Kas ta „Basecamp” ir kodėl apie ją verta žinoti
Projektų valdymo įrankių rinkoje šiandien tikrai netrūksta – nuo sudėtingų enterprise sprendimų iki paprastų Trello lentų. Tačiau „Basecamp” užima keistą, bet įdomią nišą. Tai įrankis, kuris atsisakė sekti paskui kitus ir pasirinko savo kelią. Jei esate girdėję apie 37signals kompaniją (dabar ji vėl vadinasi taip pat), tai būtent jie sukūrė „Basecamp” dar 2004-aisiais.
Įdomu tai, kad platforma gimė iš tikro poreikio – komanda tiesiog norėjo geresnio būdo bendrauti su klientais ir valdyti projektus. Vietoj to, kad naudotų esamą sprendimą, jie sukūrė savo. Ir tai veikia jau beveik du dešimtmečius, kas projektų valdymo įrankių pasaulyje yra amžinybė.
Šiandien „Basecamp” naudoja daugiau nei 3 milijonai žmonių visame pasaulyje. Ne todėl, kad ji būtų agresyviai reklamuojama ar turėtų milijoninį marketingo biudžetą, o todėl, kad ji tiesiog veikia. Ir veikia kitaip nei daugelis konkurentų.
Filosofija, kuri skiria nuo kitų
Prieš įsigilinant į funkcionalumą, verta suprasti „Basecamp” filosofiją. Jie atvirai kritikuoja „hustle culture” ir nuolatinį skubėjimą. Jų požiūris – darbas neturėtų būti chaotiškas. Projektų valdymo įrankis neturėtų tapti dar vienu streso šaltiniu.
Todėl „Basecamp” sąmoningai atsisakė kai kurių funkcijų, kurias rasite kituose įrankiuose. Čia nerasite sudėtingų Gantt diagramų, laiko sekimo su milisekunde ar keturių skirtingų būdų pažymėti užduotį kaip „svarbią”. Vietoj to – paprastumas ir aiškumas.
Komanda taip pat atsisakė freemium modelio. Nėra jokių „Pro” ar „Enterprise” planų su skirtingomis funkcijomis. Visi gauna tą patį produktą. Vienintelis skirtumas – kiek mokate, priklauso nuo komandos dydžio. Tai gana radikalus sprendimas šiandieniniame SaaS pasaulyje.
Dar vienas įdomus dalykas – „Basecamp” nekuria funkcijų pagal kiekvieno kliento pageidavimą. Jie turi aiškią viziją ir jos laikosi. Jei jums reikia kažko specifinio, ko „Basecamp” neturi – tikriausiai šis įrankis jums netinka. Ir tai visiškai normalu.
Kaip tai veikia praktikoje
Kai prisijungiate prie „Basecamp”, matote projektų sąrašą. Kiekvienas projektas – tai tarsi atskira erdvė, kur telpa viskas, kas su tuo projektu susiję. Nereikia šokinėti tarp skirtingų įrankių ar langų.
Kiekviename projekte rasite kelis pagrindinius elementus. Message Board – tai vieta pranešimams, kurie svarbūs visai komandai. Ne pokalbiai, ne greiti „ping” žinutės, o struktūruoti pranešimai su galimybe komentuoti. Tai kaip forumo tema, bet modernesnė ir patogesnė.
To-dos skyrius – užduočių valdymui. Čia galite kurti užduočių sąrašus, priskirti jas žmonėms, nustatyti terminus. Nieko revoliucingo, bet padaryta gerai. Užduotis galima grupuoti į sąrašus, o tai padeda išlaikyti struktūrą. Pavyzdžiui, galite turėti „Šios savaitės prioritetai”, „Backlog”, „Laukiama atsakymo” ir panašiai.
Docs & Files – dokumentų ir failų saugykla. Čia galite laikyti viską, kas susiję su projektu. „Basecamp” turi integruotą dokumentų rašyklę, kuri nėra tokia galinga kaip „Google Docs”, bet pakankama daugeliui atvejų. Failai organizuojami chronologiškai ir pagal tipus, todėl rasti reikiamą paprastai nesudėtinga.
Campfire – grupinis pokalbis. Tai kaip „Slack” kanalas, bet paprastesnis ir mažiau trukdantis. Čia vyksta greiti pokalbiai, bet „Basecamp” filosofija sako, kad ne viskas turi būti pokalbis. Svarbūs dalykai turėtų būti Message Board ar užduotyse.
Schedule – kalendorius projektui. Ne individualus kalendorius (to čia nėra), o būtent projekto įvykiai ir terminai. Tai padeda visiems matyti, kas ir kada turėtų įvykti.
Automatic Check-ins – tai viena įdomiausių funkcijų. Galite nustatyti automatinius klausimus, kurie kartojasi reguliariai. Pavyzdžiui, kiekvieną penktadienį sistema gali paklausti „Ką nuveikėte šią savaitę?” arba kiekvieną rytą „Koks jūsų planas šiandien?”. Atsakymai matomi visai komandai. Tai puikus būdas išlaikyti komunikaciją be nuolatinių susitikimų.
Kas veikia gerai ir kas ne
Pradėkime nuo to, kas „Basecamp” tikrai pavyksta. Pirma – paprastumas. Naują žmogų įtraukti į projektą yra paprasta. Nereikia valandų mokymų ar ilgų vadovų. Sąsaja intuityvi, o funkcionalumas – aiškus.
Antra – komunikacijos struktūra. „Basecamp” verčia jus pagalvoti, ar tikrai reikia siųsti tą žinutę. Ar tai turėtų būti pranešimas visai komandai? Ar užduotis? Ar greitas pokalbis? Ši struktūra iš pradžių gali atrodyti ribojanti, bet ilgainiui padeda išvengti chaoso.
Trečia – mobiliosios aplikacijos. Jos tikrai gerai padarytos ir leidžia daryti beveik viską, ką galite daryti kompiuteryje. Tai nėra tik „peržiūros” aplikacija – galite pilnavertiškai dirbti.
Ketvirta – pranešimų valdymas. Galite labai detaliai kontroliuoti, apie ką norite gauti pranešimus. Ir tai veikia gerai – nesijausite užversti nereikalingais „ping” signalais.
Dabar apie tai, kas ne taip gerai. Pirmiausia – integracijų trūkumas. Taip, yra API ir keletas oficialių integracijų, bet palyginti su „Asana”, „Monday.com” ar „ClickUp”, tai labai mažai. Jei jūsų darbo procesas labai priklauso nuo įvairių įrankių sujungimo, tai gali būti problema.
Antra – laiko sekimas. Jo tiesiog nėra. Jei jums reikia tiksliai fiksuoti, kiek laiko kas užtruko, reikės trečios šalies įrankio. „Basecamp” pozicija – jie nelaiko laiko sekimo esminiu dalyku. Jei nesutinkate, tai problema.
Trečia – sudėtingiems projektams gali pritrūkti galimybių. Jei valdote projektą su šimtais užduočių, sudėtingomis priklausomybėmis ir reikia detalaus vizualizavimo, „Basecamp” gali pasirodyti per paprastas. Nėra Gantt diagramų, nėra kritinio kelio analizės, nėra resursų paskirstymo.
Ketvirta – kainodara mažoms komandoms. Nors $99 per mėnesį už neribotą naudojimą atrodo gerai didelėms komandoms, mažai startup’ui su 3-4 žmonėmis tai gali būti per brangu, ypač palyginus su freemium alternatyvomis.
Kam tai tikrai tinka
„Basecamp” nėra universalus sprendimas, ir tai gerai. Jis puikiai tinka tam tikroms situacijoms ir komandų tipams.
Agentūros ir konsultacinės įmonės – tai viena geriausių nišų. Kai dirbate su keliais klientais vienu metu, kiekvienas projektas gali būti atskiras „Basecamp” projektas. Klientus galite pakviesti kaip svečius, ir jie matys tik savo projektą. Tai daug aiškiau nei bendras „Slack” workspace’as ar sudėtinga „Jira” instancija.
Nuotolinės komandos – ypač tos, kurios dirba asinchroniškai. Jei jūsų komanda pasklidusi po skirtingas laiko juostas, „Basecamp” filosofija apie mažiau pokalbių ir daugiau struktūruotos komunikacijos tikrai praverčia. Automatic Check-ins funkcija čia ypač naudinga.
Kūrybinės komandos – dizaineriai, rašytojai, marketingo specialistai. Jiems dažnai nereikia sudėtingų projektų valdymo įrankių su Gantt diagramomis. Reikia vietos bendrauti, dalintis failais ir sekti, kas padaryta.
Mažos ir vidutinės įmonės, kurios nenori „enterprise” sudėtingumo. Jei jums nereikia custom workflow’ų, sudėtingų ataskaitų ir integracijos su 50 kitų sistemų, „Basecamp” gali būti puikus pasirinkimas.
Kam tai netinka? Didelėms organizacijoms su griežtais procesais ir compliance reikalavimais. Software development komandoms, kurios naudoja Agile/Scrum metodologijas ir reikia sprint’ų, story point’ų ir panašių dalykų. Projektų vadovams, kuriems būtina matyti Gantt diagramas ir kritinį kelią.
Kaip pradėti ir ko vengti
Jei nusprendėte išbandyti „Basecamp”, keletas praktinių patarimų. Pirma – nepersikraukite. Viena didžiausių klaidų – sukurti projektą ir iškart pridėti šimtą užduočių. Pradėkite mažai. Sukurkite vieną projektą, įtraukite kelis žmones, išbandykite pagrindines funkcijas.
Antra – nustatykite komunikacijos taisykles. Nuspręskite, kas turėtų būti Message Board pranešimas, kas – užduotis, o kas – Campfire pokalbis. Pavyzdžiui, galite susitarti, kad visi sprendimai ir svarbūs pranešimai eina į Message Board, užduotys kuriamos konkretiems veiksmams, o Campfire naudojamas tik gretiems klausimams.
Trečia – išnaudokite Automatic Check-ins. Tai viena galingiausių funkcijų, bet dažnai ignoruojama. Pradėkite nuo paprastų klausimų – „Kas nuveikta šiandien?” arba „Kokie planai savaitei?”. Tai padės išlaikyti komandos sinkronizaciją be nuolatinių susitikimų.
Ketvirta – naudokite templates. Jei darote panašius projektus, sukurkite šabloną. „Basecamp” leidžia kopijuoti projektų struktūrą, kas gali sutaupyti daug laiko.
Penkta – nepamiršite pranešimų nustatymų. Iš karto sukonfigūruokite, apie ką norite gauti pranešimus. Kitaip rizikuojate arba praleisti svarbius dalykus, arba būti užversti nereikalingais pranešimais.
Ko vengti? Nesinaudokite „Basecamp” kaip failų saugykla. Nors galite įkelti failus, tai ne „Dropbox” ar „Google Drive” pakaitalas. Laikykite čia tik su projektais susijusius failus.
Nedarykite per daug projektų. Jei turite 50 aktyvių projektų, tai greičiausiai ne projektai, o užduočių kategorijos. „Basecamp” geriau veikia su mažesniu skaičiumi aiškiai apibrėžtų projektų.
Nebandykite priversti „Basecamp” daryti tai, kam jis neskirtas. Jei jums reikia laiko sekimo – naudokite „Toggl” ar „Harvest”. Jei reikia sudėtingo projektų planavimo – galbūt „Microsoft Project” ar „Smartsheet” būtų geresnis pasirinkimas.
Alternatyvos ir palyginimas
Būtų neteisinga nekalbėti apie alternatyvas. Projektų valdymo įrankių rinka yra milžiniška, ir „Basecamp” tikrai ne vienintelis žaidėjas.
Asana – tikriausiai artimiausias konkurentas funkcionalumo prasme. Turi daugiau galimybių vizualizacijai (board, list, timeline, calendar view), geresnę užduočių hierarchiją, daugiau integracijų. Bet ir sudėtingesnis, ir brangesnis didelėms komandoms. Jei jums reikia daugiau galimybių ir nebijai sudėtingumo – „Asana” gali būti geresnis pasirinkimas.
Monday.com – labai vizualus, labai lankstus, bet ir labai brangus. Jei jums patinka spalvos, grafikų ir galimybė pritaikyti beveik viską – tai jums. Bet pasirengkite mokėti ir praleisti laiko konfigūracijai.
Trello – paprastesnis už „Basecamp”, bet ir ribotas. Puikus paprastiems projektams ar asmeniniam naudojimui. Jei jums reikia tik kanban lentos – kodėl ne. Bet komunikacijos ir dokumentų valdymo galimybės gerokai silpnesnės.
Notion – šis įrankis iš kitos kategorijos, bet daugelis jį naudoja projektų valdymui. Neįtikėtinai lankstus, bet reikalauja daug laiko setup’ui. Jei jums patinka kurti sistemas ir nebijai tuščio lapo – „Notion” gali tapti viskuo, ko reikia. Bet tai ne out-of-the-box sprendimas.
ClickUp – bando būti viskuo visiems. Turi milijoną funkcijų, bet dėl to ir sudėtingas. Jei jums reikia maksimalaus funkcionalumo ir nesvarbu sudėtingumas – pažiūrėkite į šį įrankį.
„Basecamp” pranašumas prieš visus šiuos įrankius – paprastumas ir aiški filosofija. Jei tai jums svarbu, kitos alternatyvos gali atrodyti per sudėtingos ar chaotiškos.
Ką reikia žinoti apie kainodarą
„Basecamp” kainodara yra paprasta, bet ne visada aiški iš pirmo žvilgsnio. Yra du pagrindiniai planai.
Basecamp (pagrindinis planas) – $15 per mėnesį vienam naudotojui. Gaunate 500 GB saugyklos, neribotą projektų skaičių, visas funkcijas. Tai geras variantas freelancer’iams ar labai mažoms komandoms.
Basecamp Pro Unlimited – $299 per mėnesį (anksčiau buvo $99, bet 2024 metais pakėlė kainą). Neriboti naudotojai, neribota saugykla, visos funkcijos, prioritetinis palaikymas, pažangesnė administravimo kontrolė. Tai pagrindinis planas daugumui įmonių.
Yra ir nemokama versija, bet ji labai ribota – vienas projektas, 3 naudotojai, 1 GB saugyklos. Tai daugiau kaip išbandymas nei realus darbo įrankis.
Kas įdomu – nėra jokių papildomų mokesčių. Nėra „premium” funkcijų, nėra mokesčio už daugiau saugyklos, nėra „enterprise” plano su papildomomis galimybėmis. Tai, ką matote, tai ir gaunate.
Ar tai brangu? Priklauso nuo perspektyvos. Didelei komanai $299 per mėnesį už neribotą naudotojų skaičių yra pigiau nei daugelis konkurentų. Bet mažai startup’ui su 3 žmonėmis, kurie galėtų naudoti „Asana” ar „Trello” nemokamai, tai gali atrodyti per daug.
Vienas svarbus dalykas – „Basecamp” neturi ilgalaikių sutarčių. Mokate mėnesį į mėnesį, galite atšaukti bet kada. Tai sumažina riziką išbandyti.
Kas toliau su „Basecamp” ir ar verta investuoti
Projektų valdymo įrankių pasaulis keičiasi greitai. Kas mėnesį atsiranda naujų žaidėjų, senieji įrankiai prideda naujas funkcijas, o AI integracijos tampa standartu. Kur šiame kontekste yra „Basecamp”?
Įmonė yra gana konservatyvi naujovių atžvilgiu. Jie nepuola pridėti AI asistento ar blockchain integracijų tik todėl, kad tai madinga. Jų požiūris – pridėti funkcionalumą tik tada, kai jis tikrai reikalingas ir atitinka produkto filosofiją.
Tai gali būti ir pranašumas, ir trūkumas. Pranašumas – produktas išlieka paprastas ir aiškus, neužgriūva nereikalingomis funkcijomis. Trūkumas – jei jūsų poreikiai keičiasi ir reikia naujų galimybių, gali tekti ieškoti papildomų įrankių ar alternatyvų.
Viena sritis, kur „Basecamp” galėtų tobulėti – integracijų ekosistema. Šiandien daugelis įmonių naudoja dešimtis skirtingų įrankių, ir jų tarpusavio integracija yra kritinė. „Basecamp” API yra gana galingas, bet oficialių integracijų sąrašas nėra įspūdingas. Čia „Zapier” ar „Make” tampa būtinybe, jei norite sujungti „Basecamp” su kitais įrankiais.
Kitas aspektas – mobilumas. Nors mobiliosios aplikacijos yra geros, darbo pasaulis tampa vis labiau mobilus. Žmonės nori dirbti iš planšečių, telefonų, net išmaniųjų laikrodžių. „Basecamp” čia neatsilikęs, bet ir nelabai pirmauja.
Ar verta investuoti į „Basecamp” ilgalaikėje perspektyvoje? Jei jūsų komanda vertina paprastumą ir aiškumą, jei nenorite kas kelis mėnesius mokytis naujų funkcijų, jei jums pakanka to, ką „Basecamp” siūlo dabar – taip, verta. Įmonė egzistuoja jau beveik 20 metų, yra pelninga (ne venture capital finansuojama), turi aiškią viziją. Tai reiškia stabilumą.
Bet jei jūsų poreikiai sudėtingi ir nuolat kinta, jei jums reikia naujausių funkcijų ir integracijos su visais įmanomais įrankiais – galbūt verta pažiūrėti į dinamiškesnius konkurentus.
Galiausiai, „Basecamp” nėra tobulas įrankis. Tokio ir nėra. Bet tai įrankis su aiškia filosofija ir požiūriu į darbą. Jei ta filosofija atitinka jūsų vertybės – rasite patikimą partnerį projektų valdymui. Jei ne – rinkoje yra daugybė alternatyvų, ir tai visiškai normalu. Svarbu ne tai, kuris įrankis populiariausias ar turi daugiausiai funkcijų, o kuris padeda jūsų komandai dirbti produktyviai ir be streso. Kartais paprastas sprendimas yra geriausias sprendimas, net jei jis neatrodo įspūdingiausias prezentacijoje.