Kas yra Zoho ir kodėl apie jį verta žinoti
Jei dar nesate girdėję apie Zoho, tai galbūt pats laikas susipažinti. Ši indų kilmės įmonė per pastaruosius du dešimtmečius sugebėjo sukurti vieną įspūdingiausių verslo programinės įrangos ekosistemų pasaulyje. Kalbame apie daugiau nei 50 skirtingų aplikacijų, kurios padeda valdyti beveik visus verslo aspektus – nuo CRM ir projektų valdymo iki finansų apskaitos ir žmogiškųjų išteklių.
Zoho išsiskiria tuo, kad nėra tiesiog dar vienas SaaS sprendimas. Tai pilna ekosistema, kur visos aplikacijos puikiai integruojasi tarpusavyje. Nebereikia galvoti, kaip sujungti CRM su projektų valdymo įrankiu ar kaip automatizuoti duomenų perdavimą tarp skirtingų sistemų. Viskas veikia kartu, o tai IT specialistams reiškia mažiau galvos skausmo dėl integracijų.
Įdomu tai, kad Zoho išlaikė nepriklausomybę ir niekada neėmė išorinio finansavimo. Tai reiškia, kad jie nėra priklausomi nuo investuotojų spaudimo ir gali plėtoti produktus taip, kaip mano esant teisinga klientams, o ne akcinininkams. Praktiškai tai pasireiškia gana agresyvia kainodara – daugelis sprendimų yra žymiai pigesni nei konkurentų.
CRM sistema kaip verslo stuburas
Zoho CRM yra vienas populiariausių įmonės produktų ir dažnai tampa pirmuoju žingsniu įsigyjant Zoho ekosistemą. Sistema leidžia valdyti visą pardavimų ciklą – nuo pirmo kontakto su potencialiu klientu iki sandorio užbaigimo ir tolesnio klientų aptarnavimo.
Kas man asmeniškai patinka Zoho CRM – tai automatizavimo galimybės. Galite sukurti darbo eigas (workflows), kurios automatiškai atlieka rutinines užduotis. Pavyzdžiui, kai potencialus klientas užpildo formą jūsų svetainėje, sistema gali automatiškai sukurti naują įrašą, priskirti jį atsakingam vadybininkui ir išsiųsti pirmąjį el. laišką. Visa tai be jokio rankinio įsikišimo.
Integruojant su Zoho SalesIQ, galite stebėti, kaip lankytojai naršo jūsų svetainėje realiuoju laiku. Matote, kuriuos puslapius jie lanko, kiek laiko praleidžia, ir galite inicijuoti pokalbį tinkamu momentu. Tai gerokai efektyviau nei tiesiog turėti chat langą, kuris tik laukia, kol kas nors parašys.
Techninė implementacija nėra sudėtinga. API dokumentacija yra gana išsami, nors kartais pasitaiko, kad kai kurie endpoint’ai veikia ne visai taip, kaip tikėtumėtės. Zoho palaiko REST API, o tai reiškia, kad integruoti su beveik bet kokia sistema yra pakankamai paprasta. Yra oficialios bibliotekos populiariausioms kalboms – Python, PHP, Java, Node.js.
Projektų valdymas su Zoho Projects
Zoho Projects – tai įrankis, kuris konkuruoja su tokiais gigantais kaip Jira ar Asana. Nors funkcionalumu jis galbūt nėra toks išsamus kaip Jira, daugumai įmonių jo galimybių tikrai pakanka. Be to, jis yra žymiai paprastesnis naudoti, o tai svarbu, kai komandoje yra ne tik IT specialistų.
Sistema palaiko Gantt diagramas, Kanban lentas, laiko sekimą, dokumentų valdymą ir forumus. Galite kurti užduočių priklausomybes, nustatyti kritinius kelius ir stebėti projekto eigą realiuoju laiku. Laiko sekimo funkcija ypač naudinga, kai reikia atsiskaityti klientams už išleistas valandas arba tiesiog analizuoti, kur dingsta komandos laikas.
Viena iš geriausių savybių – galimybė kurti pasikartojančias užduotis. Jei turite reguliarias užduotis (pavyzdžiui, kas savaitę reikia patikrinti backup’us), sistema automatiškai jas sukurs pagal jūsų nustatytą grafiką. Smulkmena, bet labai palengvina gyvenimą.
Integracija su Zoho CRM reiškia, kad galite tiesiogiai iš CRM įrašo sukurti projektą. Pavyzdžiui, kai laimite sandorį, galite automatiškai generuoti projektą su visomis reikalingomis užduotimis jo įgyvendinimui. Visa informacija apie klientą automatiškai perkeliama į projektą, todėl komanda turi visą kontekstą.
Dokumentų valdymas ir bendradarbiavimas
Zoho WorkDrive ir Zoho Docs suteikia galimybę saugoti, dalintis ir bendradarbiauti dirbant su dokumentais. Tai alternatyva Google Drive ar Microsoft OneDrive, tik viskas integruota su kitais Zoho įrankiais.
WorkDrive leidžia kurti komandos katalogus su skirtingais prieigos lygiais. Galite nustatyti, kas gali tik peržiūrėti failus, kas gali redaguoti, o kas gali valdyti visą katalogą. Versijų kontrolė užtikrina, kad niekada neprarasite svarbių pakeitimų – visada galite grįžti prie ankstesnės failo versijos.
Zoho Writer, Sheet ir Show – tai atitinkamai teksto redaktorius, skaičiuoklė ir pristatymų įrankis. Jie nėra tokie funkcionalūs kaip Microsoft Office, bet kasdieniam darbui tikrai pakanka. Didžiausias privalumas – realaus laiko bendradarbiavimas. Keli žmonės gali vienu metu redaguoti tą patį dokumentą, matydami vienas kito pakeitimus iš karto.
Jei jūsų įmonėje naudojami šablonai (sutartys, pasiūlymai, ataskaitos), Zoho Writer leidžia sukurti šablonus su kintamaisiais, kurie automatiškai užpildomi duomenimis iš CRM ar kitų sistemų. Tai sutaupo daug laiko, ypač kai reikia generuoti panašius dokumentus skirtingiems klientams.
El. pašto ir komunikacijos sprendimai
Zoho Mail – tai verslo el. pašto sprendimas, kuris konkuruoja su Gmail ir Outlook. Kas jį išskiria – tai privatumas. Zoho nereklamuoja savo produktų pagal jūsų el. laiškų turinį ir neparduoda jūsų duomenų. Jei privatumas jums svarbus, tai rimtas argumentas.
Techniškai Zoho Mail palaiko visus standartus – IMAP, POP3, ActiveSync. Migracija iš kitų sistemų yra pakankamai paprasta, yra oficialūs migracijos įrankiai, kurie padeda perkelti laiškus ir kontaktus. SPF, DKIM ir DMARC konfigūracija yra aiškiai dokumentuota, nors pradedantiesiems gali prireikti šiek tiek laiko viską teisingai nustatyti.
Zoho Cliq – tai komandos bendravimo įrankis, panašus į Slack ar Microsoft Teams. Galite kurti kanalus, siųsti tiesioginius pranešimus, dalintis failais ir net organizuoti vaizdo konferencijas. Integracija su kitais Zoho produktais reiškia, kad galite gauti pranešimus apie svarbius įvykius – pavyzdžiui, kai klientas atsako į pasiūlymą ar kai užduotis yra pavėluota.
Bot’ų kūrimas Cliq platformoje yra gana paprastas. Galite sukurti custom bot’us, kurie atlieka įvairias užduotis – nuo paprastų priminimų iki sudėtingų integracijų su išorinėmis sistemomis. Zoho pateikia Deluge programavimo kalbą (jų pačių sukurtą), kuri nėra sudėtinga išmokti, jei turite bent minimalią programavimo patirtį.
Finansų ir apskaitos automatizavimas
Zoho Books ir Zoho Invoice padeda valdyti finansus – nuo sąskaitų faktūrų išrašymo iki pilnos buhalterinės apskaitos. Tai ypač naudinga mažoms ir vidutinėms įmonėms, kurios dar neturi sudėtingų ERP sistemų.
Zoho Books palaiko daugelio šalių apskaitos standartus, įskaitant PVM apskaičiavimą pagal Europos Sąjungos taisykles. Galite kurti sąskaitas faktūras, sekti mokėjimus, valdyti išlaidas ir generuoti finansines ataskaitas. Sistema automatiškai primena klientams apie neapmokėtas sąskaitas, o tai padeda sumažinti mokėjimų vėlavimą.
Integracija su bankais leidžia automatiškai importuoti banko išrašus ir sugretinti mokėjimus su sąskaitomis. Tai sutaupo daug laiko, kurį anksčiau reikėdavo skirti rankiniam duomenų įvedimui. Tiesa, ne visi Lietuvos bankai palaiko tiesioginę integraciją, bet galite naudoti CSV failų importą.
Jei teikiate paslaugas pagal valandas, Zoho Books integruojasi su Zoho Projects laiko sekimo funkcija. Tai reiškia, kad užregistruotos valandos automatiškai gali būti įtrauktos į sąskaitas faktūras. Nereikia rankiniu būdu skaičiuoti, kiek valandų praleista kiekviename projekte.
Automatizavimas su Zoho Flow ir Deluge
Zoho Flow – tai įrankis, panašus į Zapier ar Make (buvęs Integromat), kuris leidžia kurti automatizavimo scenarijus tarp skirtingų aplikacijų. Skirtumas nuo konkurentų – Zoho Flow yra optimizuotas darbui su Zoho ekosistema, nors palaiko ir šimtus išorinių aplikacijų.
Pavyzdžiui, galite sukurti flow, kuris veikia taip: kai CRM sistemoje sukuriamas naujas sandoris, automatiškai sukuriamas projektas Zoho Projects, sukuriamas klientas Zoho Books, ir išsiunčiamas pranešimas į Cliq kanalą. Visa tai be jokio kodo rašymo – tiesiog tempiate ir numečiate blokus vizualiame redaktoriuje.
Deluge – tai Zoho sukurta programavimo kalba, kuri naudojama sudėtingesnei automatizacijai. Ji primena JavaScript, bet turi savo sintaksę. Nors iš pradžių gali atrodyti keista mokytis dar vienos kalbos, Deluge yra gana galinga ir leidžia padaryti dalykus, kurių neįmanoma pasiekti tik su vizualiniais įrankiais.
Praktinis pavyzdys: galite parašyti Deluge skriptą, kuris kas naktį tikrina CRM sistemoje esančius sandorius, identifikuoja tuos, kurie nebuvo atnaujinti per pastarąsias 7 dienas, ir automatiškai siunčia priminimus atsakingiems vadybininkams. Arba galite sukurti custom funkcijas, kurios atlieka sudėtingus skaičiavimus ar duomenų transformacijas.
Saugumo ir administravimo aspektai
Kai diegiame bet kokią cloud platformą, saugumas yra vienas svarbiausių klausimų. Zoho siūlo dviejų faktorių autentifikaciją (2FA), IP adresų apribojimus, išsamius audit log’us ir duomenų šifravimą tiek perdavimo, tiek saugojimo metu.
GDPR atitiktis yra užtikrinta, o Zoho turi duomenų centrus Europoje, todėl galite pasirinkti, kad jūsų duomenys būtų saugomi ES teritorijoje. Tai svarbu įmonėms, kurios turi griežtus duomenų lokalizacijos reikalavimus.
Administravimo konsolė leidžia centralizuotai valdyti visus vartotojus ir jų prieigos teises. Galite kurti vartotojų grupes, priskirti roles ir nustatyti detalias prieigos teises kiekvienai aplikacijai. Single Sign-On (SSO) palaikymas per SAML reiškia, kad galite integruoti Zoho su jūsų esama identiteto valdymo sistema.
Backup’ai yra daroma automatiškai, bet Zoho taip pat siūlo galimybę eksportuoti duomenis bet kuriuo metu. API leidžia sukurti savo backup sprendimus, jei norite turėti papildomą kontrolę. Duomenų eksportas yra standartiniais formatais (CSV, JSON), todėl jei kada nors nuspręstumėte migruoti į kitą platformą, nesate užrakinti.
Kai viskas susideda į vieną paveikslą
Zoho ekosistema nėra tobula – yra dalykų, kurie galėtų būti geresni. Vartotojo sąsaja kai kuriose aplikacijose atrodo šiek tiek pasenusi, palyginti su modernesniais konkurentais. Dokumentacija kartais yra neišsami, o palaikymo komanda ne visada greitai reaguoja į sudėtingesnius klausimus. Deluge kalba, nors galinga, reiškia papildomą mokymosi kreivę.
Tačiau jei žiūrime į bendrą paveikslą, Zoho siūlo tikrai įspūdingą vertės pasiūlymą. Už palyginti nedidelę kainą gaunate pilną verslo įrankių rinkinį, kuris padeda automatizuoti daugybę procesų. Tai ypač aktualu mažoms ir vidutinėms įmonėms, kurios neturi biudžeto pirkti atskirus premium sprendimus kiekvienai sričiai.
Jei esate IT specialistas, kuris ieško sprendimo savo įmonei ar klientams, Zoho tikrai verta apsvarstyti. Pradėkite nuo vienos ar dviejų pagrindinių aplikacijų – dažniausiai tai būna CRM ir projektų valdymas. Kai komanda pripranta prie sistemos, galite palaipsniui pridėti daugiau įrankių. Integracijos tarp jų veikia sklandžiai, o tai reiškia, kad kiekviena nauja aplikacija prideda vertės visai ekosisitemai.
Praktinis patarimas: pasinaudokite nemokamomis bandomosiomis versijomis ir išbandykite sistemą su realiais duomenimis. Sukurkite kelis testinių scenarijų, kurie atspindi jūsų įmonės procesus, ir pažiūrėkite, kaip Zoho su jais susidoroja. Skirkite laiko automatizavimo galimybių tyrinėjimui – būtent čia slypi didžiausia Zoho vertė. Ir nepamirškite, kad nors sistema yra galinga, ji reikalauja laiko ir pastangų tinkamai sukonfigūruoti. Bet kai viskas veikia, sutaupytas laikas ir padidėjęs efektyvumas tikrai atsipirks.