sistemų, perskaityti dokumentaciją, susipažinti su komanda. Kai HR prideda naują darbuotoją – automatiškai sukuriamos visos užduotys su deadline’ais.
Kas galėtų būti geriau
Nors „Monday.com” yra puiki platforma, ji nėra tobula. Yra dalykų, kurie kartais erzina.
Pirma, našumo problemos su didelėmis lentomis. Jei turite 500+ elementų vienoje lentoje, sistema pradeda lėtėti. Taip, galite filtruoti ir slėpti grupes, bet vis tiek jaučiasi, kad galėtų būti optimizuota geriau.
Antra, reportingas nėra toks galingas, kaip norėtųsi. Yra dashboard’ai su widget’ais, bet jei norite sudėtingesnės analitikos – teks eksportuoti duomenis ir analizuoti Excel’yje arba naudoti trečiųjų šalių įrankius.
Trečia, mobilė aplikacija veikia, bet nėra tokia patogi kaip desktop versija. Gerai tinka pranešimams peržiūrėti ir greitus statusus pakeisti, bet rimtam darbui – ne.
Ketvirta, mokymosi kreivė. Nors sąsaja intuityvi, yra tiek daug funkcijų ir nustatymų, kad naujiems vartotojams gali užtrukti savaitę ar dvi, kol viskas tampa aišku. Dokumentacija gera, bet kartais per daug detalių ir sunku rasti, ko ieškai.
Penkta, kaina. Jau minėjau, bet verta pakartoti – jei turite 20 žmonių komandą ir norite Pro planą, tai jau 320 EUR per mėnesį. Ne kiekviena startuolė gali sau tai leisti.
Alternatyvos ir kaip jos išsiskiria
Būtų nesąžininga nekalbėti apie alternatyvas. Rinkoje yra daug panašių įrankių, ir kiekvienas turi savo privalumų.
Asana – labai panaši į „Monday.com”, bet paprastesnė ir šiek tiek pigesnė. Geriau tinka mažesnėms komandoms. Trūksta kai kurių advanced funkcijų.
Trello – daug paprastesnė, paremta Kanban metodologija. Puiki pradedantiesiems, bet greitai išauga iš jos, kai projektai tampa sudėtingesni.
Jira – standartas IT industrijoje, ypač didelėse įmonėse. Galingesnė už „Monday.com” techniniais aspektais, bet sąsaja gąsdinanti ir ne-techies žmonės jos nekenčia.
ClickUp – ambicinga platforma, kuri bando būti „vienas įrankis viskam”. Turi daugiau funkcijų nei „Monday.com”, bet kartais jaučiasi per daug perpildyta.
Notion – labiau dokumentų ir žinių bazės įrankis, bet gali būti naudojamas ir projektų valdymui. Labai lankstus, bet reikia daug laiko setup’ui.
Kiekviena organizacija turi savo poreikius. Mes išbandėme visas šias alternatyvas prieš pasirinkdami „Monday.com”, ir mums ji tiko geriausiai dėl balanso tarp funkcionalumo ir paprastumo.
Ar tikrai reikia dar vienos platformos?
Tai klausimas, kurį turėtumėte užduoti sau prieš įsigydami bet kokį naują įrankį. Ar tikrai „Monday.com” išspręs jūsų problemas, ar tiesiog pridės dar vieną aplikaciją, kurią reikės tikrinti?
Iš savo patirties galiu pasakyti, kad platforma yra verta dėmesio, jei:
– Jūsų komanda naudoja kelis skirtingus įrankius ir norite viską suvesti į vieną vietą
– Praleidžiate daug laiko susirašinėdami el. paštu ar Slack’e apie užduočių statusus
– Neturite aiškios sistemos, kaip sekti projektų progresą
– Norite automatizuoti pasikartojančias užduotis
– Turite mišrią komandą su skirtingais techniniais įgūdžiais
Bet jei jau turite veikiančią sistemą ir visi ja patenkinti – galbūt neverta keisti. Migracijos procesas užima laiko, žmonės turi priprasti prie naujo įrankio, o rezultatai matomi ne iš karto.
Pradėkite nuo nemokamos versijos arba trial periodo. Sukurkite vieną projektą, išbandykite su mažesne komanda. Pažiūrėkite, ar tai tikrai pagerina jūsų workflow, ar tik prideda papildomo darbo. Tik tada priimkite sprendimą dėl mokamos prenumeratos.
Ir nepamirškite – įrankis yra tik įrankis. Jis negali išspręsti problemų, kurios kyla dėl prastos komunikacijos, neaiškių tikslų ar chaotiško valdymo. Bet jei turite gerą komandą ir aiškią viziją, „Monday.com” gali padėti viską organizuoti efektyviau ir sutaupyti nemažai laiko, kurį galite skirti tam, kas tikrai svarbu – kurti produktą.