Kodėl kūrybinėms komandoms reikia struktūros (nors jos to nenori pripažinti)
Kūrybinės komandos dažnai gyvena savo ritmais – dizaineriai neria į Figmą, kūrėjai skęsta kode, o content’o žmonės žongliruoja dešimčia straipsnių vienu metu. Ir štai čia prasideda tas gražus chaosas, kurį visi vadina „kūrybiniu procesu”. Tik problema ta, kad kai komanda auga, o projektų daugėja, šis chaosas virsta tikru košmaru.
Asana čia įžengia kaip tas draugas, kuris sako „guys, gal vis dėlto susitvarkykim”. Ir nors pradžioje gali atrodyti, kad dar vienas įrankis – tai tiesiog dar viena vieta, kur reikės kažką pildyti, realybė yra kitokia. Kai Asana įdiegta protingai, ji tampa ta neregima struktūra, kuri neleidžia dalykams iškristi pro plyšius.
Pagrindinė problema daugelyje kūrybinių komandų – ne tai, kad žmonės nedirba, o tai, kad niekas nežino, kas ką daro. Dizaineris laukia feedback’o, kurio niekas neduoda, nes visi pamiršo. Programuotojas sėdi ir laukia finalinių asset’ų, kurie „jau beveik gatavi” jau trečią savaitę. O projekto vadovas tiesiog verkia viduje, nes deadline’as buvo vakar.
Projektų struktūrų kūrimas: ne viskas turi būti board’e
Pirmas dalykas, kurį reikia suprasti apie Asaną – ji leidžia organizuoti darbus keliais būdais, ir ne, jums nereikia naudoti tik Kanban board’o. Taip, board’ai yra cool ir vizualūs, bet kartais timeline arba paprastas list view veikia geriau.
Kūrybinėse komandose aš rekomenduoju hibridinį požiūrį. Pavyzdžiui, turėkite vieną pagrindinį projektą „Marketing Campaign Q1” su timeline view, kur matosi visos pagrindinės fazės ir deadline’ai. O po to sukurkite atskirus projektus specifiniams darbams – „Blog Content”, „Social Media Assets”, „Website Updates” – ir čia jau naudokite board’us su kolonėlėmis tipo „To Do”, „In Progress”, „Review”, „Done”.
Svarbu suprasti, kad Asanoje projektai nėra hierarchiniai – tai tiesiog skirtingi būdai organizuoti užduotis. Viena užduotis gali būti keliuose projektuose vienu metu, ir tai yra super galinga funkcija. Pavyzdžiui, „Sukurti hero image naujam produktui” gali būti ir „Product Launch” projekte, ir „Design Tasks” projekte. Taip dizaineris mato savo darbus vienoje vietoje, o projekto vadovas – visą launch’o planą.
Custom fields: kaip sustabdyti amžinąjį „o kur tas failas?” klausimą
Custom fields Asanoje – tai tas dalykas, kurį pradžioje visi ignoruoja, o paskui negali be jo gyventi. Kūrybinėms komandoms jie yra tiesiog būtini.
Štai keletas praktinių custom fields, kuriuos naudoju su kūrybinėmis komandomis:
Priority level – ne viskas yra urgent, bet kai viskas atrodo urgent, nieko nėra urgent. Turėkite aiškią sistemą: High, Medium, Low. Ir susitarkite, kad High negali būti daugiau nei 20% visų užduočių.
Content type – ar tai blog post, social media, video, infographic? Tai leidžia greitai filtruoti ir matyti, kiek kokio tipo content’o gaminate.
Design status – „Waiting for feedback”, „In revision”, „Approved”. Dizaineriai mylės jus už tai, nes galės vienu žvilgsniu matyti, kas stringa review’e.
Link to files – URL laukas, kur įklijuojamas Figma, Google Drive ar kitas linkas. Taip nereikės kasykti komentaruose ieškant, kur tas prakeiktas failas.
Čia svarbu neperlenkt lazdos. Jei turėsite 15 custom fields kiekvienai užduočiai, niekas jų nepildys. Pasirinkite 4-6 esminius ir laikykitės jų.
Automatizacijos, kurios išgelbės jūsų sanity
Asanos automatizacijos – tai vieta, kur įrankis iš „ok, naudinga” tampa „how did we live without this”. Ir nereikia būti developer’iu, kad jas sukurtumėte.
Pavyzdžiui, kai dizaino užduotis perkeliama į „Review” kolonėlę, automatiškai priskirkite ją projekto vadovui ir nustatykite deadline’ą po 2 dienų. Kai content’o užduotis pažymima kaip „Done”, automatiškai perkelkite ją į „Ready for Publishing” projektą ir priskirkite social media manager’iui.
Viena iš mano mėgstamiausių automatizacijų kūrybinėms komandoms: kai nauja užduotis sukuriama „Urgent Requests” projekte, automatiškai siunčiamas Slack pranešimas į atitinkamą kanalą ir užduotis pažymima raudonu priority flag’u. Taip niekas nepraleido tikrai skubių dalykų.
Dar viena praktiška automatizacija – subtask’ų generavimas. Kai sukuriate užduotį „Create blog post about X”, automatiškai sugeneruojamos subtask’os: „Write draft”, „Create featured image”, „SEO optimization”, „Schedule publication”. Tai užtikrina, kad niekas nepamiršta svarbių žingsnių.
Templates: nebegaiškit laiko kuriant tą patį iš naujo
Jei kiekvieną kartą kurdami naują blog post’ą ar social media campaign’ą kuriate užduotis nuo nulio – jūs švaistote laiką. Asanos template’ai čia yra absoliutus game-changer.
Sukurkite template’ą kiekvienam pasikartojančiam procesui. „Blog Post Creation” template’as gali atrodyti taip:
– Research & outline (priskirta writer’iui, 3 dienos)
– First draft (priskirta writer’iui, 5 dienos)
– Edit & revise (priskirta editor’iui, 2 dienos)
– Create visuals (priskirta designer’iui, 2 dienos)
– SEO optimization (priskirta SEO specialist’ui, 1 diena)
– Final review (priskirta content lead’ui, 1 diena)
– Schedule publication (priskirta social media manager’iui)
Kai sukuriate naują blog post’ą iš šio template’o, visos šios užduotys automatiškai atsiranda su teisingais priskyrimais ir relative deadline’ais. Vietoj 20 minučių setup’ui, jums užtenka 30 sekundžių.
Dar geresnis dalykas – template’us galite nuolat tobulinti. Pastebėjote, kad visada pamirštat apie meta description? Įtraukite jį į template’ą. Supratote, kad reikia daugiau laiko dizainui? Pakeiskite deadline’us template’e, ir visi būsimi projektai turės atnaujintą versiją.
Dependencies ir timeline: kai viskas priklauso nuo visko
Kūrybiniuose projektuose viskas yra susiję. Negalite pradėti programuoti, kol nėra dizaino. Negalite publikuoti, kol nėra content’o. Negalite daryti social media post’ų, kol nėra patvirtintų vizualų. Ir čia Asanos dependencies funkcija tampa jūsų geriausiu draugu.
Kai nustatote, kad užduotis B priklauso nuo užduotis A, Asana automatiškai koreguoja timeline ir perspėja žmones, jei kas nors vėluoja. Pavyzdžiui, jei dizaineris vėluoja su mockup’ais, developer’is automatiškai gauna notification’ą, kad jo užduotis atidedama.
Timeline view čia yra neįkainojamas. Matote visą projektą Gantt chart’o pavidalu ir iš karto suprantate, kur yra bottleneck’ai. Matote, kad trys užduotys laukia vieno žmogaus? Gal laikas perskirstyti darbus arba pasamdyti freelancer’į.
Praktinis patarimas: nenaudokite dependencies kiekvienai smulkmenai. Naudokite tik tikrai kritiniams ryšiams. Jei viskas priklauso nuo visko, timeline tampa nesuprantamu spagečių kaupu ir niekas jo nenaudos.
Komunikacija Asanoje: kaip neužteršti Slack’o
Viena didžiausių problemų šiuolaikinėse komandose – informacijos fragmentacija. Pusė diskusijos Slack’e, kažkas email’e, kažkas Zoom call’e, o paskui niekas neprisimena, kas buvo nuspręsta.
Asanos komentarai turėtų tapti jūsų primary komunikacijos vieta viskam, kas susiję su konkrečiomis užduotimis. Bet čia reikia disciplinos ir aiškių taisyklių.
Mano rekomendacija: visos diskusijos apie specifinę užduotį vyksta Asanoje. Jei kažkas parašo Slack’e „hey, dėl to dizaino…”, atsakymas turėtų būti „cool, parašyk komentarą Asanoje prie tos užduoties, kad visi matytų”. Taip, pradžioje žmonės bus erzinami, bet po mėnesio visi supras, kodėl tai veikia.
Asanos komentaruose galite:
– @mention’inti žmones, kad jie gautų notification’ą
– Prisegti failus ir nuotraukas
– Sukurti subtask’us tiesiai iš komentaro (super naudinga!)
– Reaguoti emoji (nes kartais thumbs up užtenka)
Dar vienas pro tip: naudokite status updates didesnėms užduotims ar projektams. Vietoj to, kad projekto vadovas kas savaitę rašytų „weekly update” email’ą, jis gali sukurti status update Asanoje su spalvotu indikatoriumi (on track / at risk / off track). Visi stakeholder’iai gauna notification’ą ir gali komentuoti tiesiai ten.
Integracijos: sujunkite visą savo tech stack’ą
Asana pati savaime yra galinga, bet tikroji magija atsiranda, kai ją integruojate su kitais įrankiais. Kūrybinėms komandoms ypač svarbios šios integracijos:
Slack – akivaizdu, bet būtina. Galite gauti notification’us apie specifines užduotis ar projektus tiesiai Slack’e. Dar geriau – galite sukurti užduotis Asanoje tiesiai iš Slack žinutės. Kažkas parašė „reikėtų pataisyti tą bagą” – vienu click’u paverčiate tai į Asana užduotį.
Google Drive / Dropbox – prisegkite failus prie užduočių be copy-paste. Kai dizaineris įkelia naują versiją į Drive, ji automatiškai atsinaujina Asanoje.
Figma – nors tai ne oficiali integracija, URL embed’inimas veikia puikiai. Dar geriau – naudokite Zapier, kad automatiškai sukurtumėte Asana užduotis, kai Figmoje atsiranda nauji komentarai.
Time tracking įrankiai (Harvest, Toggl) – jei jums svarbu track’inti, kiek laiko užima įvairios užduotys, šios integracijos leidžia tai daryti be papildomo darbo.
Zoom – galite sukurti meeting’us tiesiai iš Asanos užduoties ir visi meeting notes automatiškai atsiranda komentaruose.
Bet svarbiausias patarimas dėl integracijų: neprisijunkite visko, kas įmanoma. Kiekviena integracija – tai dar vienas notification’ų šaltinis, dar viena vieta, kur gali kas nors suklupti. Pasirinkite 3-5 esminius įrankius ir integruokite juos gerai.
Kaip įdiegti Asaną, kad komanda jos nemestų po savaitės
Čia ateina sunkiausia dalis. Galite turėti tobulą Asana setup’ą, bet jei komanda jo nenaudoja – tai tik dar vienas apleistas įrankis jūsų tech graveyard’e.
Pirmiausia, nepradėkite su visu funkcionalumu iš karto. Tai klasikinė klaida. Žmonės gauna 50 naujų funkcijų, 20 automatizacijų, 15 custom fields ir tiesiog shutdown’ina. Pradėkite paprastai: projektai, užduotys, priskyrimas, deadline’ai. Tiek. Kai žmonės įpranta prie to, po mėnesio pridėkite custom fields. Dar po mėnesio – automatizacijas.
Antra, turėkite Asana champion’ą – žmogų, kuris tikrai supranta sistemą ir gali padėti kitiems. Tai neturi būti projekto vadovas ar manager’is. Kartais geriausia, kai tai yra kažkas iš komandos, kas natūraliai mėgsta organizaciją ir įrankius.
Trečia, darykite reguliarius cleanup’us. Kas ketvirtį peržiūrėkite projektus, ištrinkite nebenaudojamus, atnaujinkite template’us. Asana gali greitai virsti sąvartynu, jei to nedarote.
Ketvirta, ir tai labai svarbu – leiskite žmonėms pritaikyti sistemą sau. Jei kažkas nori naudoti „My Tasks” kitaip nei kiti – ok. Jei dizaineris nori turėti savo asmeninį „Design Inspiration” projektą – puiku. Kol pagrindiniai komandos projektai yra tvarkomi vienodai, asmeninė erdvė gali būti laisva.
Kai viskas susitvarkė (arba kaip gyventi su sistema, kuri veikia)
Dabar, kai visa tai veikia, pastebėsite kelis dalykus. Pirma, meeting’ų sumažės. Rimtai. Kai visi žino, kas ką daro, kam priskirta, kas stringa – nereikia tų „sync-up” meeting’ų kas antrą dieną. Antra, žmonės stressuos mažiau. Kai žinai, kas tavo prioritetai ir matai visą kontekstą, darbas tampa aiškesnis.
Kūrybinės komandos dažnai bijo, kad per daug struktūros užmuš kūrybiškumą. Bet realybė yra priešinga – kai neturi stress’intis dėl to, ar nepamiršai kažko svarbaus, ar kas nors laukia tavęs feedback’o, gali sutelkti dėmesį į tai, kas iš tikrųjų svarbu – kūrybinį darbą.
Asana nėra stebuklingas sprendimas. Ji nepadarys blogos komandos gera ir neišspręs visų organizacinių problemų. Bet kai ji naudojama protingai, pritaikyta jūsų procesams ir komandos kultūrai – ji tampa ta neregima infrastruktūra, kuri leidžia kūrybai klestėti be chao.
Ir galiausiai, atminkite: sistema turi tarnauti jums, ne atvirkščiai. Jei kažkas neveikia – keiskite. Jei automatizacija erzina – išjunkite. Jei template’as per sudėtingas – supaprastinkite. Asana yra pakankamai lanksti, kad pritaikytumėte ją beveik bet kokiam workflow’ui. Tereikia laiko, eksperimentavimo ir noro rasti tai, kas veikia būtent jūsų komandai.