Kas yra ClickUp ir kodėl automatizacija čia svarbi
Jei dirbate su projektų valdymo įrankiais, greičiausiai jau girdėjote apie ClickUp. Tai vienas iš tų įrankių, kuris bando būti viskuo – nuo paprastos užduočių lentelės iki sudėtingos projektų valdymo sistemos. Bet štai kas įdomu: daugelis komandų naudoja tik 20-30% ClickUp galimybių, o likusios funkcijos tiesiog dulka kažkur nustatymuose.
Viena iš labiausiai neįvertintų ClickUp funkcijų yra automatizacija. Ne, ne ta, apie kurią visi kalba teoriškai, o ta, kuri realiai sutaupo jūsų komandai kelias valandas per savaitę. Problema ta, kad daugelis žmonių mato automatizaciją kaip kažką sudėtingo, reikalaujančio programavimo žinių ar bent jau gilaus techninio supratimo. Realybė? ClickUp automatizacija yra pakankamai intuityvi, kad ją galėtų sukonfigūruoti bet kuris komandos narys, kuris bent kartą sukūrė IF-THEN formulę Excel’yje.
Automatizacija ClickUp platformoje veikia pagal paprastą principą: kai nutinka X, atlik Y. Pavyzdžiui, kai užduotis pakeičia statusą į „Atlikta”, automatiškai priskirk ją kitam asmeniui peržiūrai. Arba kai užduoties prioritetas tampa „Skubus”, automatiškai išsiųsk pranešimą vadovui. Skamba paprasta, bet kai pradedi derinti kelis tokius scenarijus, gali sutaupyti tikrai daug laiko.
Automatizacijos kūrimo pradžia – nuo paprastų dalykų
Pirmą kartą atidarius ClickUp automatizacijos skiltį, galite pajusti lengvą paniką. Yra šablonų, yra custom automatizacijų, yra integracijos su išoriniais įrankiais. Bet pradėkime nuo pagrindų.
ClickUp siūlo apie 50+ gatavų automatizacijos šablonų, kurie padeda pradėti. Tai tokie dalykai kaip „Kai užduotis sukuriama, priskirk ją konkrečiam asmeniui” arba „Kai užduotis vėluoja, pakeisk jos prioritetą”. Šie šablonai puikiai tinka, kad suprastumėte, kaip visa sistema veikia.
Praktinis patarimas: nepradėkite nuo sudėtingų automatizacijų. Pirmiausia sukurkite 2-3 paprastas, kurios sprendžia konkrečias, kasdienes problemas. Pavyzdžiui, jei nuolat pamirštate pridėti datas naujoms užduotims, sukurkite automatizaciją, kuri automatiškai nustato terminą po 3 dienų nuo užduoties sukūrimo. Jei dažnai tenka rankiniu būdu keisti užduočių statusus, kai kažkas prideda komentarą – automatizuokite ir tai.
Viena iš mano mėgstamiausių pradedančiųjų automatizacijų: kai užduotis pažymima kaip „Atlikta”, automatiškai pridedamas komentaras su padėka tam, kas ją atliko. Skamba kaip smulkmena, bet komandoje tai kuria gerą nuotaiką ir parodo, kad sistema „gyva”.
Triggeriai, veiksmai ir sąlygos – automatizacijos anatomija
Kiekviena ClickUp automatizacija susideda iš trijų dalių: triggerio (kas pradeda automatizaciją), sąlygų (kada ji turėtų veikti) ir veiksmų (ką ji daro).
Triggeriai – tai įvykiai, kurie paleidžia automatizaciją. ClickUp palaiko gana daug triggerių tipų:
– Užduoties statusas pasikeitė
– Užduotis sukurta
– Užduotis perkelta į kitą sąrašą
– Pridėtas komentaras
– Pasikeitė terminas
– Užduotis priskirta kam nors
– Pridėtas ar pašalintas žymė (tag)
Sąlygos – tai filtrai, kurie leidžia automatizacijai veikti tik tam tikrais atvejais. Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad automatizacija veiktų tik tada, kai užduotis turi konkretų prioritetą, arba kai ji priskirta tam tikram asmeniui, arba kai ji yra konkrečiame sąraše.
Veiksmai – tai kas atsitinka, kai triggeris suveikia ir sąlygos atitinka. Galite:
– Keisti statusą
– Priskirti užduotį kam nors
– Pridėti ar pašalinti žymes
– Keisti prioritetą
– Perkelti užduotį į kitą sąrašą
– Pridėti komentarą
– Siųsti el. laišką
– Sukurti naują užduotį
– Keisti terminus
Štai konkretus pavyzdys: triggeris – „užduotis perkelta į ‘Testavimas’ statusą”, sąlyga – „užduotis turi žymę ‘Frontend'”, veiksmas – „priskirti užduotį Jonui (QA specialistui)”. Tokia automatizacija užtikrina, kad visos frontend užduotys, pasiekusios testavimo etapą, automatiškai atsiduria pas tinkamą žmogų.
Sudėtingesnės automatizacijos grandinės
Kai įvaldote pagrindus, galite pradėti kurti sudėtingesnes automatizacijas. ClickUp leidžia sujungti kelis veiksmus į vieną automatizaciją, taip sukuriant tikras darbo procesų grandines.
Pavyzdžiui, galite sukurti tokią automatizaciją: kai užduotis pažymima kaip „Atlikta” → automatiškai sukuriama nauja užduotis „Peržiūrėti [originalios užduoties pavadinimas]” → ši nauja užduotis priskiriama projekto vadovui → pridedama žymė „Reikia peržiūros” → nustatomas terminas po 2 dienų.
Viena automatizacija, penkios operacijos, kurias anksčiau reikėdavo atlikti rankiniu būdu. Jei jūsų komanda per savaitę užbaigia 50 užduočių, tai sutaupo apie 2-3 valandas grynai mechaninio darbo.
Kitas galingas dalykas – sąlyginės automatizacijos su keliais kriterijais. Galite nustatyti, kad automatizacija veiktų tik tada, kai atitinka kelios sąlygos vienu metu. Pavyzdžiui: „Jei užduotis vėluoja DAUGIAU nei 2 dienas IR turi prioritetą ‘Aukštas’ IR nepriskirta niekam, TADA priskirk ją projekto vadovui IR išsiųsk jam el. laišką”.
Tokios automatizacijos tampa tikrais saugikliais, kurie užtikrina, kad nieko nepraleistumėte pro akis.
Integracijos su kitais įrankiais – automatizacijos steroidai
ClickUp automatizacija tampa tikrai galinga, kai pradedi ją jungti su kitais įrankiais. Platformoje yra native integracijos su populiariausiais servisais, o per Zapier ar Make (buvęs Integromat) galite prijungti beveik bet ką.
Populiariausios integracijos, kurias verta apsvarstyti:
Slack/Discord – automatiškai siųskite pranešimus į konkrečius kanalus, kai vyksta tam tikri įvykiai. Pavyzdžiui, kai užduotis pažymima kaip „Blokuojama”, automatiškai išsiunčiamas pranešimas į #urgent kanalą su užduoties nuoroda ir aprašymu.
Gmail/Outlook – automatiškai kurkite užduotis iš el. laiškų su konkrečiomis žymomis arba temomis. Arba atvirkščiai – siųskite el. laiškus, kai tam tikros užduotys užbaigiamos.
GitHub/GitLab – automatiškai keiskite užduočių statusus, kai kuriami pull requestai ar kai jie sujungiami. Tai ypač naudinga development komandose, kur kodas ir projektų valdymas turi būti sinchronizuoti.
Google Calendar – automatiškai kurkite kalendoriaus įvykius, kai užduotims priskiriami terminai arba kai jos pereina į tam tikrus statusus.
Vienas iš įdomiausių panaudojimo atvejų, kurį mačiau: komanda naudojo ClickUp automatizaciją su Zapier, kad automatiškai sukurtų invoice’us Stripe sistemoje, kai projekto užduotys pažymimos kaip užbaigtos. Kai paskutinė projekto užduotis gaudavo „Done” statusą, automatiškai generuodavosi sąskaita klientui. Sutaupė begalę laiko ir išvengė žmogiškųjų klaidų.
Klaidos ir apribojimai, apie kuriuos reikia žinoti
Nors ClickUp automatizacija yra galinga, ji nėra be trūkumų. Yra keletas dalykų, kuriuos reikia turėti omenyje.
Pirmiausia – automatizacijų limitai. Priklausomai nuo jūsų plano, turite ribotą automatizacijų skaičių. Free plane galite turėti tik 100 automatizacijų per mėnesį (ne unikalių automatizacijų, o jų suveikimų). Unlimited plane – 1000, Business – 10000. Jei turite aktyvią komandą, šie limitai gali būti pasiekti greičiau nei manote.
Antra problema – automatizacijų debuginimas. Kai kažkas neveikia, ne visada aišku kodėl. ClickUp turi automatizacijų istoriją, kur galite matyti, kas suveikė ir kas ne, bet kartais reikia tikrai pasikapstytis, kad suprastum, kodėl konkreti automatizacija nesuveikė.
Trečia – per daug automatizacijos. Taip, tai reali problema. Kai pradedi automatizuoti viską, kas įmanoma, gali atsitikti taip, kad niekas nebežino, kas iš tikrųjų vyksta sistemoje. Užduotys pradeda keistis pačios, statusai šokinėja, žmonės gauna pranešimus ir nesupranta iš kur. Automatizacija turi būti skaidri ir suprantama visiems komandos nariams.
Dar vienas dalykas – loop’ai. Jei nesate atsargūs, galite sukurti automatizacijų kilpas. Pavyzdžiui, automatizacija A pakeičia statusą, kas paleidžia automatizaciją B, kuri pakeičia kažką, kas vėl paleidžia automatizaciją A. ClickUp turi tam tikrus apsaugos mechanizmus, bet geriau tokių situacijų iš viso vengti.
Realūs panaudojimo scenarijai iš praktikos
Teorija yra gera, bet pažiūrėkime, kaip realios komandos naudoja ClickUp automatizaciją praktikoje.
Development komanda (10 žmonių): Jie sukūrė automatizacijų sistemą, kuri sinchronizuoja jų sprint’ų valdymą. Kai užduotis perkelta į „In Progress”, automatiškai priskiriama žymė su sprint’o numeriu ir sukuriama susijusi užduotis code review sąraše. Kai pull request’as sujungiamas (per GitHub integraciją), automatiškai keičiamas statusas į „Testing” ir užduotis priskiriama QA specialistui. Kai QA patvirtina, automatiškai keičiamas statusas į „Done” ir išsiunčiamas pranešimas į Slack’ą. Rezultatas: sumažėjo laikas tarp etapų 40%, nes niekas nebeužmiršta perkelti užduočių ar informuoti atitinkamų žmonių.
Marketingo agentūra (25 žmonės): Jie naudoja automatizacijas klientų projektų valdymui. Kai nauja užduotis sukuriama su žyme „Klientas X”, automatiškai priskiriama atitinkam account manager’iui ir pridedamas standartas aprašymo template’as. Kai užduotis artėja prie termino (likus 2 dienoms), automatiškai keičiamas prioritetas ir siunčiamas priminimas. Kai užduotis užbaigiama, automatiškai sukuriama nauja užduotis „Gauti klientų feedback’ą” su terminu po 3 dienų. Tai padėjo jiems sumažinti praleistų terminų skaičių 60%.
HR komanda (5 žmonės): Jie automatizavo onboarding procesą. Kai nauja užduotis sukuriama su žyme „Naujas darbuotojas”, automatiškai generuojamas visas užduočių sąrašas – nuo įrangos užsakymo iki pirmosios savaitės mokymų. Kiekviena užduotis automatiškai priskiriama atitinkam atsakingam asmeniui su konkrečiais terminais. Kai viena užduotis užbaigiama, automatiškai aktyvuojama kita. Tai sutaupė jiems apie 5 valandas per kiekvieną naują darbuotoją.
Patarimai efektyviam automatizacijų valdymui
Po kelių mėnesių darbo su ClickUp automatizacijomis, išmokau keletą dalykų, kurie padeda išlaikyti viską tvarkingai ir efektyviai.
Vardinkite automatizacijas aiškiai. Vietoj „Automatizacija 1” ar „Test automation”, naudokite aprašomus pavadinimus: „Kai užduotis Done → sukurti review užduotį vadovui”. Po kelių mėnesių būsite dėkingi sau už šį paprastą dalyką.
Dokumentuokite sudėtingas automatizacijas. Sukurkite atskirą dokumentą (gali būti net ClickUp Doc’e), kur aprašote, kokios automatizacijos veikia, kam jos skirtos ir kokią problemą sprendžia. Kai į komandą ateina naujas žmogus arba kai po pusmečio bandote suprasti, kodėl kažkas veikia taip, kaip veikia – šis dokumentas bus neįkainojamas.
Testuokite atskirame workspace’e. Prieš įjungdami naują automatizaciją production’e, sukurkite testinį projektą ir išbandykite ten. Ypač jei automatizacija daro kelis veiksmus ar integruojasi su išoriniais įrankiais.
Reguliariai peržiūrėkite automatizacijų efektyvumą. ClickUp rodo, kiek kartų kiekviena automatizacija suveikė. Kartą per ketvirtį peržiūrėkite šią statistiką. Galbūt kai kurios automatizacijos jau nebereikalingos, o kai kurias reikia patobulinti.
Įtraukite komandą. Automatizacijos neturėtų būti vieno žmogaus žinioje. Padarykite mini-workshop’ą komandai, parodykite, kaip veikia pagrindinės automatizacijos, ir leiskite žmonėms siūlyti savo idėjas. Dažnai geriausi automatizacijos scenarijai ateina iš žmonių, kurie kasdien susiduria su konkrečiomis problemomis.
Kai automatizacija tampa komandos kultūros dalimi
Įdomu tai, kad po kurio laiko automatizacija tampa ne tik techniniu įrankiu, bet ir komandos kultūros dalimi. Žmonės pradeda mąstyti automatizacijos terminais: „O gal galėtume tai automatizuoti?” tampa dažnu klausimu retrospektyvose.
Geriausia automatizacija yra ta, apie kurią niekas nebegalvoja – ji tiesiog veikia fone ir daro savo darbą. Kai naujam komandos nariui reikia paaiškinti, kodėl kažkas vyksta automatiškai, ir jis sako „Wow, tai labai patogu”, žinai, kad padarei viską teisingai.
Bet svarbu neprarasti balanso. Automatizacija turėtų palengvinti darbą, o ne jį komplikuoti. Jei žmonės pradeda bijoti pakeisti užduoties statusą, nes nežino, kokia automatizacijų grandinė prasidės – kažkas ne taip. Jei automatizacija sukuria daugiau klausimų nei atsakymų – reikia ją supaprastinti.
ClickUp automatizacija nėra stebuklingas sprendimas, kuris išspręs visas jūsų projektų valdymo problemas. Bet tai galingas įrankis, kuris, teisingai panaudotas, gali sutaupyti jūsų komandai dešimtis valandų per mėnesį ir sumažinti žmogiškųjų klaidų skaičių. Pradėkite nuo mažų, paprastų automatizacijų, mokykitės iš praktikos, klausykite komandos feedback’o ir laipsniškai plėskite. Po kelių mėnesių nustebsite, kaip be šių automatizacijų apskritai dirbote anksčiau.